Coordinator - Recruitment Administration

About Us:

Global, inclusive and innovative - welcome to AMS, where talent connects across cultures and backgrounds to shape the future of work.

We work with leading organisations to design and deliver talent strategies that bring together people, process, data and technology, helping millions of people find meaningful work every year. Our diverse, connected community collaborates to create results for clients and opportunities for our people to learn, grow and make an impact.

At AMS, we look for people who bring more than experience, and we welcome different perspectives and ways of thinking.

https://www.weareams.com/

Mondiale, inclusive et innovante, AMS est un chef de file en acquisition et gestion des talents, où les personnes, les cultures et les perspectives se rencontrent pour façonner l’avenir du travail.

Nous collaborons avec des organisations de premier plan afin de concevoir et de mettre en œuvre des stratégies de talents intégrant les personnes, les processus, les données et la technologie. Chaque année, nous aidons des millions de personnes à accéder à des occasions de carrière enrichissantes.

Notre communauté diversifiée et interconnectée travaille en partenariat pour créer de la valeur pour nos clients tout en offrant à nos employés des occasions d’apprentissage, de perfectionnement et d’avancement professionnel.

Chez AMS, nous recherchons des personnes qui apportent bien plus que leur expérience. Nous valorisons la diversité des points de vue, des parcours et des façons de penser, car nous croyons que l’innovation naît de l’inclusion.

Pour en savoir davantage sur AMS, visitez : https://www.weareams.com/.

The Role

Your next opportunity shouldn’t depend on your last job title but on your skills.

At AMS, we focus on skills, potential, and the ability to grow. We are looking for a Coordinator- Recruitment administration who brings strong capability in program coordination and administration and is motivated to contribute to real, measurable results.

Votre prochaine occasion de carrière ne devrait pas dépendre de votre dernier titre d’emploi, mais plutôt de vos compétences.

Chez AMS, nous valorisons les compétences, le potentiel et la capacité d’évoluer. Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) en administration du recrutement possédant de solides aptitudes en coordination de programmes et en administration, ainsi qu’une réelle motivation à contribuer à des résultats concrets et mesurables.

Si vous aimez évoluer dans un environnement dynamique, collaborer avec diverses parties prenantes et soutenir des processus de recrutement de grande qualité, nous vous invitons à découvrir cette opportunité et à faire progresser votre carrière avec AMS.

Key Accountabilities

• Provide administrative and project support to the Program Manager for training and events initiatives.
• Manage calendars, scheduling, and coordination of meetings, training sessions, and event activities.
• Support speaker management, including scheduling, communications, logistics, and event-day coordination.
• Maintain and manage training rosters, attendance records, and program documentation.
• Track and monitor event and training budgets, ensuring accurate reporting and expense management.
• Assist with budget planning, forecasting, and reconciliation for training programs and events.
• Coordinate and support the delivery of training events and programs throughout the summer.
• Assist with end-to-end event planning, including venue coordination, logistics, communications, and stakeholder engagement.
• Partner with internal teams and external vendors to ensure successful event execution.
• Support the onboarding, coordination, and training of program coordinators and event staff.
• Provide operational support across multiple business functions and special projects as required.
• Prepare reports, presentations, and program updates for leadership and stakeholders.
• Ensure a positive participant experience through effective communication and organization.

Key Accountabilities:

• Fournir un soutien administratif et de gestion de projets au gestionnaire de programme pour les initiatives de formation et les événements.
• Gérer les calendriers, la planification et la coordination des réunions, des séances de formation et des activités liées aux événements.
• Soutenir la gestion des conférenciers, notamment la planification, les communications, la logistique et la coordination le jour de l’événement.
• Maintenir à jour les listes de participants, les registres de présence et la documentation des programmes de formation.
• Assurer le suivi des budgets de formation et d’événements, en veillant à l’exactitude des rapports et à la gestion des dépenses.
• Participer à la planification budgétaire, aux prévisions et aux conciliations financières liées aux programmes de formation et aux événements.
• Coordonner et soutenir la mise en œuvre des programmes et événements de formation tout au long de la période estivale.
• Contribuer à la planification complète des événements, y compris la coordination des lieux, la logistique, les communications et la mobilisation des parties prenantes.
• Collaborer avec les équipes internes et les fournisseurs externes afin d’assurer la réussite des événements.
• Soutenir l’intégration, la coordination et la formation des coordonnateurs de programme et du personnel événementiel.
• Fournir un soutien opérationnel à diverses fonctions de l’entreprise ainsi qu’aux projets spéciaux, au besoin.
• Préparer des rapports, des présentations et des mises à jour destinés aux dirigeants et aux parties prenantes.
• Assurer une expérience positive aux participants grâce à une communication efficace et à une excellente organisation

Skills & Requirements

• Bachelor's degree (college/university degree required).
• Excellent administrative and organizational skills with strong attention to detail.
• Strong business communication skills, both written and verbal.
• Ability to manage multiple priorities, deadlines, and stakeholders in a fast-paced environment.
• Experience coordinating meetings, events, training sessions, or business programs.
• Comfortable working in a professional corporate environment and collaborating with cross-functional teams.
• Demonstrated ability to maintain confidentiality and handle sensitive information professionally.
• Strong proficiency in Microsoft Office 365

Skills & Requirement

• Baccalauréat ou diplôme universitaire requis.
• Excellentes compétences administratives et organisationnelles, avec un grand souci du détail.
• Solides habiletés en communication d’affaires, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à gérer plusieurs priorités, échéances et parties prenantes dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
• Expérience en coordination de réunions, d’événements, de formations ou de programmes d’affaires.
• Aisance à évoluer dans un environnement corporatif professionnel et à collaborer avec des équipes multidisciplinaires.
• Capacité démontrée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams).

Why AMS?

At AMS, we come from every walk of life - and that’s what makes us unique. Our culture is open, inclusive and built on trust. We empower our people with the flexibility and autonomy to work in ways that bring out their best. We offer career opportunities in every direction you want to explore.

We offer

• Growth and development focused on your strengths
• A team that values being Passionate, Bold, and Authentic
• Supportive communities such as our Employee Resource Groups (ERGs)
• Volunteer day - you get one additional paid day off each year to volunteer for a cause that matters to you
• We are committed to pay transparency and fairness. For this role, the initial expected remuneration is CAD 45,600 - 60,000 , plus applicable benefits.

This range is specific to the advertised locations and may not be applicable to other locations.

Canada Supplemental Medical/Dental/Vision, Life, Disability, RRSP/DPSP, Paid Holidays/Vacation/Sick Time, Paid Parental Leave, Performance Bonus

Our statement

We’re committed to creating an environment where everyone feels a sense of belonging. We welcome applicants from all backgrounds and encourage people with diverse skills, perspectives, and experiences to apply. We do not discriminate based upon age, disability, gender identity, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, sexual orientation, or any other applicable legally protected characteristic.

If you require any accommodations or have any accessibility needs, please reach out via email [email protected] or make a member of our Talent Acquisition team aware at any time.

If you’re ready to bring your skills and curiosity, click Apply and let’s explore what we can achieve together!