Adjoint.e administratif.ve

L’Ordre des dentistes du Québec recrute un.e adjoint.e administratif.ve afin d’assurer un soutien administratif et logistique à la direction de l’inspection professionnelle.

Description

Sous l’autorité du ou de la directeur.trice adjoint.e de l’inspection professionnelle, la personne titulaire du poste assure la coordination administrative et logistique des activités préalables aux inspections professionnelles réalisées dans le cadre du Programme de surveillance générale (PSG) de l’Ordre. Elle veille à la préparation et à la conformité des dossiers d’inspection, au suivi des communications et de la documentation requise auprès des dentistes inspecté.es ainsi qu’à la mise à jour rigoureuse des renseignements dans les systèmes de gestion. Par son soutien aux inspecteurs.trices et aux membres de la Direction, elle contribue à la qualité, à l’efficacité et au bon déroulement du processus d’inspection professionnelle.

Tâches et responsabilités

• Assure la coordination administrative et logistique des inspections professionnelles, en mode virtuel ou en présentiel, afin de contribuer à leur préparation et à leur bon déroulement.
• Assure la gestion administrative du processus de pré-inspection, notamment le suivi des questionnaires relatifs aux compétences cliniques et à la tenue de cabinet du PSG, la transmission des correspondances et des documents requis ainsi que le suivi des dossiers patients.
• Veille à la gestion documentaire des dossiers d’inspection professionnelle, notamment leur préparation, leur numérisation, leur indexation, leur classement et leur transmission aux inspecteurs.trices, dans le respect des règles de confidentialité applicables.
• Assure la mise à jour et la fiabilité des informations relatives aux inspections professionnelles dans les dossiers des membres et les systèmes de gestion de l’Ordre.
• Assure le suivi des communications avec les dentistes dans le cadre de leur inspection professionnelle, en répondant à leurs demandes d’information et en leur offrant le soutien administratif et technique de premier niveau.
• Fournit un soutien administratif au personnel de la Direction de l’inspection professionnelle et contribue au suivi des activités de la direction (compilation, organisation et mise à jour de données nécessaires à la production de statistiques et de rapports).
• Effectue toute autre tâche connexe.

Exigences du poste

• DEP en secrétariat
• Avoir au moins 2 années d’expérience
• Excellente maîtrise du français dans ses communications verbales et écrites
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office

Aptitudes

• Sens du service à la clientèle et communication efficace
• Sens de la planification et de l’organisation
• Discrétion et sens élevé de la confidentialité
• Rigueur et sens du détail
• Travail d’équipe et collaboration
• Initiative

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques.
• Horaire flexible.
• Horaire d’été allégé.
• Congés rémunérés pendant la période des fêtes.
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF).
• Des activités sociales organisées par le comité social.