Finance and Operations Assistant / Adjoint(e) aux finances et aux opérations

Finance & Operations Assistant

Position Details

Position Title: Finance and Operations Assistant

Role ID: REQ-2026-014

Role Status: This is a newly established role

Employment Type: Full-time

Salary Range: $65,000–$75,000 annually

Location: Toronto, Ontario (hybrid; two days per week in office)

Reporting Relationship: Finance Manager, with functional accountability to Operations & Human Resource Manager

Black Opportunity Fund (BOF), a national charitable organization focused on advancing equity for Black Canadians is seeking a detail oriented and highly motivated professional to fill the newly created position of Finance and Operations Assistant.

Job Summary

This role provides coordinated administrative support across BOF’s Finance, Operations and Human Resources functions, with related operational coordination incorporated into both areas. For Finance, the role supports financial processing, reconciliations, and reporting. For HR and Operations, the role coordinates recruitment, assists with onboarding and offboarding, supports the maintenance of confidential employee records, and tracks HR timelines such as probationary periods and mandatory training. The successful candidate will combine strong numerical accuracy with sound judgment, discretion, service orientation, and the ability to manage competing priorities in a collaborative, mission-driven environment.

Key Responsibilities

Finance & Accounting

• Support day-to-day accounting operations, including accounts payable, accounts receivable, general ledger entries, invoice coding, expense tracking, and maintaining accurate financial records.
• Support fiscal month-end, quarter-end and year-end close processes, including account reconciliations, financial reporting, analysis, audit preparation, statutory (charitable entity) reporting, and preparing the supporting documentation.
• Assist with payment processing, including coordinating approvals, tracking payment status, sending payment confirmation communications and reconciling corporate credit card expenses, employee reimbursements, and other expense reports.
• Maintain and provide support for improved finance procedures and controls by creating and updating SOPs, process documentation, and workflow guides, while identifying opportunities to improve efficiency and accuracy.
• Provide general finance and accounting support and perform other related duties as assigned.

Human Resources & Operations Support

• Provide recruitment support, including posting vacancies, scheduling interviews, preparing interview materials, and coordinating candidate communications.
• Support onboarding and offboarding by preparing documentation, coordinating orientation activities, and maintaining checklists.
• Maintain accurate, confidential, employee records, HR documentation, training records, and organizational charts in accordance with BOF policies, applicable requirements, and document control practices.
• Track HR deadlines, including probationary periods, mandatory training, performance-management timelines, vacation records, and other HR-related deadlines.
• Coordinate HR meetings, staff training sessions, employee initiatives, and draft routine HR correspondence and notices for review.
• Support HR projects, policy administration, reporting, and process improvement, as well as general operational, cross-functional, and interest-holder activities as required.
• Provide general human resources & operational support and perform other related duties as assigned.

Qualifications & Experience

• Post-secondary education in accounting, human resources, business administration, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
• Four or more years of relevant experience in a combined accounting and human resources, payroll administration, or general business administration role.
• Experience supporting recruitment, onboarding and offboarding, employee records, training coordination, HR documentation, or related employee lifecycle activities.
• Experience supporting accounts payable, expense processing, reconciliations, financial documentation, or reporting.
• Strong proficiency in Microsoft applications: particularly Microsoft 365 Excel (VLOOKUP and IF functions).
• Experience in a nonprofit, charitable, social-impact, or community-focused organization is an asset.

Candidate Profile

• Financial accuracy and attention to detail.
• Excellent planning, organization, and prioritization skills, close attention to detail, and accuracy, with strict adherence to protocols.
• Collaboration, service orientation, and strong interpersonal skills.
• Demonstrated ability to provide high-quality service to multiple interest-holders, ideally in a nonprofit environment.
• Clear written and verbal communication and interest-holder responsiveness.
• Discretion, confidentiality, and accountability.
• Adaptable and has a continuous improvement mindset.
• Commitment to BOF’s mission, equity, and sustainable community impact.

About Black Opportunity Fund

BOF is a community-led, Black-led organization dedicated to dismantling the effects of systemic anti-Black racism by supporting Black-focused, Black-led, and Black-serving nonprofits, businesses, and initiatives across Canada. BOF mobilizes capital, partnerships, and long-term solutions that strengthen Black communities and create sustainable economic and social impact.

