Adjointe.e de projet construction - Project Administrator Construction

ADJOINT.E DE PROJET - CONSTRUCTION

Chez Scalia, bâtir intelligemment fait partie de notre ADN. Pour nous, ça veut dire rester à l’écoute des besoins de nos clients, viser la qualité dans chaque détail et chercher constamment de meilleures façons de faire. Entreprise montréalaise en immobilier et en construction, nous développons, construisons et gérons un portefeuille immobilier diversifié, avec une ambition claire : bâtir des communautés et réinventer les quartiers, un projet à la fois.

Nous sommes à la recherche d’un.e Adjoint.e de projet pour se joindre à l’équipe de Westwalk Anjou, un projet résidentiel d’envergure. Basé directement au chantier, vous serez la plaque tournante de l’information entre l’équipe interne, les professionnels et les sous-traitants. C’est grâce à vous que tout le monde travaille avec les bons documents, au bon moment. Sur un chantier, la différence se fait souvent dans les détails, et c’est exactement là que vous brillerez.

RESPONSABILITÉS

Gestion documentaire et suivi technique

• Gérer, classer et tenir à jour la documentation du projet.
• Assurer le suivi des dessins d’atelier, directives, plans et rapport et relancer les sous-traitants et les professionnels au besoin.
• Maintenir à jour la publication et la révision des plans et devis, et assurer la distribution différentes personnes impliquées.

Contrats, achats et changements

• Préparer les contrats et sous-contrats et en faire le suivi jusqu’à leur signature.
• Préparer les bons de commande et les ordres de changement, obtenir les approbations et les diffuser.

Communication et coordination

• Rédiger les communications du projet (courriels, demandes d’information, comptes rendus, etc.) et fournir un soutien à la préparation des documents de synthèse du site;
• Rédiger et transmettre les procès-verbaux des réunions de chantier.
• Mettre en page les échéanciers, demandes de permis, tableaux de suivi, etc.

Soutien au chantier et clôture de projet

• Soutenir la mobilisation et la démobilisation des fournitures et services de chantier.
• Archiver le projet en y intégrant les documents du surintendant et de l’agent de prévention.
• Contribuer à diverses tâches connexes liées au bon déroulement du chantier.

LE CANDIDAT

• Une expérience progressive en tant qu’Adjoint de projet en construction est recherchée.
• Intérêt marqué pour la construction et facilité à apprendre ses principes, ses devis et ses procédures.
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs suivis en parallèle.
• Approche proactive et orientée vers les solutions.
• Capacité à établir et à maintenir de bonnes relations de travail avec les parties prenantes.
• Connaissance pratique de la suite Microsoft Office, Procore serait un atout.
• Forte aptitude à adopter de nouvelles technologies;
• Excellentes communications orales et écrites en français. L’anglais serait un atout.

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif.
Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment,

en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites.
Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture

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PROJECT ADMINISTRATOR - CONSTRUCTION

At Scalia, building smarter is part of our DNA. To us, that means listening closely to our clients’ needs, striving for quality in every detail, and constantly looking for better ways to do things. As a Montreal-based real estate and construction company, we develop, build, and manage a diversified real estate portfolio, with a clear ambition: building communities and reinventing neighbourhoods, one project at a time.

We are looking for a Project Administrator to join the team at Westwalk Anjou, a large-scale residential project. Based directly on site, you will be the central hub of information between the internal team, professionals, and subcontractors. Thanks to you, everyone works with the right documents at the right time. On a construction site, the difference is often in the details, and that’s exactly where you’ll shine.

RESPONSIBILITIES

Document Management and Technical Follow-up

• Manage, file, and maintain project documentation.
• Track shop drawings, directives, plans, and reports, and follow up with subcontractors and professionals as needed.
• Keep plans and specifications issuance and revisions up to date and ensure their distribution to all parties involved.

Contracts, Purchasing, and Changes

• Prepare contracts and subcontracts and follow up until they are signed.
• Prepare purchase orders and change orders, obtain approvals, and distribute them.

Communication and Coordination

• Draft project communications (emails, requests for information, meeting notes, etc.) and support the preparation of site summary documents.
• Draft and distribute site meeting minutes.
• Format schedules, permit applications, tracking sheets, etc.

Site Support and Project Closeout

• Support the mobilization and demobilization of site supplies and services.
• Archive the project, including documents provided by the superintendent and the prevention officer.
• Contribute to various related tasks supporting smooth site operations.

THE CANDIDATE

• Progressive experience as a Project Administrator in construction.
• Strong interest in construction and the ability to quickly learn its principles, specifications, and procedures.
• Strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple follow-ups simultaneously.
• Proactive, solution-oriented approach.
• Ability to build and maintain strong working relationships with stakeholders.
• Working knowledge of the Microsoft Office suite; Procore is an asset.
• Strong aptitude for adopting new technologies.
• Excellent oral and written communication skills in French. English is an asset.

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.

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