Adjointe ou adjoint au secrétariat général - Hybride

Adjoint(e) administratif(ve) – Secrétariat général et gouvernance

Lieu : Montréal - Est à Anjou
Mode de travail : Hybride (minimum de 2 jours en présence)
Type d’emploi : Permanent – 35 heures par semaine
Salaire : Entre 55 000 $ et 65 000 $ par année
Date d’entrée en poste : Dès que possible

À propos du poste
Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse et organisée pour assurer l’ensemble des opérations reliées aux activités du secrétariat général d’un ordre professionnel situé à Montréal - Est à Anjou.

Sous la supervision de la directrice générale adjointe et secrétaire de l’Ordre, vous assisterez la direction générale, assurerez la gestion administrative du Tableau des membres et effectuerez le suivi des demandes et déclarations soumises en vertu du Code des professions et de ses règlements. Vous apporterez également un soutien clé aux activités du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités statutaires.

Avantages
Avantages offerts:

Poste permanent à raison de 35 heures par semaine ;

Flexibilité du mode hybride (minimum de 2 jours par semaine au bureau de Montréal - Est à Anjou) ;

Rémunération située entre 55 000 $ et 65 000 $ selon l’expérience ;

Programme complet d’assurances collectives ;

Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif.

Responsabilités
1. Gestion du Tableau des membres et de la base de données (mises à jour, support et maintenance)

Coordonner les opérations liées au renouvellement de l’inscription annuelle ;

Vérifier les incohérences au Tableau des membres et effectuer les redressements de données nécessaires ;

Consolider les données relatives au secrétariat général pour le rapport annuel ;

Produire et soumettre des données statistiques tirées du Tableau des membres pour les besoins internes ou externes ;

Soutenir la direction dans la réalisation de projets de développement et en assurer les suivis administratifs.

2. Traitement des dossiers réglementaires

Assurer le traitement des demandes et déclarations particulières relevant du secrétariat général (divulgations de réclamation, décisions judiciaires, etc.).

3. Soutien à la gouvernance (conseil d’administration, comité exécutif et comités statutaires)

Rédiger et réviser divers documents officiels (correspondances, présentations, rapports) ;

Rédiger les procès-verbaux des réunions du comité exécutif, du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle (AGA) et des comités statutaires ;

Collaborer à la rédaction des projets de résolutions des séances du comité exécutif et du conseil d’administration ;

Assurer l’envoi de communications destinées à l’ensemble des membres en collaboration avec la Direction des communications ;

Réaliser les opérations liées à l’organisation de l’assemblée générale annuelle et au processus d’élection des administratrices et administrateurs élus, en collaboration avec les directions concernées.

4. Soutien administratif général

Assurer à l’occasion le remplacement à la réception.

Qualifications
Expérience et compétences techniques :

Entre 5 et 10 années d’expérience pertinente en secrétariat ou soutien à la gouvernance ;

Excellente maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et bonnes aptitudes de rédaction ;

Expérience confirmée en rédaction de procès-verbaux ;

Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office 365 (incluant SharePoint, Teams et Excel avancé) ;

Aisance avec les bases de données et facilité à apprendre de nouveaux systèmes informatiques ;

Connaissance des outils de planification et de coordination (p. ex. : Monday, Doodle, Outlook) ;

Expérience en extraction de données à des fins statistiques (un atout).

Sommaire
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