Scheduling Technician

Montfort, c’est l’hôpital universitaire francophone de l’Ontario offrant des soins exemplaires centrés sur la personne et sur nos communautés. Montfort est l’un de six hôpitaux au Canada qui : sont des hôpitaux universitaires ; servent une population générale ; ont des lits de soins intensifs, obstétrique, santé mentale, réadaptation et autres soins aigus ; font partie des 50 meilleurs hôpitaux et des 40 principaux hôpitaux de recherche ; et ont plus d’indicateurs au-dessus de la moyenne qu’en dessous selon l’Institut canadien d’information en santé.

Avec la vision d’une francophonie audacieuse pour des communautés en santé, Montfort vise à : desservir une population grandissante et vieillissante ; accroitre les services en français ; renforcer sa responsabilité sociale ; accroitre l’impact de l’enseignement et de la recherche ; et innover pour être un milieu convoité.

Reconnu avec la plus haute distinction par Agrément Canada quatre fois consécutives, Montfort est le premier hôpital à être désigné hôte francophone à titre d’organisme vedette en pratiques exemplaires (OVPE) par l’Association des infirmières et infirmiers autorisés de l’Ontario.

Votre impact au sein de l’équipe

Sous la responsabilité du ou de la Gestionnaire clinique, Équipe ressource, le titulaire est responsable de l’exécution quotidienne des processus des horaires et de la planification des effectifs basés sur les cibles établies, et ce, en conformité avec les conventions collectives, les règlements, les politiques et les lois en vigueur. Il maximise l’utilisation des outils technologiques pour la communication des quarts de travail vacants à court terme ainsi que la disponibilité du personnel.

Il est proactif dans les remplacements non pourvus pour limiter les interruptions de service et il fait preuve d’agilité dans la résolution des problèmes. Il assure un bon service à la clientèle par une communication efficace, la mise à jour ponctuelle du logiciel d’horaires et par l’exactitude des saisies dans celui-ci.

• Identifier les quarts de travail ouverts à court terme, en examinant le logiciel des horaires et faire l'analyse quotidienne du tableau des ressources;
• Veiller à ce que les quotas de base quotidiens de personnel et la couverture des besoins en compétences spécialisés (ex : forces à l’urgence) soient maintenus;
• Pourvoir les quarts de travail « ouverts » selon les conventions collectives, les politiques/procédures et les lignes directrices établies et déployer le logiciel approprier;
• Traiter les demandes d'accompagnement des patients reçues (ex : surveillance, transport, etc.), conformément aux instructions de la demande;
• Gérer tous les remplacements ponctuels, entre autres en répartissant tous les quarts de travail additionnels selon les règles des conventions collectives et en respectant les quotas établis;
• Assurer la mise à jour des coordonnées des employés et des disponibilités de ces derniers dès que l’information est reçue;
• Répondre à toutes les demandes de congés, d'échanges de quarts de travail, etc. qui auront un impact sur les quarts de travail dans les prochaines 24 heures. Toute demande pouvant être traitée pendant les heures normales de bureau et ayant un impact supérieur à 24 heures doit être partagée avec les spécialistes aux horaires;
• Revoir les quotas établis, appliquer les termes de la convention collective ainsi que les lignes directrices du service de la dotation (horaires) et faire preuve de discernement pour répondre aux demandes de congés et d'échanges de quarts de travail;
• Sélectionner le code de paie approprié pour les heures payées dans le logiciel des horaires;
• S'assurer de l’exactitude des données liées au codage de la paie et à la disponibilité de la documentation appropriée pour résoudre toute question ou éventuel grief concernant les heures payées pour chaque salarié;
• Gérer quotidiennement et rapidement toutes les communications reçues (courriel, téléphone et papier), et identifier les tâches à accomplir pour assurer la continuité du travail aux collègues ou aux coordonnatrices d’activité selon l’heure du départ de l’employé;
• Collaborer à l’intégration et à la formation des nouveaux employés au sein du service de la dotation (horaires);
• Protéger et respecter en tout temps la nature des informations reçues et lors de communication avec les unités de soins.

Profil d’exigences :

Formation et expérience professionnelle

• Détenir un certificat d’études postsecondaires en administration, en ressources humaines ou dans un domaine jugé pertinent au poste;
• Posséder un minimum d’une (1) année d’expérience dans un poste jugé équivalent impliquant la gestion des horaires de travail;
• Posséder une expertise en gestion des horaires de travail;
• Démontrer des connaissances en matière de conventions collectives;
• Posséder des habiletés administratives (Suite Microsoft Office, par ex. : Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint);
• Être apte à communiquer dans les deux langues officielles (français et anglais) à un niveau intermédiaire.

Les atouts qui font une différence

• Posséder de l’expérience en milieu hospitalier.

Les compétences clés que vous mettez à profits

L’Hôpital Montfort reconnaît l’importance d’une approche centrée sur le patient, rendue possible grâce à la collaboration de l’ensemble de ses employés et à l’engagement de chacun à offrir des soins de qualité supérieure. Chaque membre du personnel contribue activement à cette mission par son sens des responsabilités et son souci constant d’excellence.

Pour ce faire, vous possédez les compétences clés suivantes :

• Communications interpersonnelles
• Souci du détail
• Contrôle de soi
• Être organisé(e)
• Savoir s’adapter
• Résolution de problèmes

Déclaration
Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.
Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Équité en matière d’emploi
L’Hôpital Montfort souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Mesures d’adaptation
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au [email protected] dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.
L’Hôpital Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.

Divulgation relative à l’intelligence artificielle
L’Hôpital Montfort pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.

Communication avec les candidats
Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.
Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, l’Hôpital Montfort s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.