Commis réceptionniste (26-286)

Titre du poste : Commis réceptionniste

Unité de négociation : SCFP 1792

Exigence linguistique : Bilinguisme – anglais et français (CBC)

État : Vacance temporaire – durée déterminée

Cornwall est une belle ville comptant 47 000 habitants située sur les rives du fleuve Saint-Laurent, dans l’est de l’Ontario. La ville offre un large éventail de commodités urbaines, ce qui en fait un endroit pour faire carrière et élever une famille. Avec une économie en croissance, une population qui prend de l’ampleur et une qualité de vie fantastique, il n’y a jamais eu de meilleur moment pour commencer la prochaine étape de votre carrière à la Ville de Cornwall! Cornwall est une collectivité diversifiée et progressiste où les résidents et les partenaires se sentent en sécurité, bien accueillis et bénéficient d’une qualité de vie élevée soutenue par l’accès à une infrastructure et à des services municipaux durables et responsables sur le plan financier.

Sommaire du poste

Le commis réceptionniste est chargé de fournir du soutien administratif et de bureau pour assurer le fonctionnement efficace du Glen Stor Dun Lodge (GSDL). Le titulaire de ce poste aide à la gestion des documents, à la planification des services, à l’entrée des données et au service à la clientèle tout en maintenant la confidentialité et la conformité aux politiques et aux règlements du programme.

Principales responsabilités

• Accueillir et diriger les membres de la famille, les visiteurs et les entrepreneurs à leur entrée dans les lieux.
• Fournir un soutien administratif général, notamment l’entrée de données, la préparation de documents et la gestion de dossiers.
• Aider à prendre les rendez-vous, à coordonner les réunions et à gérer les comptes en fiducie des résidents.
• Répondre aux demandes des familles, du personnel interne et des partenaires communautaires, en assurant une communication rapide et professionnelle.
• Tenir et organiser des dossiers confidentiels, les clés et l’accès aux lieux conformément aux règlements et aux politiques sur la protection des renseignements personnels.
• Préparer de la correspondance, des rapports et d’autres documents.
• Traiter les formulaires et les autres documents liés au programme avec exactitude et efficacité.
• Aider à faire le suivi des dépenses et à préparer des rapports financiers liés aux opérations.
• Appuyer les activités du bureau en commandant des fournitures, en gérant les stocks et en coordonnant la logistique.
• Exécuter des tâches administratives générales comme la photocopie, la numérisation, le classement et la distribution du courrier.

Leadership du personnel

• S. O.

Exigences du poste

Études et attestations

• Diplôme en administration de bureau ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Expérience préalable dans un poste administratif.

Connaissances, compétences et habiletés

• Soutien administratif : Solide aptitude à gérer des tâches administratives, à tenir des dossiers et à soutenir les activités de bureau au quotidien.
• Organisation : Maîtrise du traitement précis des dossiers numériques et physiques.
• Service à la clientèle : Solides compétences interpersonnelles pour aider les familles, le personnel et les partenaires communautaires.
• Communication : Compétences claires en communication orale et écrite pour les rapports, la correspondance et les demandes de renseignements.
• Compétence technique : Expérience de l’utilisation des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des systèmes de base de données.
• Confidentialité : Compréhension des règlements sur la protection de la vie privée et capacité de traiter les renseignements sensibles de façon appropriée.
• Gestion du temps : Capacité de gérer plusieurs tâches efficacement tout en respectant les échéances.
• Collaboration : Capacité à collaborer efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes.
• Résilience émotionnelle : Capacité de faire preuve de patience, d’empathie et de calme dans des situations émotionnellement exigeantes.

Conditions de travail

• Le travail est effectué dans un bureau du GSDL.
• Heures normales de bureau, du lundi au vendredi.
• Les exigences cognitives comprennent le traitement simultané de tâches multiples et le respect des protocoles de confidentialité pour s’assurer que l’information est traitée en toute sécurité.
• Les exigences physiques comprennent des périodes prolongées en position assise devant un écran d’ordinateur.

Si votre candidature est retenue pour ce poste, voici ce que vous devrez fournir :

• Vérification réussie des références (deux références liées au travail, dont au moins une est un superviseur direct)
• Vérification satisfaisante des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables
• Évaluation linguistique réussie (français/anglais), niveau CBC
• Preuve de certifications

Renseignements supplémentaires :

La Corporation de la Ville de Cornwall s’efforce de promouvoir et de démontrer les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion. Nous sommes déterminés à refléter la diversité de la collectivité que nous servons et nous encourageons les candidats qualifiés de tous les horizons et de toutes les capacités à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation seront offertes à toutes les étapes du processus d’embauche, au besoin. Les candidats doivent faire connaître leurs besoins à l’avance.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. Les renseignements recueillis seront traités conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.

La Ville de Cornwall est un employeur soucieux de l’égalité d’accès à l’emploi qui s’est engagé dans un processus de recrutement et de sélection inclusif et exempt d’obstacles. À la Ville, nous respectons, encourageons et célébrons notre diversité. La Ville de Cornwall s’engage à offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez nous en aviser et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Veuillez enregistrer une copie de ce message pour vos dossiers. Veuillez vous assurer que votre candidature démontre clairement la mesure dans laquelle vous possédez chacune des qualifications requises. Veuillez noter que la sélection pour les étapes suivantes sera fondée sur les renseignements fournis dans votre candidature. Les entrevues pourront être menées virtuellement par Microsoft Teams ou en personne.

Pour voir l’offre d’emploi complète, visitez https://www.cornwall.ca/fr/city-hall/careers.aspx