Adjoint(e) exécutif (-ive) à la direction générale

Profil du poste

Titre du poste:

Adjoint(e) exécutif (-ive) à la direction générale

Service:

Direction générale

Relève de:

Directeur général

Horaire de travail:

35 heures / semaine

Niveau:

Poste cadre

Échelon d’entrée:

À déterminer selon les qualifications et l’expérience

Entrée en poste :

Dès que possible

Sommaire du poste

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste joue un rôle de premier plan dans la réalisation des priorités stratégiques et organisationnelles de l’Office municipal d’habitation de Laval. Elle se joint à une organisation en transformation, portée par une mission sociale essentielle et par des projets qui auront un impact concret sur les milieux de vie, les services et la performance organisationnelle.

Ce rôle s’adresse à une personne qui souhaite être au cœur de l’action, contribuer aux décisions importantes et faire avancer des dossiers qui comptent. Véritable partenaire d’affaires de la direction générale, elle prend en charge des mandats corporatifs complexes, coordonne des initiatives transversales et assure le suivi de projets impliquant plusieurs directions, partenaires et parties prenantes.

Par son jugement, son leadership d’influence et sa capacité à mobiliser les bonnes collaborations, elle transforme les orientations en plans d’action concrets, structure les travaux, anticipe les enjeux et veille à l’atteinte des résultats attendus. Elle agit comme levier d’exécution auprès de la direction générale et contribue directement à renforcer les pratiques, les processus et les outils de gestion.

La personne recherchée trouvera dans ce poste un espace réel pour exercer son initiative, mettre son sens de l’organisation au service de projets porteurs et influencer positivement le développement de l’organisation. C’est une occasion de contribuer de près à la direction d’un organisme en croissance, dans un rôle stratégique où l’analyse, l’action et la livraison de résultats se rencontrent.

Principales responsabilités

*Les tâches inscrites ci-dessous sont présentées à titre indicatif seulement. Elles ne sont pas constitutives du poste.

Réalisation de mandats stratégiques et corporatifs

· Prendre en charge des mandats confiés par la direction générale et en assurer la réalisation;

· Analyser des problématiques organisationnelles et proposer des solutions concrètes;

· Réaliser des études, des analyses et des recommandations soutenant la prise de décision;

· Élaborer des plans d’action et coordonner leur mise en œuvre;

· Assurer un suivi rigoureux des livrables, des échéanciers et des résultats attendus.

Coordination de dossiers transversaux

· Piloter des dossiers impliquant plusieurs directions ou partenaires;

· Mobiliser les intervenants nécessaires à la réalisation des mandats;

· Assurer l’arrimage des actions entre les différentes directions;

· Identifier les obstacles à l’avancement des projets et mettre en place des mesures correctives;

· Assurer la circulation de l’information stratégique nécessaire à la réalisation des objectifs.

Soutien à la prise de décision

· Préparer des analyses et des dossiers stratégiques pour la direction générale;

· Produire des sommaires décisionnels destinés au conseil d’administration;

· Élaborer des tableaux de bord et des outils de suivi de gestion;

· Évaluer les impacts organisationnels, financiers ou opérationnels des projets et recommandations;

· Formuler des avis permettant d’éclairer les décisions de gestion.

Gouvernance de gestion et suivi organisationnel

· Coordonner les travaux du comité de direction, du comité de gestion et de certains comités de travail interne;

· Assurer le suivi des décisions, des engagements et des priorités découlant de ces instances;

· Maintenir des mécanismes de contrôle permettant de mesurer l’avancement des dossiers organisationnels;

· Appuyer la direction générale dans le maintien d’une gestion efficace et orientée vers les résultats.

Soutien aux directions

· Offrir un soutien aux directions dans des dossiers corporatifs ou transversaux;

· Accompagner les directions dans la préparation de documents d’analyse, de présentations ou de dossiers décisionnels;

· Contribuer à des groupes de travail, comités ad hoc ou projets spécifiques;

· Participer à l'optimisation des pratiques, des processus et des outils de gestion dans une perspective d'amélioration continue;

· Effectuer toute autre tâche connexe reliée aux objectifs de la direction générale.

Profil des compétences et qualifications requises

Formation / Expérience / Certification

Diplôme universitaire dans une discipline pertinente à la fonction;

Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(-ive) à la direction générale, de coordination stratégique, de gestion de projets ou de soutien à la haute direction;

Expérience significative dans la prise en charge de dossiers complexes impliquant plusieurs intervenants;

Expérience dans la préparation d’analyses, de recommandations, de présentations ou de sommaires décisionnels;

Expérience dans le domaine de l'habitation sociale et abordable, le milieu municipal ou parapublic constitue un atout.

Connaissances

Excellente maîtrise du français écrit et grande capacité de synthèse;

Bonne compréhension des mécanismes de gouvernance, de gestion interne et de prise de décision;

Aisance avec la suite Microsoft 365, notamment Teams, SharePoint, Lists et les outils de suivi;

Connaissance des principes de gestion de projets, d’amélioration continue ou de gestion du changement;

Connaissance du milieu de l’habitation sociale et communautaire, un atout.

Compétences et aptitudes requises

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons une personne capable de prendre en charge des dossiers organisationnels, de coordonner des intervenants, d’exercer un leadership d’influence et de transformer des orientations en résultats concrets.

La personne recherchée est reconnue pour sa capacité à faire avancer les projets, à naviguer dans des enjeux complexes et à maintenir le cap jusqu’à la livraison des livrables attendus.

Elle est à l’aise autant dans l’analyse que dans l’action et cherche un rôle lui permettant d’avoir un impact direct sur la performance et le développement de l’organisation.

Compétences et aptitudes requises

Orientation marquée vers l’action, les résultats et la livraison de livrables de qualité;

Autonomie, jugement professionnel, rigueur et sens des responsabilités;

Capacité à exercer un leadership d'influence et à susciter la collaboration, sans autorité hiérarchique.

Excellentes habiletés de coordination, de planification et de gestion des priorités;

Forte capacité d’analyse, de synthèse, de rédaction et de vulgarisation;

Sens politique, discrétion et capacité à traiter des informations stratégiques et sensibles;

Excellentes habiletés relationnelles, diplomatie et capacité à mobiliser les collaborations;

Esprit d'initiative, proactivité et capacité à résoudre des problématiques complexes;

Adaptabilité dans un environnement dynamique comportant plusieurs dossiers simultanés.

Pourquoi faire carrière chez l’Office

Vous souhaitez contribuer concrètement à la mission du logement social et abordable, au sein d’une organisation en développement et près de ses milieux de vie? OMH Laval offre un environnement de travail où les mandats ont un impact réel sur les services, les projets et la qualité de gestion de l’organisation.

Ce poste s’adresse à une personne qui veut travailler au cœur des dossiers, contribuer à l’avancement des priorités organisationnelles et soutenir la direction générale dans la transformation des orientations en résultats concrets.

Ce que nous offrons

ü Un horaire de 35 heures par semaine;

ü Un horaire d’été pour finir à midi le vendredi;

ü Deux (2) semaines de congés pour le temps des fêtes;

ü Quatre (4) semaines de vacances après un an;

ü Des assurances collectives après trois (3) mois travaillés;

ü Un régime de retraite compétitif avec contribution de l’employeur;

ü L’accès à des repas complets à prix avantageux;

ü Des événements d’entreprise plusieurs fois dans l’année;

ü De nombreux congés payés, l’assurance dentaire, l’assurance vision, un programme d’aide aux employés et l’accès à la télémédecine.