Adjoint(e) juridique, Corporatif | Legal Administrative Assistant, Corporate

Chez Stikeman Elliott, nous croyons qu'il faut favoriser le talent et créer un environnement où les divers ensembles de compétences sont perfectionnés grâce à notre programme complet de formation et de mentorat.

Que vous ayez perfectionné votre expertise dans des cabinets d'avocats, des services professionnels ou financiers, ou dans d'autres environnements de service à la clientèle dynamique, vos compétences et votre engagement à fournir un soutien exceptionnel sont ce qui compte le plus.

Si vous êtes motivé d'apprendre dans un environnement dynamique, nous vous encourageons à poser votre candidature et à vous joindre à l'un des plus importants cabinets d'avocats d'affaires au Canada.

Pourquoi choisir Stikeman Elliott

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant :
• des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
• un programme de cotisations de REER;
• l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
• un programme de formation continue.
• Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus, train et REM.

Description du poste : L’Adjoint(e) juridique, assistera et travaillera en collaboration avec une équipe d’avocat(e)s dans la gestion de leur pratique et fournira un soutien administratif dans l'exécution des mandats.

Supérieur immédiat : Le poste relève de la Gestionnaire, Adjoint(e)s juridiques

Responsabilités clés :

• Formater, dactylographier et vérifier des documents juridiques complexes à l'aide de Word, Excel ou Powerpoint;
• Gérer les délais internes et ceux des clients;
• Préparer des documents de comparaison;
• Préparer et éditer la correspondance, les comptes rendus de réunions et autres documents juridiques à partir de sources écrites, orales et dictées;
• Maintenir et fermer et/ou purger correctement les dossiers ; numériser et classer la correspondance et les documents juridiques du cabinet et des clients dans iManage;
• Respecter le processus d’ouverture de dossiers;
• Saisir et éditer le temps des avocats et examiner les prebills;
• Planifier les réunions et organiser les déplacements;
• Répondre aux appels, distribuer les messages, organiser des conférences téléphoniques, envoyer et recevoir des courriels, résoudre les problèmes si nécessaire, ouvrir, trier et distribuer le courrier;
• Préparer les demandes de remboursement de dépenses;
• Tenir à jour le calendrier des avocat(e)s dans Outlook; coordonner les réunions et les repas avec le centre de conférences;
• Assermenter les témoins, virtuellement ou en personne, en tant que commissaire à l’assermentation (les frais sont payés par le cabinet);
• Toute autre tâche administrative connexe.

Formation et expérience exigées :

• Attestation en secrétariat général, juridique ou expérience connexe;
• Expérience dans un environnement de services professionnels, un atout.

Qualifications :

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Bonne connaissance du logiciel MS Office (formation interne offerte);
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression;
• Souci du détail, éthique professionnelle, intégrité et confidentialité.

English

At Stikeman Elliott, we believe in fostering talent and creating an environment where diverse skill sets are further developed through our comprehensive training and mentorship program.

Whether you’ve honed your expertise in legal firms, professional or financial services, or other fast-paced customer service environments, your skills and commitment to providing exceptional support are what matter most.

If you are eager to learn in a dynamic, fast-paced environment, we encourage you to apply and join one of Canada’s leading corporate law firms.

Why choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
• Health & Wellness Spending Accounts
• Matching RRSP contributions
• Access to telemedicine available 24/7
• Continuing education program
• Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Hybrid work environment and office accessible by metro, bus, train and REM

Job description: The incumbent will assist and work with a team of lawyers in the management of their practice and provide administrative support in the execution of mandates.

Immediate report: This position reports to Manager, Legal Administrative Assistants

Key responsibilities:

• Format, type, and proof complex legal documents using Word, Excel or Powerpoint
• Manage internal and client deadlines
• Prepare comparison documents
• Prepare and edit correspondence, minutes of meetings and other legal documents from written, oral and dictated sources
• Maintain and properly close and/or purge files; scan and file Firm and Client correspondence and legal documents into iManage
• Adhere to the file opening process
• Input and edit lawyer’s time and review pre-bills
• Schedule meetings and make travel arrangements
• Answer calls, distribute messages; set up conference calls; send and receive emails; resolve issues as needed; open, sort and distribute mail
• Reconcile expense reimbursements
• Maintain lawyers’ calendars in Outlook, coordinate meetings and meals with the conference center
• Swear in witnesses virtually or in-person as a commissioner of oaths (fees paid by the office)
• Any other related administrative task

Education and experience requirements:

• Certification as an administrative assistant, legal assistant, or equivalent experience
• Experience in a professional services environment, an asset

Qualifications:

• Bilingual written and spoken (French and English) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Good knowledge of MS Office (in-house training provided)
• Ability to accomplish tasks for several people simultaneously with a minimum of supervision
• Ability to meet deadlines and work under pressure
• Attention to detail, strong professional work ethic, integrity and confidentiality