Analyste budget et comptabilité / Budget & Accounting Analyst

Le poste en résumé :

L’Association des Townshippers est à la recherche d’un analyste - budget et comptabilité à temps partiel chargé de superviser les activités de tenue des livres comptables et de collaborer avec ses collègues aux opérations comptables quotidiennes. Le poste consiste principalement à préparer des rapports financiers en temps opportun, à gérer les comptes fournisseurs et les comptes clients et à assurer le suivi et la supervision des flux de trésorerie quotidiens.

Responsabilités principales :

Contrôles internes et gestion de la trésorerie :

• Collaborer avec le directeur général à l'élaboration des politiques financières en analysant les besoins de l'organisme.
• Gérer et superviser les opérations de trésorerie hebdomadaires.
• Effectuer la conciliation bancaire, qui doit être examinée et approuvée par le directeur général (procédure actuelle, maintenue à des fins de contrôle).
• Effectuer le suivi et la mise en œuvre des politiques comptables.
• Tenir à jour les dossiers fiscaux et veiller au respect des obligations légales.

Contrôle de la garde des comptes fournisseurs (C/F) :

• Examiner et vérifier les notes de frais et les factures saisies par la coordonnatrice administrative principale par rapport au lot approuvé pour paiement.
• Préparer le lot de paiement final (chèques ou paiements électroniques) pour approbation et signature par le directeur général/l’adjointe au directeur général (nouvelle fonction).

Information financière et budgétisation :

• Élaboration de propositions financières faisant suite à l'analyse de la situation financière de l'organisme.
• Collaboration avec le directeur général et les gestionnaires de projet pour la budgétisation et le suivi des dépenses.
• Communication régulière avec le directeur général et les gestionnaires de projet concernant l'état du financement des projets.
• Préparation de rapports financiers mensuels à l'intention du directeur général, en vue de leur présentation au conseil d'administration.
• Proposition de plans financiers et de solutions financières au directeur général.
• Préparation de rapports financiers destinés aux bailleurs de fonds et aux auditeurs.
• Élaboration et soumission de rapports mensuels au directeur général, conformément aux exigences des bailleurs de fonds appropriés et du conseil d'administration des Townshippers.

Audit et soutien :

• Préparation des différents rapports tels que demandés par l’auditeur.
• Finalisation de la préparation de l'audit de fin d'exercice.
• Coordination avec les gestionnaires de projet concernant le budget et la planification des dépenses du projet.
• Coordination avec l'assistante comptable/administrative pour mettre en œuvre des processus comptables efficaces.
• Aide à l'assistante comptable/administrative (coordonnatrice administrative principale) dans les tâches comptables hebdomadaires.
• Accueil et intégration des nouveaux employés pour ce qui est de la comptabilité, des dépenses et du budget, le cas échéant.

Exigences :

• Baccalauréat en comptabilité, finance ou gestion financière, ou diplôme d’études collégiales (DEC/AEC), ou certificat de formation professionnelle, combiné à une expérience pertinente en comptabilité ou en gestion financière.
• Solides connaissances en tenue de livres, rapports financiers, budgétisation et analyses financières.
• 2 à 3 ans d’expérience en tenue de livres, comptabilité générale et rôles de soutien en comptabilité.
• 1 an d’expérience en analyse financière.
• Connaissance et expérience des systèmes SAGE et ODOO.
• Excellentes aptitudes à la communication en anglais (oral, écrit, compréhension) et en français (oral, écrit, compréhension).
• Excellentes aptitudes relationnelles, notamment une écoute active et la capacité d'expliquer clairement l’information et l‘analyse financières.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Sens de l'organisation et souci du détail.
• Solides compétences en analyse et rapports financiers.
• Connaissance d’autres outils bureautiques tels qu'Office 365, Zoom, Teams, et Power BI.
• Aptitude démontrée à respecter les délais et à suivre les politiques et procédures en vigueur.

Salaire : Salaire concurrentiel, selon l’expérience et les qualifications.

Durée : Poste permanent, renouvelable chaque année financière jusqu'en avril 2029. Le poste peut être prolongé au-delà de cette date, sous réserve de la disponibilité des fonds.

