Adjoint administratif/Adjointe administratif

À propos de l’organisation

Notre client est une organisation syndicale canadienne d’envergure nationale qui représente des travailleuses et travailleurs de plusieurs secteurs d’activité. Elle œuvre notamment à promouvoir l’équité, la sécurité et de justes conditions de travail pour ses membres.

Sommaire du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ive), relevant de la direction exécutive et en soutien aux directions des communications et de la recherche, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif complet afin de contribuer au bon fonctionnement des deux départements. Elle prend en charge diverses tâches administratives et collabore étroitement avec l’équipe pour assurer le suivi efficace des activités et le respect des échéances.

Responsabilités principales

• Fournir un soutien administratif quotidien aux départements des communications et de la recherche.
• Soutenir la coordination et le suivi des projets, des documents et des activités des deux équipes.
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents, correspondances, tableaux et autres outils administratifs.
• Gérer les priorités et assurer le suivi des échéances dans un environnement où plusieurs demandes peuvent être traitées simultanément.
• Utiliser les outils bureautiques et les plateformes numériques nécessaires au bon déroulement des activités, notamment les médias sociaux lorsque requis.
• Collaborer avec les collègues et contribuer à l’efficacité générale des opérations.
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Formation en administration ou en secrétariat, ou expérience pertinente équivalente.
• Expérience en soutien administratif à des projets de communications et/ou de recherche; une expérience dans le secteur sans but lucratif constitue un atout.
• Connaissance du rôle, des objectifs et des activités du milieu syndical, ainsi qu’une adhésion aux principes syndicaux et d’équité.
• Très bonne maîtrise de Word et aisance avec Windows, le courrier électronique, les chiffriers (Excel idéalement) et les bases de données.
• Excellentes aptitudes de communication en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Autonomie, sens de l’organisation et capacité à établir les priorités et à respecter des échéances serrées.
• Esprit d’équipe, jugement professionnel et capacité à collaborer avec différents intervenants.

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur CV : [email protected] et une lettre de présentation. L’identité de l’employeur sera communiquée aux candidatures retenues à l’étape appropriée du processus.

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About the organization

Our client is a national Canadian labour organization representing workers across a range of industries. Its work focuses on promoting equity, security and fair working conditions for its members.

Position summary

We are looking for Administrative Assistant reporting to the executive leadership and supporting the Communications and Research directors, the Administrative Assistant provides comprehensive administrative support to help both departments operate efficiently. The successful candidate will manage a variety of administrative tasks and work collaboratively with the team to support activities and meet deadlines.

Key responsibilities

• Provide day-to-day administrative support to the Communications and Research departments.
• Assist with the coordination and follow-up of projects, documents and departmental activities.
• Prepare, format and proofread documents, correspondence, spreadsheets and other administrative materials.
• Organize priorities and track deadlines in an environment with multiple competing requests.
• Use office software and digital platforms to support departmental activities, including social media when required.
• Collaborate with colleagues and contribute to the overall efficiency of operations.
• Any other related duties as required.

Qualifications

• Education in administration or secretarial studies, or equivalent relevant experience.
• Experience providing administrative support for communications and/or research projects; non-profit experience is an asset.
• Knowledge of the role, objectives and activities of the labour movement, with a commitment to union and equity principles.
• Strong Word skills and comfort with Windows, email, spreadsheets (Excel preferred) and database software.
• Excellent spoken and written communication skills in both English and French.
• Ability to work independently, organize tasks, set priorities and meet tight deadlines.
• Strong teamwork and collaboration skills, with sound professional judgment.

How to apply

Interested candidates are invited to submit a resume and cover letter to : [email protected]. The employer’s identity will be shared with shortlisted candidates at the appropriate stage of the process.