Work Environment

BOF is a purpose driven organization that offers a people-first culture with a high priority on your personal and professional growth while you contribute to our impactful mission.

This position is hybrid and based in Toronto, Ontario, with an expectation of working in the office two days per week. The role operates in a fast-paced, collaborative environment and may require occasional flexibility to support meetings, events, deadlines, and organizational priorities.

How to Apply

BOF welcomes applications from candidates who would contribute to the diversity of our organization and encourages applications from Black, Indigenous, and racialized people, women, persons with disabilities, and people of diverse sexual orientations, gender identities, and lived experiences.

Accommodation is available upon request for candidates participating in all stages of the recruitment and selection process.

Interested candidates are invited to submit a resume and cover letter as a single PDF file outlining their interest in the role and alignment with BOF’s mission to

[email protected]. Please include REQ-2026-014 in the email subject line.

Closing Date: 23-Nov-2026

We sincerely appreciate all applications and note that only candidates selected for an interview will be contacted directly by the hiring team.

Détails du poste

Titre du poste : Adjoint(e) aux finances et aux opérations

Référence du poste : REQ-2026-014

Statut du poste : Il s’agit d’un poste nouvellement créé

Type d’emploi : Temps plein

Échelle salariale : 65 000 $ à 75 000 $ par année

Lieu de travail : Toronto, Ontario (mode hybride; deux jours par semaine au bureau) Supérieur(e) hiérarchique : Le/la gestionnaire des finances, avec une responsabilité fonctionnelle envers le/la gestionnaire des opérations et des ressources humaines (RH)

Le Fonds de prospérité pour l’avancement des communautés noires (FPACN), un organisme de bienfaisance national voué à la promotion de l’équité pour les Noirs canadiens, est à la recherche d’un(e) professionnel(e) minutieux(se) et très motivé(e) pour occuper le poste nouvellement créé d’adjoint(e) aux finances et aux opérations.

Résumé du poste

Ce poste assure un soutien administratif coordonné pour les fonctions des Finances, des opérations et des RH du FPACN, la coordination opérationnelle connexe étant intégrée dans ces deux domaines. En ce qui concerne les finances, le/la titulaire du poste apporte son soutien au traitement des opérations financières, aux rapprochements et à la production de rapports. Pour les RH et les opérations, il/elle coordonne le recrutement, participe à l’intégration et au départ des employés, veille à la tenue des dossiers confidentiels des employés et assure le suivi des échéances liées aux RH, telles que les périodes d’essai et les formations obligatoires. Le/la candidat(e) retenu(e) devra allier une grande rigueur dans le travail numérique à un jugement sûr, à la discrétion, à un sens du service et à la capacité de gérer des priorités concurrentes dans un environnement collaboratif et axé sur la mission.

Principales responsabilités Finance et comptabilité

• Assurer le soutien des opérations comptables quotidiennes, notamment la gestion des comptes créditeurs, des comptes débiteurs, des écritures au grand livre, de la codification des factures, du suivi des dépenses et de la tenue de registres financiers exacts.
• Appuyer les processus de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle, y compris les rapprochements comptables, la production de rapports financiers, l’analyse, la préparation aux vérifications, la production de rapports réglementaires (pour les organismes de bienfaisance) et la préparation des pièces justificatives.
• Participer au traitement des paiements, notamment en coordonnant les autorisations, en assurant le suivi de l’état des paiements, en envoyant les confirmations de paiement et en effectuant le rapprochement des dépenses liées aux cartes de crédit d’entreprise, des remboursements aux employés et d’autres rapports de dépenses.
• Maintenir et appuyer l’amélioration des procédures et des contrôles financiers en créant et en mettant à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON), la documentation des processus et les guides de flux de travail, tout en repérant les occasions d’améliorer l’efficacité et la précision.
• Fournir un soutien général en matière de finances et de comptabilité et accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.

