Medical Administrative Assistant - Halifax, NS / Adjoint(e) administratif (-ive) médical(e) – Halifax, Nouvelle-Écosse

Dynamic “MEDICAL ADMINISTRATIVE ASSISTANT” Wanted!

Are you a multitasking master with a passion for healthcare operations? We are looking for a Medical Administrative Assistant to become an integral part of our Commercial team, where your organizational skills help power patient-centered care every single day.

What we offer (and why you’ll love it here!):

• Epic Work-Life Balance: Flexible work options because we value your time and well-being.

• Growth Opportunities: Committed to fostering a culture of growth, where every team, member is encouraged to pursue new skills, expand their knowledge, and advance their careers.
• Vibrant Culture: Over 1,500 team members across Canada and year over year we manage to maintain an overall above industry engagement score by using a monthly pulse survey.
• Attractive Compensation: Competitive salary, incentive program, and comprehensive benefits package.

What & Where: Full-Time, Temporary (12 months) & Halifax, NS

Why BioScript Solutions?

At BioScript, we're not just a company—we're a fast-growing company always putting patients first. Recognized as one of Canada’s Best Managed Companies, we believe in pushing boundaries, setting trends, and creating meaningful experiences that captivate and inspire. Our vibrant team is made up of innovative minds who are passionate about driving success and making an impact. Ready to be a part of this exhilarating journey?

Your Mission:

Patient and Clinic Support – Daily

• Answer phone calls, respond to emails, and monitor chats.
• Assist in locating and scheduling patient appointments.
• Prepare and maintain patient charts, including scanning, uploading, filing, and adding
  photocopied health cards.
• Unpack pharmacy deliveries, verify contents against the Chain of Receipt (COR), place
  medications on ice packs, and have deliveries double-checked by nursing staff.
• Confirm that all required medications for the following week have been received.
• Prepare patient rooms by cleaning equipment, restocking supplies, and setting up materials as
  indicated by the nursing team.
• Confirm all faxes have been successfully sent (for part-time roles: check Mondays and Fridays).
• Complete Adverse Event (AE) documentation as required.
• Complete incident reports related to service complaints or issues.

Operational and Administrative Support – Weekly

• Submit supply orders to maintain adequate inventory.
• Complete reconciliation reports to support clinic tracking and reporting processes.
• Coordinate and book box returns as needed.
• Assemble patient supply kits for the upcoming week.
• Review and monitor patients who are currently on hold.
• Complete required Learning Management System (LMS) training modules.
• Review day-close logs for completion (for part-time roles: check Mondays and Fridays).

Records and Equipment Management – Monthly or As Needed

• Thin charts and process chart returns for archival.
• Coordinate drug returns in accordance with clinic procedures.
• Maintain, track, clean, and manage clinic equipment using the designated portal.
• File new patient orders promptly and update patient profiles and calendars to reflect changes
  (e.g., therapeutic drug monitoring requests).
• Obtain medical clarifications from prescribing providers or relevant contacts as needed.

What You Bring to the Table:

• Education: Post-secondary diploma in Medical Office Administration or equivalent experience.
• Experience: Previous experience in a medical or clinical setting preferred.
• Skills:
  
  • Strong organizational, communication, and time management skills.
  • Ability to handle sensitive information with confidentiality.
  • Proficient with Microsoft Office, electronic medical records (EMR), faxing systems, and
    multi-line phone systems.
  • English proficiency is required for this position to effectively communicate with internal and
    external stakeholders.
  • Bilingualism (French and English) may be required depending on the specific role, location
    and the needs of the organization.

Compensation: At BioScript, your base pay is one part of your total compensation package and is determined within a range. Our pay ranges are based on the local cost of labor benchmarks for each specific role, level, and geographic location.

We're proud to be an equal opportunity employer.As a people-centric organization, we’re committed to fostering a welcoming culture free of discrimination, and to providing a healthy and safe work environment where all team members can thrive as individuals. Through our commitment to diversity, inclusion, belonging, and equity, we strive to provide an accessible workplace, where individuals feel valued, respected, and supported every day.

