Adjoint exécutif à la direction générale

Relevant directement du siège social, l’adjointe exécutive agit comme partenaire de confiance et contribue activement à l’organisation, à la priorisation et à l’exécution des dossiers de la direction.

Elle soutient la direction dans la gestion de ses priorités, la préparation des dossiers décisionnels et le suivi rigoureux des décisions, des engagements et des échéances.

Grâce à son jugement, à sa discrétion et à sa capacité d’anticipation, elle assure une fluidité dans les échanges et la circulation de l’information entre le siège social, les directrices des résidences et les partenaires externes. Elle facilite la coordination des dossiers transversaux, veille au respect des échéanciers et s’assure que les enjeux nécessitant une décision soient rapidement portés à l’attention des personnes concernées.

Responsabilités

• Assurer une gestion proactive de l’agenda, des priorités et des échéances de la direction générale afin d’optimiser son temps et de soutenir ses objectifs stratégiques.
• Préparer les rencontres, produire les comptes rendus et assurer le suivi des décisions, des engagements et des actions convenues.
• Maintenir les tableaux de bord de gestion, compiler les indicateurs de performance et préparer les synthèses, rapports et dossiers décisionnels nécessaires à la prise de décision.
• Anticiper les enjeux, repérer les retards et les dossiers nécessitant une intervention, puis effectuer les suivis auprès des personnes concernées.
• Agir comme point de liaison entre la direction générale, le siège social, les résidences et les partenaires afin de faciliter la circulation de l’information et l’avancement des priorités organisationnelles.
• Coordonner les réunions du conseil d’administration et des comités, incluant la préparation des documents, des ordres du jour, des procès-verbaux et le suivi des décisions.
• Rédiger, réviser et coordonner les communications officielles de la direction générale, en collaboration avec l’équipe des communications et du marketing.
• Assurer la gestion documentaire des dossiers administratifs, confidentiels et de gouvernance, dans le respect des exigences de qualité et de confidentialité.
• Coordonner les enregistrements de balados et assurer les suivis logistiques associés.
• Offrir un soutien de coordination aux membres du siège social et assurer la gestion des fournitures de bureau, selon les priorités établies.

Qualifications

• DEC ou BAC en administration, bureautique, gestion ou domaine pertinent, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de cinq années d’expérience pertinente, préférablement auprès de la haute direction ou d’une direction générale.
• Expérience en préparation de documents exécutifs, coordination de rencontres décisionnelles et suivi de dossiers complexes.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit; anglais, un atout.