Assistant(e) administratif(ve) - Transactions d'inventaire

Supérieur immédiat : Responsable de l’inventaire

Collaboration : Gestionnaire d’entrepôt

Sommaire du poste
L’Assistant(e) administratif(ve) – Transactions d’inventaire est responsable d’effectuer et de valider diverses tâches administratives liées aux mouvements d’inventaire dans le logiciel comptable. La personne assure l’exactitude des données saisies, effectue les validations nécessaires et assure le suivi des processus administratifs liés aux transactions. Elle collabore étroitement avec le responsable de l’inventaire et le gestionnaire d’entrepôt afin d’identifier les écarts, d’assurer leur suivi et de maintenir l’intégrité des données d’inventaire.

Principales responsabilités

• Effectuer les transactions administratives d’inventaire dans le logiciel comptable selon les procédures établies.
• Valider les numéros de lots, références et informations associées aux matières premières et produits.
• Effectuer la saisie de données et la mise à jour des informations dans le système.
• Procéder à l’assemblage des ingrédients et des recettes dans le système selon les informations requises.
• Effectuer l’assemblage des recettes de produits finis et s’assurer de l’exactitude des données saisies.
• Effectuer les validations administratives requises à la suite des comptages physiques d’inventaire.
• Comparer les données du système aux informations provenant de l’entrepôt et effectuer les validations nécessaires.
• Assurer le suivi des différentes étapes des processus administratifs liés aux transactions d’inventaire.
• Identifier les écarts ou anomalies dans les transactions et les communiquer aux personnes responsables.
• Effectuer les corrections ou suivis administratifs requis à la suite des écarts identifiés.
• Maintenir des données d’inventaire exactes, à jour et conformes aux procédures établies.
• Collaborer avec le gestionnaire d’entrepôt afin de clarifier les mouvements physiques de marchandises lorsque requis.
• Communiquer au responsable de l’inventaire les situations nécessitant une intervention ou une décision.

Profil recherché

• Expérience en saisie de données, administration ou traitement de transactions.
• Bonne aisance avec les outils informatiques, particulièrement Excel, Word et les logiciels de gestion/comptabilité.
• Facilité à travailler avec des données, des chiffres et des informations détaillées.
• Grande rigueur et souci du détail, particulièrement dans la saisie et la validation de données.
• Capacité à suivre des procédures établies et à assurer un suivi méthodique des tâches.
• Bon sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs transactions ou dossiers simultanément.
• Capacité à identifier les incohérences et à faire les suivis nécessaires auprès des personnes concernées.
• Connaissance des processus d’inventaire et/ou du fonctionnement d’un entrepôt, un atout.
• Expérience avec un logiciel comptable ou un système de gestion d’inventaire, un atout.

Qualités recherchées
Rigueur • Organisation • Souci du détail • Esprit analytique • Autonomie • Communication • Fiabilité

Nature du rôle
Le poste est principalement administratif et s’effectue dans le logiciel de gestion/comptable. La personne travaille en collaboration avec les opérations d’entrepôt, sans que les tâches physiques d’entrepôt constituent le cœur du rôle.