We are committed to creating an inclusive and accessible work environment across Canada. In accordance with applicable provincial legislation, including Quebec’s Charter of the French Language, this job posting is provided in both French and English when required. For positions based in Quebec, French language proficiency is required to perform day-to-day duties. Bilingualism (French and English) is required for this position to effectively communicate with internal and external stakeholders.

We encourage and accept all applications, however, only candidates selected for interviews will be contacted. Accommodations can be made available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. For inquiries, please email the talent acquisition team at [email protected].

Ready to make your mark? If you’re passionate about transforming ideas into extraordinary results and excited to join a forward-thinking team, we want to hear from you!

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À la recherche d’un(e) ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(-IVE) MÉDICAL(E) dynamique!

La personne qui occupera le rôle d’adjoint(e) administratif(-ive) médical(e) sera appelée à jouer un rôle important dans le soutien administratif de l’équipe des affaires commerciales et à assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. Elle devra fixer les rendez-vous des patients, gérer la documentation et les communications, assurer la coordination des fournitures et réaliser des tâches de bureau générales en vue d’appuyer la prestation de soins aux patients.

À la recherche d’un(e) ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(-IVE) MÉDICAL(E) dynamique!

Vous adorez jongler avec plusieurs tâches à la fois? Le domaine des soins de santé vous passionne? Nous sommes à la recherche d’une personne qui souhaite occuper le poste d’adjoint(e) administratif(-ive) médical(e), qui deviendra une partie intégrale de l’équipe des affaires commerciales, et dont les compétences organisationnelles permettront d’offrir des soins axés sur les patientes et patients tous les jours.

Ce que nous offrons (et ce qui fera que vous aimerez travailler avec nous!)

• Excellent équilibre travail-vie personnelle : nous offrons des modalités de travail flexibles, car votre temps et votre bien-être sont importants pour nous.

• Possibilités de croissance : nous nous engageons à favoriser une culture axée sur la croissance qui permet à tous les membres de l’équipe d’acquérir de nouvelles compétences, d’approfondir leurs connaissances, et de progresser dans leur carrière.
• Culture dynamique : nous comptons plus de 1 500 membres de l’équipe dans tout le Canada, et année après année, nous parvenons à maintenir des résultats globaux supérieurs à la moyenne de l’industrie en matière d’engagement, mesurés à l’aide d’un sondage éclair mensuel.
• Rémunération attrayante : nous offrons des salaires concurrentiels, un programme d’incitation au rendement et des avantages sociaux complets.

Détails et lieu de l’emploi : Poste à temps plein, temporaire (12 mois), à Halifax, N.-É.

Pourquoi choisir BioScript Solutions?

BioScript n’est pas qu’une simple entreprise; elle est une entreprise en forte croissance qui accorde toujours la priorité aux patients. Elle est également reconnue comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada, et nous croyons qu’il est important de repousser les limites, d’établir des tendances et de créer des expériences captivantes et inspirantes. Notre équipe dynamique est composée de personnes innovatrices qui ont une passion pour le succès et qui souhaitent faire bouger les choses. Pourquoi ne pas vous joindre à nous dans notre aventure exaltante?

Votre mission

Soutien aux patients et à la clinique – au quotidien

• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et surveiller les clavardages.
• Trouver et fixer des rendez-vous pour les patients.
• Préparer et garder à jour les dossiers patients; numériser, téléverser, classer, et ajouter des cartes santé photocopiées.
• Dépaqueter les livraisons aux pharmacies, vérifier le contenu en fonction de la chaîne de livraison, poser les médicaments sur des sacs réfrigérants, et assurer que le personnel infirmier vérifie les livraisons.
• Confirmer que tous les médicaments nécessaires de la semaine prochaine ont été reçus.
• Préparer les salles des patients, c’est-à-dire nettoyer l’équipement, réapprovisionner les stocks et disposer du matériel conformément aux consignes du personnel infirmier.
• Confirmer que toutes les télécopies ont été envoyées avec succès (pour les rôles à temps partiel, confirmer ceci les lundis et les vendredis).
• Remplir la documentation en matière d’effets indésirables au besoin.
• Remplir les rapports d’incidents en lien avec les plaintes et les problèmes quant au service.

