Administrateur des réclamations / Claims Administrator

Don't skip a beat, apply to JAM Industries!

JAM, making the world sound better, one brand at a time! Do these words sound like music to your ears?

Since 1972, JAM has grown to be one of the largest distributors of consumer electronic goods, pro-audio equipment, and musical instruments. Come join us to stay true to our mission of delivering ONLY the best customer service!

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Ne perdez pas le rythme - Postulez chez Les Industries JAM !

JAM, faire que le monde sonne mieux, une marqueà la fois! Est-ce que ces mots résonnent comme de la musique à vos oreilles?

Depuis 1972, les JAM est devenu un des plus importants distributeurs de matériel électronique, d’appareillage de sonorisation professionnelle et d’instruments de musique. Venez nous joindre pour demeurer fidèle à notre mission première d’offrir UNIQUEMENT le meilleur service à la clientèle possible!

Titre du poste : Administrateur des réclamations
Division : Erikson Consumer Order Desk – Représentant du service à la clientèle
Lieu : Baie-d’Urfé (Ouest-de-l’Île de Montréal)
Horaire : Lundi au vendredi, 8 h 30 à 17 h 30 – Mode hybride

À propos d’Erikson Consumer
Erikson Consumer est un distributeur de premier plan de produits électroniques grand public et de produits lifestyle, favorisant la croissance des marques grâce aux canaux de commerce électronique et à des partenaires majeurs de vente au détail. La division soutient à la fois les marchés B2B et B2C, en collaborant étroitement avec les équipes des ventes, de la logistique, du marketing et les partenaires de vente au détail afin d’assurer un positionnement efficace des produits, leur disponibilité et leur support, en ligne et en magasin.

À propos du poste – Administrateur des réclamations
Nous recherchons un Administrateur des réclamations rigoureux et analytique pour rejoindre notre équipe. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des réclamations de facturation des clients, de leur validation par rapport aux calendriers promotionnels et aux ententes contractuelles, ainsi que de l’émission précise des crédits. Vous jouerez un rôle clé dans la protection des revenus de l’entreprise, le respect des politiques, et le maintien de relations solides avec les clients grâce à une résolution rapide et exacte des réclamations.

Responsabilités principales

Traitement et validation des réclamations

• Recevoir, examiner et traiter les réclamations clients, incluant les déductions, les facturations rétroactives (billbacks) et les remises promotionnelles
• Valider les réclamations en fonction de :
• Calendriers promotionnels approuvés
• Contrats clients et ententes commerciales
• Structures de prix et approbations de financement
• S’assurer que toute la documentation justificative est complète et exacte

Analyse et traitement

• Analyser les écarts et déterminer les causes des réclamations invalides ou incorrectes
• Enquêter sur les variations (problèmes de prix, écarts d’exécution promotionnelle, différences de volume)
• Collaborer avec les équipes des ventes, du marchandisage et du service à la clientèle pour résoudre les problèmes
• Approuver, approuver partiellement ou rejeter les réclamations selon les conclusions
• Émettre les crédits avec précision dans les systèmes ERP
• Assurer la bonne affectation des comptes clients et la codification au grand livre
• Maintenir une documentation complète à des fins d’audit et de conformité

Communication avec les clients

• Répondre aux demandes des clients concernant le statut et la résolution des réclamations
• Clarifier les écarts ou demander des informations supplémentaires au besoin
• Demander des renseignements additionnels lorsque requis
• Communiquer les résultats de manière claire et professionnelle

Audi et contrôles (NOUVEAU – Priorité clé)

• Effectuer des audits périodiques des réclamations traitées et des crédits émis afin de garantir :
• La conformité aux politiques internes et aux conditions contractuelles
• L’exactitude des écritures financières et de la documentation de soutien
• La cohérence dans les pratiques de validation des réclamations
• Soutenir les audits internes et externes en fournissant la documentation et les analyses nécessaires

Rapports et suivi de la performance

• Suivre et rapporter les indicateurs clés, notamment :
• Délai de résolution des réclamations
• Vieillissement des déductions
• Exactitude des réclamations et taux de retravail
• Appuyer les audits internes et assurer la conformité aux contrôles financiers
• Analyser les tendances afin d’identifier les causes des problèmes récurrents

Qualifications

• 2 à 5+ années d’expérience en gestion des réclamations
• Solide compréhension des contrats, de la tarification et des promotions commerciales
• Expérience avec les systèmes ERP et maîtrise avancée d’Excel
• Grande attention aux détails, avec de fortes compétences analytiques et de résolution de problèmes

Exigences linguistiques

• Bilinguisme en français et anglais.

Pourquoi vous joindre à nous

Prêt(e) à faire partie de notre équipe? Voici pourquoi…

• Régime complet d’avantages sociaux : assurance santé, dentaire, vision, vie, maladie grave, invalidité de courte et longue durée
• Programme de mieux-être et programme d’aide aux employés
• Programme de cotisation de contrepartie REER / 401(k)
• L’équilibre travail-vie personnelle est important : horaire flexible, heures d’été, vacances payées et congés personnels
• Un environnement de travail décontracté, agréable et collaboratif
• Un calendrier social dynamique — il y en a pour tous les goûts
• Rabais généreux sur nos produits pour les employés
• Opportunités continues d’apprentissage et de développement
• La possibilité de travailler aux côtés d’une équipe hautement talentueuse et performante

Engagements en milieu de travail

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail sain et sécuritaire. Tous les employés doivent respecter les protocoles de sécurité au travail, y compris les réglementations locales et les normes internes, afin d’assurer le bien-être de tous.

