Agent(e) de facturation

Vous faites preuve de rigueur, avez le sens des priorités et souhaitez évoluer dans un environnement de travail collaboratif? Nous souhaitons vous rencontrer!

• Département : Administration / Facturation
• Relève de : Gestionnaire du service à la clientèle et de la facturation des contrats
• Type d’emploi : Temps plein, permanent
• Horaire : Lundi au vendredi, de 8h30 à 17h00
• Salaire : À déterminer selon les compétences et l'expérience

Depuis plus de 40 ans, DELCOM accompagne les entreprises en leur proposant des solutions d’impression, de gestion documentaire et des services adaptés à leurs besoins. Forte de son expérience et de son savoir-faire, l’entreprise s’appuie sur des partenariats avec des acteurs de renom de l’industrie afin d’offrir des solutions fiables et performantes à sa clientèle.

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) agent(e) de facturation des contrats rigoureux(se) et organisé(e).

Relevant du gestionnaire du service à la clientèle et de la facturation des contrats, la personne titulaire du poste assurera la gestion des contrats de service et de location dans notre système ERP e-automate, de leur configuration jusqu’à la facturation et au suivi des écarts.

Ce poste requiert de la rigueur, une bonne capacité d’analyse et une excellente aisance avec les chiffres. Une compréhension des modèles de facturation propres à l’industrie de l’impression, notamment les frais fixes, les volumes d’impression et les lectures de compteurs, sera essentielle pour assurer l’exactitude de la facturation et le respect des échéanciers.

Principales responsabilités

1. Administration et saisie des contrats dans e-automate

• Gestion des contrats : Saisir et mettre à jour les contrats de service, de logiciels et d’impression gérée (MPS) dans e-automate, conformément aux modalités convenues.
• Configuration de la facturation : Paramétrer les frais fixes, les allocations de pages, les tarifs d’excédents et les augmentations annuelles prévues aux contrats.
• Suivi des équipements : Mettre à jour les contrats lors de l’ajout, du remplacement ou du retrait d’équipements.

2. Gestion des compteurs et facturation

• Gestion des compteurs : Extraire et valider les lectures provenant des outils de surveillance (FM Audit, PrintAudit).
• Suivi des anomalies : Communiquer avec les clients, y compris hors Québec, pour obtenir les lectures manquantes et valider les volumes d’impression.
• Vérification des factures fournisseurs : Contrôler l’exactitude des factures reçues avant leur approbation.
• Facturation : Préparer, vérifier et transmettre les factures d’entretien et d’excédents de pages dans les délais prescrits.

3. Service à la clientèle et suivi des comptes

• Résolution de litiges : Répondre aux questions des clients concernant leurs factures de contrats, expliquer les calculs d'excédents et mener les recherches nécessaires pour corriger les erreurs de facturation.
• Émission de crédits : Préparer et soumettre les demandes de notes de crédit ou de refacturation dans e-automate après approbation de la direction.
• Collaboration interne : Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de la répartition et de la comptabilité pour s'assurer que les appels de service sous contrat soient correctement codifiés.

Exigences et compétences requises

• Expérience : 1 à 3 ans en facturation de contrats ou en comptabilité; une expérience en bureautique, en technologies ou en location d’équipements constitue un atout.
• Logiciels : Maîtrise de Microsoft Excel; connaissance d’e-automate ou d’un système ERP similaire, un atout.
• Aisance avec les chiffres : Capacité à analyser des structures contractuelles et à comprendre les modalités de facturation (frais fixes et excédents).
• Communication : Excellentes aptitudes à l’oral et à l’écrit, notamment auprès d’une clientèle située hors Québec.
• Service à la clientèle : Capacité à expliquer clairement les modalités de facturation et à résoudre les écarts avec diplomatie.
• Rigueur et organisation : Souci du détail, précision et aptitude à gérer les priorités.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail convivial et collaboratif
• Des congés payés
• Un régime complet d’assurances collectives, incluant l’assurance invalidité et l’assurance vie
• Salle d'entrainement et stationnement sur place

Prêt(e) à relever le défi?

Vous souhaitez mettre votre rigueur, votre sens de l’organisation et vos compétences en facturation au service d’une équipe engagée? Nous vous invitons à soumettre votre candidature dès aujourd’hui.