Adjoint administratif/adjointe administrative

Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse et qui possède un bon sens des responsabilités pour joindre notre équipe à titre d’adjoint(e) administratif(ve). Basée à Québec, cette personne sera sous la responsabilité de la direction de l’administration et des finances.

Elle aura pour mandat de contribuer au bon fonctionnement des activités comptables, administratives et de gestion des ressources humaines en assurant le suivi de divers processus, la coordination des échéanciers et le respect des exigences réglementaires et organisationnelles. Elle sera également la personne-ressource auprès des employés et des partenaires externes pour les dossiers administratifs courants et participe activement à l’amélioration continue des processus administratifs.

Principales fonctions et responsabilités

Soutien à la gestion financière et administrative

• Préparer et maintenir à jour un calendrier des redditions de comptes de l’ensemble des programmes.
• Assurer le suivi administratif des engagements contractuels et des échéances contractuelles.
• Coordonner les activités d’approvisionnement et les achats de biens et services.
• Assurer la gestion de l’inventaire du matériel informatique, etc.

Administration des ressources humaines

• Préparer les contrats de travail, les lettres administratives et toute documentation liée à la gestion administrative des dossiers employés.
• Coordonner le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, etc.

Soutien à la conformité et à la gouvernance

• Assurer le suivi administratif des obligations découlant de la Loi sur les normes du travail, de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, de la Loi 25 et des autres exigences réglementaires applicables.
• Coordonner les activités administratives du comité SST, etc.

Soutien administratif et logistique

• Gérer les boîtes courriel administratives et assurer le traitement ou l’acheminement des demandes.
• Assurer la gestion des messageries vocales administratives.
• Coordonner les demandes de soutien informatique auprès du fournisseur externe et assurer le suivi des billets de service, etc.

Amélioration continue

• Participer à la documentation et à la standardisation des processus administratifs.
• Proposer des améliorations visant à accroître l’efficacité administrative.
• Contribuer au développement et à la mise à jour des procédures, modèles et outils de gestion des ressources humaines, etc.