Nous avons à cœur de favoriser un milieu de travail où chaque personne se sent respectée, soutenue et en mesure de contribuer pleinement. Nous reconnaissons que la diversité des perspectives et des expériences renforce nos équipes et permet de meilleurs résultats pour nos employés et nos clients.

Nexora et sa famille de marques, incluant JAM et Almo, souscrivent au principe de l’égalité des chances en emploi. Toutes les décisions relatives à l’emploi sont prises sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant ou tout autre statut protégé en vertu des lois applicables.

Don't skip a beat, apply to JAM Industries!

JAM, making the world sound better, one brand at a time! Do these words sound like music to your ears?

Since 1972, JAM has grown to be one of the largest distributors of consumer electronic goods, pro-audio equipment, and musical instruments. Come join us to stay true to our mission of delivering ONLY the best customer service!

Job Title : Claim Administrator
Division : Erikson Consumer Order Desk – Customer Service Representative
Location : Baie d’urfe (West island of Montreal)
Schedule: Monday to Friday 8:30 AM-5:30PM Hybrid

About Erikson Consumer
Erikson Consumer is a leading distributor of consumer electronics and lifestyle products, driving brand growth through eCommerce channels and major big-box retail partners. The division supports both B2B and B2C markets, working cross-functionally with sales, logistics, marketing, and retail partners to ensure products are effectively positioned, available, and supported across online and in-store channels.

About the Role – Claim Administrator
We are seeking a detail-oriented and analytical Claim Administrator to join our team. In this role, you will be responsible for managing customer billing claims, validating them against promotional calendars and contractual agreements, and ensuring the accurate issuance of credits. You will play a critical role in protecting company revenue, ensuring compliance, and maintaining strong customer relationships through timely and accurate claim resolution.

Key Responsibilities

Claims Processing & Validation

• Receive, review, and process customer claims, including deductions, billbacks, and promotional rebates
• Validate claims against:
• Approved promotional calendars
• Customer contracts and trade agreements
• Pricing structures and funding approvals
• Ensure all supporting documentation is complete and accurate

Process

• Analyze discrepancies and investigate root causes of invalid or incorrect claims
• Investigate claim variances (pricing issues, promotional execution gaps, volume discrepancies)
• Collaborate with Sales, Merchandising and Customer Service teams to resolve issues
• Approve, partially approve, or reject claims based on findings
• Accurately issue credits within ERP systems
• Ensure correct customer account allocation and general ledger coding
• Maintain complete documentation for audit and compliance purposes

Customer Communication

• Respond to customer inquiries regarding claim status and resolution
• Clarify discrepancies or request additional documentation when needed
• Request additional information when needed
• Communicate outcomes clearly and professionally

Audit & Controls (NEW – Key Focus)

• Perform periodical audits of processed claims and issued credits to ensure:
• Compliance with internal policies and contractual terms
• Accuracy of financial postings and supporting documentation
• Consistency in claim validation practices
• Support internal and external audits by providing documentation and analysis

Reporting & Performance Tracking

• Monitor and report on key metrics, including:
• Claim resolution cycle time
• Deduction aging
• Claim accuracy and rework rates
• Support internal audits and ensure compliance with financial controls
• Monitor trends to identify root causes of recurring claim issues

Qualifications

• 2–5+ years of experience in claims management
• Strong understanding of contracts, pricing, and trade promotions
• Experience with ERP systems and advanced Excel skills
• High attention to detail with strong analytical and problem-solving skills

Why Join Us

Ready to join our team? Here’s why …

• Comprehensive group benefits: Health, Dental, Vision, Life, Critical Illness, Short- and Long-Term Disability
• Wellness Incentive Program and Employee Assistance Program
• RRSP / 401(k) matching program
• Work-life balance matters: Flextime, summer hours, paid vacation, and personal time off
• A casual, fun, and collaborative work environment
• Lively social calendar—there’s always something for everyone
• Generous employee discounts on our products
• Ongoing learning and development opportunities
• The chance to work alongside a highly talented, high-performing team

Workplace Commitments

We are committed to providing a safe and healthy work environment. All employees are expected to follow workplace safety protocols, including compliance with local regulations and internal standards, to ensure the well-being of everyone.

We are dedicated to fostering a workplace where individuals feel respected, supported, and able to contribute fully. We recognize that different perspectives and experiences strengthen our teams and drive better outcomes for our employees and customers.

Nexora and its family of brands, including JAM and Almo, are equal opportunity employers. All employment decisions are made without regard to race, color, religion, sex, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, age, disability, veteran status, or any other protected status under applicable law.

Why Join Us

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• Comprehensive group benefits: Health, Dental, Vision, Life, Critical Illness, Short- and Long-Term Disability
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Workplace Commitments

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