RH et soutien opérationnel

• Fournir un soutien au recrutement, notamment en publiant les offres d’emploi, en planifiant les entrevues, en préparant le matériel nécessaire aux entrevues et en coordonnant les communications avec les candidats.
• Appuyer l’intégration et le départ des employés en préparant la documentation, en coordonnant les activités d’orientation et en tenant à jour les listes de vérification.
• Tenir à jour des dossiers précis et confidentiels sur les employés, la documentation des RH, les dossiers de formation et les organigrammes, conformément aux politiques du FPACN, aux exigences applicables et aux pratiques de contrôle des documents.
• Assurer le suivi des échéances en matière de RH, notamment les périodes d’essai, les formations obligatoires, les échéanciers de gestion du rendement, les registres de congés et toute autre échéance liée aux RH.
• Coordonner les réunions des RH, les séances de formation du personnel et les initiatives des employés, et rédiger la correspondance et les avis courants des RH en vue de leur révision.
• Appuyer les projets RH, l’administration des politiques, la production de rapports et l’amélioration des processus, ainsi que les activités opérationnelles générales, interfonctionnelles et celles visant les parties prenantes, au besoin.
• Fournir un soutien général en matière de RH et d’opérations, et accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins. Qualifications et expérience
• Études postsecondaires en comptabilité, en RH, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Au moins quatre ans d’expérience pertinente dans un poste combinant des fonctions de comptabilité et de ressources humaines, de gestion de la paie ou d’administration générale des affaires.
• Expérience dans le soutien au recrutement, à l’intégration et au départ des employés, à la gestion des dossiers du personnel, à la coordination de la formation, à la documentation des RH ou à d’autres activités liées au cycle de vie des employés.
• Expérience dans le soutien aux opérations de comptabilité fournisseurs, au traitement des dépenses, aux rapprochements, à la documentation financière ou à la production de rapports.
• Maîtrise approfondie des applications Microsoft, en particulier Microsoft 365 Excel (fonctions RECHERCHEV et SI).
• Une expérience au sein d’un organisme sans but lucratif, caritatif, à impact social ou axé sur la communauté constitue un atout.

Profil du/de la candidat(e)

• Précision financière et souci du détail.
• Excellentes compétences en matière de planification, d’organisation et d’établissement des priorités, grand souci du détail et précision, ainsi qu’un respect rigoureux des protocoles.
• Esprit de collaboration, orientation vers le service et solides compétences interpersonnelles.
• Capacité avérée à fournir un service de haute qualité à diverses parties prenantes, idéalement dans un milieu sans but lucratif.
• Clarté dans la communication écrite et verbale, et capacité à répondre aux attentes des parties prenantes.
• Discrétion, confidentialité et sens des responsabilités.
• Capacité d’adaptation et état d’esprit axé sur l’amélioration continue.
• Engagement envers la mission du FPACN, l’équité et l’impact communautaire durable.

Au sujet du FPACN

Le FPACN est un organisme communautaire dirigé par des Noirs qui se consacre à la lutte contre les effets du racisme anti-Noirs systémique en soutenant des organismes sans but lucratif, des entreprises et des initiatives axées sur les communautés noires, dirigées par des personnes noires et au service de celles-ci, partout au Canada. Le FPACN mobilise des fonds, établit des partenariats et met en place des solutions à long terme qui renforcent les communautés noires et génèrent des retombées économiques et sociales durables.

Environnement de travail

Le FPACN est une organisation axée sur une mission qui prône une culture centrée sur les personnes et accorde une grande importance à votre épanouissement personnel et professionnel, tout en vous permettant de contribuer à notre mission d’impact.

Ce poste hybride est basé à Toronto, en Ontario, et prévoit deux journées de travail au bureau par semaine. Il s’exerce dans un environnement dynamique et collaboratif et peut nécessiter une certaine souplesse ponctuelle pour s’adapter aux réunions, aux événements, aux échéances et aux priorités de l’organisation.

Comment postuler

Le FPACN accueille favorablement les candidatures de personnes susceptibles de contribuer à la diversité de notre organisation et encourage les candidatures de personnes noires, autochtones et racialisées, de femmes, de personnes handicapées, ainsi que de personnes aux orientations sexuelles, identités de genre et expériences de vie diverses.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidats participant à toutes les étapes du processus de recrutement et de sélection.

Les candidats intéressés sont invités à envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation dans un seul fichier PDF, décrivant leur intérêt pour le poste et leur adhésion à la mission du FPACN, à l’adresse [email protected]. Veuillez inclure la référence REQ-2026-014 dans la ligne d’objet de votre courriel.

Date limite de la candidature: 23 novembre 2026

Nous vous remercions sincèrement pour toutes vos candidatures et vous informons que seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés directement par l'équipe chargée du recrutement.