Admin Coordinator, Contract Services and Procurement

Administrative Coordinator, Contract Services & Procurement
Legal Affairs & Risk Management
Permanent

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Manager of Contract Services & Procurement, the Administrative Coordinator is responsible for end-to-end support for the Contract Services & Procurement team; including calendar management, contract administration, project support, procurement and Insurance coordination.

Here’s an insight into your typical day-to-day:
• Contract Administration: Processes Royal College template vendor contract/agreement requests in accordance with internal workflow to reduce risks to the organization.
• Supports the contract intake and lifecycle workflow in the contract management system to ensure timely, low-risk contract processing across the unit
• Works closely with and provides administrative support to the Program Coordinator on contract management activities.
• Supports Program Coordinator and Manager with internal unit projects or initiatives to ensure all parties involved are aware of initiatives and what is required from them.
• Establishes and maintains project repositories, and/or Teams sites, to keep track of all relevant project files and to ensure relevant project documentation is maintained throughout the length of the project.
• Provides input and review to creating project timelines for approval.
• Acts as main point of contact and super user for Contract Services and Procurement (CSP) system and ensure the unit can leverage system features to enhance service delivery.
• Prepares and formats procurement documents and drafts, maintains procurement and contract records, and proofreads for accuracy, formatting, and consistency.
• During RFI, RFP, and other procurement processes, monitors shared inboxes, flags and routes vendor emails and questions, and help coordinate timelines and follow-ups, so processes stay on track.
• Provides administrative support to the unit's insurance and risk activities.
• Administers certificate of insurance requests, tracks policy renewals.

Does this sound like you?
• Post-secondary study in related fields such as law, procurement, supply chain, or business.
• Minimum of 3 years of related administrative or coordination experience
• Demonstrated proficiency in fluent written and spoken English is required.
• This is a hybrid work environment which provides flexibility to work from home and onsite. Onsite presence will be required and based on leadership discretion.
• Asset: Relevant training or certification in procurement, contract administration, records management, or risk and insurance support
• Asset: Experience working in contract administration, procurement or risk management

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by November 18, 2026

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 3 years.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact [email protected]

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Salary ranges from $51,617.00 to $64,573.00

---------

Coordonnatrice ou coordonnateur administratif, Services des contrats et approvisionnement
Affaires juridiques et gestion du risque
Poste permanent

Vous aimez coordonner des priorités multiples et veiller au bon déroulement des processus? La création de structures, le soutien aux équipes et la gestion rigoureuse et efficace des contrats, des projets et des activités d’approvisionnement sont autant de responsabilités qui vous allument? Vous vous épanouissez dans un milieu dynamique où le souci du détail, le sens de l’organisation et l’esprit d’équipe sont indispensables? Si c’est le cas, nous avons un poste qui pourrait vous intéresser! Date limite : 18 novembre 2026.

Le Collège royal compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est une organisation d’envergure nationale sans but lucratif créée en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Sous la responsabilité du ou de la gestionnaire, Services des contrats et approvisionnement, vous assurerez le soutien complet de l’équipe des Services des contrats et approvisionnement, notamment en ce qui concerne la gestion des calendriers, l’administration des contrats, le soutien aux projets, l’approvisionnement et la coordination des activités liées aux assurances.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Administration de contrats : Traiter les demandes relatives aux contrats et aux ententes types du Collège royal conformément aux processus internes établis afin de réduire les risques pour l’organisation.
• Soutenir le processus de réception et le cycle de vie des contrats dans le système de gestion des contrats afin d’assurer le traitement opportun et à faible risque des contrats dans l’ensemble de l’unité.
• Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice ou le coordonnateur de programme et lui fournir un soutien administratif pour les activités de gestion des contrats.
• Soutenir la coordonnatrice ou le coordonnateur de programme et le ou la gestionnaire dans le cadre de projets et d’initiatives internes de l’unité pour veiller à ce que toutes les parties prenantes soient bien informées des initiatives et des attentes qui les concernent.
• Mettre en place et tenir à jour des dépôts de projet et/ou des sites Teams afin d’assurer le suivi de tous les fichiers pertinents et de veiller à la conservation de la documentation tout au long des projets.
• Contribuer à l’élaboration et à la révision des échéanciers de projet en vue de leur approbation.
• Agir à titre de personne-ressource principale et de super-utilisateur ou super-utilisatrice pour le système des Services des contrats et approvisionnement, et veiller à ce que l’unité tire pleinement parti de ces fonctionnalités afin d’améliorer la prestation des services.
• Préparer et mettre en forme les documents et ébauches liés aux processus d’approvisionnement, tenir à jour les dossiers d’approvisionnement et de contrats, et corriger les documents afin d’en assurer l’exactitude et l’uniformité.
• Dans le cadre des demandes d’information, demandes de propositions et autres processus d’approvisionnement, surveiller les boîtes de réception partagées, repérer les courriels et les questions des fournisseurs et les acheminer aux personnes concernées, et contribuer à la coordination des échéanciers et des suivis afin d’assurer le bon déroulement des processus.
• Offrir un soutien administratif dans le cadre des activités de l’unité en lien avec les assurances et la gestion des risques.
• Gérer les demandes de certificat d’assurance et assurer le suivi des renouvellements de polices.

Ce profil vous correspond?
• Études postsecondaires dans un domaine connexe (droit, approvisionnement, gestion des chaînes d’approvisionnement ou administration des affaires).
• Au moins trois ans d’expérience pertinente en administration ou en coordination.
• Maîtrise manifeste de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Ce poste s’inscrit dans un modèle de travail hybride offrant la possibilité de travailler à la fois à la maison et au bureau. Une présence sur place sera toutefois requise selon les besoins déterminés par la direction.
• Atout : Formation ou certification pertinente en approvisionnement, en administration de contrats, en gestion de dossiers ou en soutien dans le domaine de l’assurance ou de la gestion des risques.
• Atout : Expérience de travail en administration de contrats, en approvisionnement ou en gestion des risques.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 18 novembre 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2ELGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant trois ans.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse [email protected].

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 4 – Salaire de 51 617 $ à 64 573 $