Heures de travail : 14 heures par semaine, avec possibilité d’augmenter les heures selon les besoins de l’organisation.

Date du début : Dès que possible

Lieu de travail : Cantons-de-l’Est

Environnement de travail : horaire de jour régulier avec travail occasionnel en soirée et en fin de semaine. Environnement de travail flexible et hybride (possibilité de télétravail et de travail au bureau), avec possibilité de travailler dans n’importe quel bureau de l’Association des Townshippers selon les besoins et le lieu.

Comment postuler :

Faites parvenir une lettre de motivation* et votre CV à l'adresse de courriel du site de recrutement de l'organisme : [email protected].

*Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées. Les candidatures reçues sans lettre de motivation ne seront pas prises en compte. Cette offre d'emploi restera affichée jusqu'à ce que le poste soit comblé.

Position summary:

Townshippers’ Association is looking for a part-time Budget & Accounting Analyst to oversee bookkeeping activities, collaborating with colleagues with daily accounting operations. The role is primarily responsible for preparing timely financial reports, managing accounts payable and accounts receivable, and monitoring and overseeing daily cash flow activities.

Major responsibilities:

Internal Controls & Cash Management:

• Coordinate with the ED on creating financial policies by analyzing organizational needs.
• Manage and oversee weekly cash flow tasks.
• Process bank reconciliation, which must be reviewed and approved by the Executive Director (Current practice, maintained for control).
• Monitor & implement accounting & bookkeeping policies.
• Maintain tax files and ensure compliance with government requirements.

Accounts Payable (A/P) Control:

• Review and verify expense claims and invoices entered by the Senior Administrative Coordinator against the approved batch for payment.
• Prepare the final payment batch (cheques or electronic payments) for approval and signature by the Executive Director/Second-in-Command (New focused duty).

Financial Reporting & Budgeting:

• Create financial proposal by analyzing the organization financial position.
• Work with the ED and project managers for budgetting & project expenses.
• Update project funding status to the ED & project managers.
• Prepare monthly financial reports to the ED for presentation to the board.
• Propose financial plans/solutions to the ED.
• Prepare financial reports for funders & auditors.
• Develop and submit reporting to the ED on a monthly basis as is required by the appropriate funders and Townshippers Board of Directors.

Audit & Support:

• Prepare different reports as requested by auditor.
• Complete year-end audit preparation.
• Coordinate with project managers on project budget & spending plans.
• Coordinate with accounting/admin assistant to cary out efficient accounting processes.
• Assist the accounting/admin assistant (Senior Administrative Coordinator) with weekly accounting tasks.
• Onboard new employees with relation to accounting/expenses/budget if required.

Requirements:

• Bachelor’s degree in accounting/finance/finance management or college diploma (DEC/AEC) or vocational training certificate combined with relevant working experience in accounting, finance management
• Strong knowledge about bookkeeping, financial reports, budgeting, financial analyses.
• 2-3 years’ experience in bookkeeping, general accounting, and accounting supports roles
• 1 year of experience in financial analysis
• Knowledge & experience system SAGE and ODOO
• Strong communication skills in English (oral, written, comprehension) and French (oral, written, comprehension)
• Good interpersonal communication, including active listening and ability to explain financial information/analysis clearly
• Ability to work autonomously and collaboratively
• Strong organizational and attention to detail
• Strong financial analysis & reporting
• Understanding of other tools including Office 365, Zoom, Teams, Power BI.
• Demonstrated ability to meet deadlines and follow policies and procedures.

Salary: Competitive, based on experience and qualifications

Term: Permanent position with possibility of extension time, renewable each fiscal year until April 2029. The position may be extended beyond that date, subject to the availability of funding.

Working hours: 14 hours per week, with the possibility of increasing hours based on organizational needs.

Start Date: As soon as possible

Place of employment: Eastern Townships

Work environment: Regular daytime schedule with occasional evening/weekend work required. Flexible, hybrid work environment (offering remote work and in-office work opportunities), with an option to work from any Townshippers’ Association’s office depending on need/location.

How to Apply:

Send a letter of intent* and CV tothe organization’s job site email: [email protected].

*We thank all candidates for applying, however only those selected for an interview will be contacted; applications received without a letter of intent will not be retained. This posting will remain active until the position has been filled.