Technicien(ne) en administration – Planification horaires et activités de remplacement, secteur centres hospitaliers

***CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DÉTENTEUR D’UN POSTE DES ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC***

Notre organisation de Santé Québec Ouest-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire est à la recherche d’un technicien ou d’une technicienne en administration pour combler un remplacement à temps complet au sein du Service des activités de remplacement des centres hospitaliers (SAR CH).

Votre mandat

Vous assurez la planification, la confection et la gestion administrative des horaires des unités, des services, de l’équipe volante (EV) et de la liste de rappel (LR) desservis par le SAR CH. Vous travaillez en collaboration avec les gestionnaires et les partenaires concernés, dans le respect des conventions collectives, des règles organisationnelles et des décisions transmises.

Vos principales responsabilités

• Confectionner et mettre à jour les horaires des employés des unités et des services, de l’EV et de la LR;

• Codifier les journées travaillées, les absences planifiées, les congés, les vacances, les orientations et les formations;
• Intégrer aux horaires les décisions autorisées concernant les congés, les échanges et les autres modifications;

• Planifier les orientations, les ajouts de départements et les ajustements de disponibilité qui ont un effet sur les horaires;
• Planifier et attribuer les remplacements à moyen et long terme, en collaboration avec les gestionnaires de proximité et selon les règles et processus établis;
• Repérer les besoins qui demeurent non comblés à la sortie des horaires et en assurer le suivi;
• Effectuer les démarches de temps supplémentaire planifié prévues au processus de moyen et long terme;
• Planifier les calendriers de vacances des employés de l’EV et de la LR;
• Assurer les suivis administratifs liés aux disponibilités et aux périodes de probation, et traiter les manques à gagner (MAG);
• Ajuster les horaires selon les informations reçues concernant les accommodements, les retours progressifs, les congés liés au régime ou d’autres situations;
• Soutenir les gestionnaires dans l’analyse technique et le balancement des horaires, des modèles, des canevas et des cahiers de postes;
• Mettre à jour les quotas, les canevas et les renseignements nécessaires à la confection des horaires selon les décisions transmises;
• Repérer les écarts ou les problématiques et les acheminer au gestionnaire ou à l’AGP, selon la situation;
• Maintenir l’exactitude et la mise à jour des données dans Logibec et dans les outils du SAR;
• Répondre aux demandes administratives liées aux horaires et agir comme personne-ressource pour les questions opérationnelles;
• Collaborer avec l’AGP et les partenaires concernés pour les situations complexes;
• Contribuer à l’intégration des nouveaux employés du SAR ainsi qu’à l’amélioration des pratiques, des procédures et des outils de travail;
• Participer aux rencontres d’équipe et aux réunions requises, assurer les communications avec les clients et partenaires, et contribuer à la résolution des problématiques du service;
• Exercer une vigie des activités et veiller au respect des délais, des politiques et des procédures en vigueur;
• Accomplir toute autre tâche à la demande de votre supérieur immédiat, dans votre champ de compétence.

Horaire : du lundi au vendredi de jour de 8h à 16h, en présentiel durant la période d’intégration puis en mode hybride.

La personne recherchée :

• Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou autre discipline appropriée*;

• Doit posséder une bonne connaissance de la Suite Office, notamment Word**, Excel** et Sharepoint (**niveau avancé);

• Est apte à communiquer en français et en anglais**, à l’oral comme à l’écrit;
• Fait preuve d’adaptabilité et sait composer avec les priorités et les échéanciers;
• Possède un excellent sens des responsabilités et de l’organisation;
• Possède un excellent sens du service à la clientèle;
• Démontre de la rigueur dans l’information transmise ;
• Offre un service à la clientèle de qualité et apprécie le travail d’équipe.

Déposez votre candidature sans tarder!

*NB: Tout diplôme obtenu à l’étranger doit avoir fait l’objet d’une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Prière d’inscrire le résultat de l’évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée.

** Le classement sera déterminé par des tests de Word, Excel, français et anglais.