Administratrice principale, administrateur principal, carrière et emplois

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste temporaire

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

7

Famille D’emplois

Carrière et emploi

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, COOP, Opérations du service de placement

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/22

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/02

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68,149.00 - $86,083.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste

Coordonner et gérer les tâches liées aux entrevues COOP ainsi qu’au classement et au jumelage des étudiantes et étudiants avec divers emplois, conformément aux politiques et aux règlements du régime COOP, afin que l’Université d’Ottawa demeure un partenaire de choix en matière d’apprentissage expérientiel.

Agir à titre d’ambassadrice ou d’ambassadeur de l’Université d’Ottawa auprès des employeurs potentiels et actuels afin de promouvoir l’image de l’Université et du régime COOP, en offrant un service courtois, rapide et précis aux étudiantes et étudiants ainsi qu’aux employeurs des secteurs public, parapublic, privé et sans but lucratif.

Dans Ce Role, Vous Aurez Les Responsabilités Suivantes

Coordination des placements

• Superviser et coordonner tous les aspects du processus d’entrevue COOP chaque trimestre, en anticipant et en coordonnant les besoins liés aux entrevues pour les stages à venir et en cours. Coordonner les processus d’entrevue, de classement et de jumelage.
• Analyser et gérer tous les aspects liés à la gestion des offres d’emploi et aux exceptions concernant les entrevues, notamment les demandes conflictuelles et les échéances serrées. Veiller à ce que les différents formulaires soumis soient analysés et dûment remplis, et que les renseignements fournis soient exacts.
• Interpréter, communiquer et faire respecter les politiques et les règlements du régime COOP qui ont une incidence sur le processus de placement des employeurs et des étudiantes et étudiants.
  
  

Gestion des programmes et du portefeuille

• Évaluer l’admissibilité des personnes candidates aux offres d’emploi du Régime travail-études et aux stages de huit mois en fonction de leur programme d’études. Collaborer avec le Service de l’aide financière et des bourses afin de déterminer l’admissibilité des étudiantes et étudiants au Régime travail-études pour les emplois COOP. Déterminer l’admissibilité aux bourses internationales et transmettre les renseignements au Service de l’aide financière et des bourses ainsi qu’au Bureau international.
• Participer activement aux réunions de suivi afin de discuter des stratégies de placement et des plans d’action visant à favoriser la réussite des étudiantes et étudiants.
• Élaborer et tenir à jour la documentation sur les procédures afin d’assurer une prestation uniforme des services à la clientèle. Fournir de la rétroaction et collaborer de façon proactive avec la direction aux améliorations nécessaires des processus.
  
  

Gestion des comptes

• Interagir avec différents groupes de clients en accueillant, en orientant et en renseignant les étudiantes et étudiants, les employeurs et les membres du corps professoral, tout en leur offrant des conseils et de l’accompagnement sur le processus de placement COOP. Tenir à jour la base de données et les différents dossiers en consignant toutes les interactions dans le système de gestion de la relation client (GRC).
• Aider les coordonnatrices et coordonnateurs du régime COOP à effectuer les évaluations de mi-stage et de fin de stage.
  
  

Développement des affaires

• Établir des relations avec les employeurs afin d’obtenir de nouvelles offres d’emploi et de gérer les possibilités existantes. Cogérer le processus de suivi des demandes de planification en attente afin d’inciter les employeurs à rencontrer les étudiantes et étudiants en entrevue et à soumettre rapidement leurs offres d’emploi.
  
  

Rayonnement, réseautage et gestion des connaissances

• Remplacer temporairement la conseillère ou le conseiller junior du régime COOP ou partager certaines de ses responsabilités, notamment la saisie de données dans uoCampus et le triage des courriels, selon les besoins, en plus de réaliser des projets spéciaux.
• Former les nouvelles coordonnatrices et les nouveaux coordonnateurs des opérations de placement ainsi que les agentes et agents juniors de développement des affaires sur les principales responsabilités liées à leurs fonctions.
  
  

Ce Que Vous Apportez

• Baccalauréat en administration, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes.
• Au moins deux années d’expérience démontrée dans un rôle de service à la clientèle à titre de personne-ressource.
• Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.
• Connaissance des programmes d’études postsecondaires ainsi que des services et de la structure universitaires.
• Connaissance et expérience de l’interprétation, de la communication et de l’application de procédures, de politiques et de méthodes.
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des échéances serrées dans un environnement au rythme rapide, tout en faisant preuve d’une grande exactitude et d’un excellent souci du détail.
• Bonnes aptitudes en négociation et capacité à faire preuve de tact et de diplomatie.
• Capacité à établir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes.
• Expérience et connaissance des systèmes informatiques, particulièrement en gestion de bases de données et de systèmes GRC, ainsi que de logiciels comme Word, Excel, les calendriers électroniques, le courrier électronique et les sites Web.
  
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.