Soutien opérationnel et administratif – hebdomadaire

• Passer des commandes de fournitures pour que les stocks soient bien remplis.
• Remplir les rapports de rapprochement pour appuyer les mesures de suivi et les processus de production de rapports de la clinique.
• Coordonner le retour des boîtes au besoin.
• Assembler les trousses de fournitures pour les patients de la semaine à venir.
• Assurer le suivi auprès des patients en cours d’attente.
• Suivre les formations requises dans le système de gestion de l’apprentissage.
• Assurer que tous les rapports de fin de journée ont été remplis (pour les rôles à temps partiel, confirmer ceci les lundis et les vendredis).

Gestion des rapports et de l’équipement – mensuel ou au besoin

• Archiver les dossiers réduits et les retours de dossiers.
• Coordonner le retour de médicaments conformément aux procédures de la clinique.
• Maintenir, suivre, nettoyer et gérer l’équipement clinique à l’aide du portail désigné.
• Classer rapidement les nouvelles ordonnances des patients et mettre à jour les dossiers patients et les calendriers pour que ceux-ci affichent les changements (p. ex., demandes de surveillance thérapeutique du médicament).
• Obtenir des autorisations médicales de la part des fournisseurs prescripteurs ou des personnes pertinentes au besoin.

L’expérience que vous apportez

• Études
• Avoir un diplôme d’études postsecondaires en administration médicale ou l’équivalent.
• Expérience
• Avoir de l’expérience dans un environnement médical ou clinique est un atout.
• Aptitudes
• Posséder d’excellentes compétences en organisation, en communication en gestion du temps.
• Être capable de gérer de l’information de nature délicate en faisant preuve de confidentialité.
• Avoir une excellente maîtrise de Microsoft Office, des dossiers médicaux électroniques, des télécopieurs et des systèmes téléphoniques à plusieurs lignes.
• Avoir une bonne maîtrise de l’anglais est nécessaire dans le cadre de ce poste afin de communiquer efficacement avec les parties prenantes internes et externes.
• Être bilingue (français et anglais) peut être nécessaire selon le rôle, l’emplacement et les besoins précis de l’entreprise.
  
  

Rémunération : Chez BioScript, votre salaire de base ne constitue qu’une partie de votre rémunération totale et est déterminé en fonction d’une échelle. Nos échelles salariales sont calculées selon les valeurs de référence locales en matière de coût de la main-d’œuvre propre à chaque poste, chaque niveau de poste et chaque emplacement géographique.

C’est une fierté d’être un employeur favorable à l’égalité professionnelle. En tant qu’entreprise centrée sur les personnes, BioScript croit foncièrement à l’importance de favoriser une culture accueillante exempte de discrimination et de fournir un lieu de travail sain et sûr où l’ensemble des membres de l’équipe peuvent exprimer leur individualité. Grâce à notre engagement à la diversité, l’inclusion, l’appartenance et l’équité, nous sommes déterminés à fournir un milieu de travail où chaque personne se sent appréciée, respectée et soutenue chaque jour.

Nous nous engageons à créer un environnement inclusif et respectueux dans l’ensemble du Canada. Conformément aux lois provinciales applicables, y compris la Charte de la langue française du Québec, l’affichage du présent poste est publié en français et en anglais, le cas échéant. Pour les postes au Québec, la maîtrise du français est nécessaire afin d’effectuer les tâches quotidiennes.

Nous encourageons et acceptons toutes les candidatures; toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature a été retenue pour une entrevue. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidates et candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Si vous avez des demandes, veuillez envoyer un courriel à l’équipe d’attraction de talents à [email protected].

Laissez votre marque! Si transformer vos idées en résultats extraordinaires vous passionne, et si vous joindre à une équipe tournée vers l’avenir vous réjouit, nous aimerions recevoir votre candidature!

#INDA

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