Agents(e) administratif(ve) – classe 1 – Service activité de remplacement

***CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DÉTENTEUR D’UN POSTE DES ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC***

Notre organisation est présentement à la recherche d’un agent(e) administratif(ve) pour combler un remplacement au sein du Service des activités de remplacement des centres hospitaliers (SAR CH).

Votre mandat

Vous assurez la gestion opérationnelle des absences et des besoins ponctuels pendant l’horaire en cours. Vous attribuez les ressources disponibles selon les conventions collectives, les règles organisationnelles et les processus du SAR CH, afin de soutenir la continuité des activités et des soins.

Rôle et responsabilités au quotidien :

• Recevoir et traiter les déclarations d’absence et les nouveaux besoins survenant pendant l’horaire en cours.
• Attribuer les remplacements conformément aux règles applicables.
• Effectuer les démarches de temps supplémentaire prévues au processus de court terme.
• Aviser le gestionnaire ou le coordonnateur lorsque les ressources disponibles sont épuisées et qu’une sollicitation de dernier recours est requise.
• Effectuer les ajustements quotidiens à l’horaire liés aux absences imprévues et aux nouveaux besoins.
• Codifier les absences, les remplacements, le temps supplémentaire, les primes, les pauses non prises, les échanges autorisés et les autres ajustements applicables aux horaires en cours ou à venir.
• Transmettre au technicien les situations qui nécessitent un suivi dans la planification des horaires.
• Assurer les suivis nécessaires avec l’équipe de moyen et long terme (planification des horaires).
• Documenter les interventions et assurer la traçabilité des dossiers, notamment par les commentaires à l’horaire et dans les requêtes ainsi que le classement des courriels.
• Signaler à l’AGP les situations d’assiduité récurrentes ou qui nécessitent un suivi particulier.
• Acheminer à la ressource appropriée les demandes qui relèvent du moyen et long terme ou d’un autre partenaire.
• Répondre aux questions des gestionnaires, des coordonnateurs et des employés concernant les besoins ponctuels et l’horaire en cours.
• Communiquer avec les unités sur l’évolution des besoins de remplacement.
• Collaborer avec les techniciens afin d’assurer la continuité entre les activités de court terme et la planification à moyen et long terme.
• Soutenir les coordonnateurs d’activités les soirs et les fins de semaine, selon les processus établis.
• Participer aux rencontres d’équipe lorsque requis et contribuer à l’intégration des nouveaux employés du SAR ainsi qu’à l’amélioration des pratiques.
• Assurer les communications avec les clients et partenaires, contribuer à la résolution des problématiques du service et veiller au respect des délais, des politiques et des procédures en vigueur.
• Accomplir toute autre tâche à la demande de votre supérieur immédiat, dans votre champ de compétence.

Horaire : 2 jours par semaine incluant, 1 fin de semaine sur deux, jour soir (les quarts peuvent varier entre 5h et 00h30) (mode hybride). Possibilité de compléter les horaires et de travailler 4 à 5 jours par semaine avec d’autres besoins de remplacement à temps partiel.

La personne recherchée :

• Doit posséder une bonne connaissance de la Suite Office, dont Word*, Excel*, Sharepoint (avancé);
• Est apte à communiquer en français et en anglais*, à l’oral comme à l’écrit;
• Détient un bon esprit d’équipe;
• Possède un excellent sens du service à la clientèle;
• Fait preuve de jugement;
• Possède un bon sens de l’organisation;
• Fait preuve de discrétion;
• Détient un bon sens des priorités;
• Démontre de la rigueur dans l’information transmise et dans le respect des échéances;
• Fait preuve d’adaptabilité face à l’horaire et de la souplesse dans l’organisation du travail.

* Le classement sera déterminé par des tests de Word, Excel, français et anglais.

Ce défi vous intéresse? Faites-nous parvenir votre CV et lettre d’intention dès maintenant!