Analyste en approvisionnement

(Poste temporaire à temps partiel)

Description de l’opportunité

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et reconnue pour votre sens de la collaboration? Vous aimez accompagner les équipes, coordonner plusieurs dossiers à la fois et contribuer concrètement à des processus d’approvisionnement clairs et efficaces?

Tourisme Montréal est à la recherche d’un·e analyste à l’approvisionnement. Vous contribuerez à des projets concrets variés en soutien aux équipes internes et assurerez une gestion rigoureuse des achats et des contrats. En collaboration avec les gestionnaires, les fournisseurs et différents partenaires, vous participerez à toutes les étapes des dossiers, de la définition des besoins jusqu’à la conclusion des ententes, dans un rôle qui vous permettra de développer votre expertise et d’avoir une vue d’ensemble des activités de l’organisation.

À propos de nous

Tourisme Montréal est un organisme privé sans but lucratif qui fait la promotion de Montréal comme destination touristique depuis plus de 100 ans. Grâce à son travail, la métropole se positionne aujourd’hui comme l’une des plus importantes destinations à l’international. Au quotidien, l’organisme déploie de nombreuses initiatives pour offrir une expérience unique aux visiteuses et visiteurs tout en maximisant les retombées économiques, sociales et culturelles du tourisme de façon harmonieuse et soucieuse. Rassemblant plus de 1 000 membres de l’industrie touristique, il joue un rôle de premier plan dans la gestion et le développement de l’offre touristique montréalaise. Tourisme Montréal contribue également au développement économique, urbain et culturel de Montréal.

Chez Tourisme Montréal, on est animé·es par une passion commune et motivé·es par une mission rassembleuse. On est fier·ères de contribuer à faire rayonner Montréal avec une organisation reconnue comme un chef de file de l’industrie touristique. On s’accomplit en ayant un impact positif, au-delà même de notre métier, et on le fait en équipe. On sent qu’on fait une différence et ça nous propulse. Tourisme Montréal est un terrain de jeu grand ouvert, où on sent que notre contribution est significative.

Votre mission

Relevant de la vice-présidence Finances et Administration, votre mission sera de planifier, coordonner et réaliser les activités d’approvisionnement et de gestion contractuelle de l’organisation. Vous veillerez à la conformité des processus d’acquisition, accompagnerez les équipes internes dans leurs projets et assurerez une gestion rigoureuse des dossiers, des risques, des documents et des échéanciers afin de protéger les intérêts de l’organisation.

Responsabilités : à quoi ressembleront vos semaines avec nous

Approvisionnement et appels d’offres

• Conseiller les équipes internes dans l’identification de leurs besoins et le choix des stratégies d’approvisionnement
• Planifier et coordonner des processus d’appel d’offres publics, sur invitation ainsi que des contrats conclus de gré à gré, incluant la préparation des documents requis
  (les devis, cahiers des clauses contractuelles, addendas, formulaires etc.)
• Assurer la gestion des communications avec les fournisseurs durant les processus d’approvisionnement.
• Coordonner l’analyse administrative et la conformité des soumissions reçues.
• Participer à l’évaluation des propositions, à la préparation des recommandations d’attribution et à la négociation des conditions contractuelles lorsque requis.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et pratiques d’approvisionnement.

Gestion contractuelle et conformité

• Rédiger, réviser et assurer la qualité des documents d’approvisionnement et des contrats.
• Développer, maintenir et améliorer les modèles contractuels de l’organisation.
• Veiller à la cohérence entre les documents contractuels, les soumissions, les exigences opérationnelles et les politiques organisationnelles.
• Analyser les demandes de modification contractuelle, les clauses particulières et les enjeux de conformité, puis formuler les recommandations appropriées.
• Assurer la collecte, la validation et la conformité des documents requis auprès des fournisseurs.
• Coordonner les processus d’approbation et de signature des contrats, avenants et autres documents juridiques.
• Analyser les risques contractuels, financiers, opérationnels et administratifs associés aux dossiers d’approvisionnement et recommander les mesures d’atténuation appropriées.
• Veiller au respect des politiques, directives et bonnes pratiques en matière d’approvisionnement et de gestion contractuelle.

Gestion des dossiers contractuels

• Assurer la gestion et la mise à jour du registre corporatif des contrats et approvisionnements.
• Attribuer et administrer les numéros de contrats.
• Effectuer le suivi des appels d’offres, contrats, avenants et imputations budgétaires.
• Assurer le suivi des échéances contractuelles et coordonner les renouvellements, appels d’offres, renégociations ou autres interventions requises

Soutien-conseil

• Agir à titre de personne-ressource auprès des gestionnaires et des équipes internes en les accompagnant dans la planification et la réalisation de leurs projets d’acquisition, ainsi que pour toute question liée à l’approvisionnement et à la gestion contractuelle.
• Préparer des analyses, recommandations, synthèses, tableaux comparatifs et outils d’aide à la décision.
• Développer et maintenir des relations professionnelles efficaces avec les fournisseurs, partenaires et collaborateurs internes.

Ce qui vous caractérise

• Diplôme pertinent en approvisionnement, administration, droit, gestion ou dans un domaine connexe.
• Expérience pertinente en approvisionnement, en gestion contractuelle ou dans un rôle connexe.
• Excellente capacité à rédiger, réviser et structurer des documents administratifs et contractuels.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word et Excel.
• Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et anglais fonctionnel.
• Capacité à analyser des enjeux contractuels, financiers, opérationnels et administratifs.

Ce qui vous démarquera

• Rigueur, minutie et souci du détail.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Jugement, esprit d’analyse et approche orientée vers les solutions.
• Autonomie, débrouillardise et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Facilité à collaborer et à établir des relations professionnelles efficaces avec des parties prenantes variées.
• Discrétion et aptitude à traiter de l’information sensible ou confidentielle.

Ce que nous offrons

• Politique de travail hybride
• Programme d’accueil et d’intégration structuré visant la cohésion d’équipe et la transversalité
• Programme de développement des compétences et de formation
• Accès gratuit à plusieurs attraits touristiques, événements et festivals tout au long de l’année
• Bureau lumineux au cœur du centre-ville, à proximité des métros McGill et Bonaventure
• Invitations et billets gratuits pour des événements culturels et sportifs
• Équipe soudée et environnement de travail dynamique

En posant votre candidature, vous consentez expressément au partage des données confidentielles figurant dans votre candidature au sein de notre entreprise. Vous consentez également à ce que nous utilisions votre numéro de téléphone pour vous joindre par texto ou par appel téléphonique au sujet du processus de recrutement et des possibilités d’emploi. Les renseignements seront traités de manière confidentielle et utilisés exclusivement dans le cadre du processus de recrutement, conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Chez Tourisme Montréal, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la discrimination, peu importe ses formes, c’est tolérance zéro! Nous croyons en l’importance que nos équipes soient le reflet de la diversité de nos membres, de notre clientèle et des communautés que nous servons. Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez, veuillez nous en informer. Des mesures d’aménagement seront offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.