Agent(e) aux programmes – Aide aux jeunes

À propos de la Fondation

La Fondation du Centre jeunesse de l’Estrie soutient les enfants, les adolescents et les jeunes adultes suivis par la DPJ en Estrie. Elle finance des projets concrets qui améliorent leur bien-être, leur estime de soi et leurs conditions de vie.

Nous travaillons main dans la main avec les intervenantes et intervenants du réseau pour répondre rapidement aux besoins sur le terrain. La Fondation est en forte croissance, autant par ses activités que par le volume de demandes reçues. Pour continuer d’offrir un service efficace et rigoureux, nous créons un nouveau poste entièrement dédié à l’aide aux jeunes et au suivi des demandes.

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste est la référence des intervenantes et intervenants pour toutes les demandes d’aide financière adressées à la Fondation. Elle accompagne chaque dossier, du dépôt de la demande jusqu’à la réclamation complète.

Les demandes sont déposées et suivies dans notre portail SAFIR. La personne veille à ce que chaque dossier soit complet, conforme et bien documenté, puis le transmet à l’équipe administrative pour le paiement.

Le service à la clientèle est au cœur du rôle. La personne accompagne les intervenants avec patience et pédagogie pour que les programmes soient bien compris et que les demandes soient complètes dès le départ. Des demandes bien remplies, c’est une réponse plus rapide pour les jeunes.

Comme nous sommes une petite équipe, chacun met la main à la pâte. La personne travaillera en lien étroit avec La Réserve, puisque les demandes financières et les demandes à La Réserve touchent souvent les mêmes jeunes. Elle pourra aussi donner un coup de main lors de nos événements.

Principales responsabilités

Soutien aux intervenantes et intervenants

• Répondre aux questions des intervenants sur les programmes, les critères et les possibilités de financement de la Fondation.
• Répondre aux appels et aux courriels concernant les demandes, et informer les intervenants de l’avancement de leurs dossiers.
• Accompagner les intervenants dans l’utilisation du portail SAFIR et les outiller (explications, rappels des critères, aide-mémoire) pour qu’ils déposent des demandes complètes du premier coup.

Traitement et suivi des demandes dans SAFIR

• Analyser la recevabilité des demandes individuelles et des demandes de projet.
• S’assurer que chaque demande est complète : informations requises, pièces jointes, approbations.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur fermeture et relancer les intervenants pour les documents manquants.
• Tenir à jour le portail et la documentation, de façon structurée et traçable.

Réclamations

• Vérifier les réclamations (factures, preuves d’achat, conformité avec le montant accordé).
• Compléter les dossiers de réclamation et les transmettre à l’équipe administrative pour paiement.

Comité d’aide aux jeunes et direction générale

• Préparer les dossiers et la documentation du comité d’aide aux jeunes.
• Participer aux rencontres de suivi avec la direction générale et lui fournir un portrait à jour des demandes (volume, statuts, sommes engagées).
• Compiler l’information utile aux redditions de comptes auprès des donateurs et partenaires.
• Proposer des améliorations aux processus et au portail SAFIR.

Soutien à La Réserve et aux événements

• Faire le lien entre les demandes d’aide financière et les demandes adressées à La Réserve, pour offrir aux intervenants une réponse cohérente et complète.
• Soutenir l’équipe de La Réserve au besoin (accueil, demandes des intervenants, réception des dons).
• Prêter main-forte lors des événements de la Fondation.

Toute autre tâche connexe demandée par la direction générale.

Profil recherché

• Formation en administration, en techniques de bureautique, en intervention sociale ou dans un domaine connexe (DEP, DEC ou BAC).
• Idéalement 2 ans d’expérience pertinente en traitement de dossiers, en service à la clientèle ou en soutien administratif. Une expérience dans un OBNL, une fondation ou le réseau de la santé et des services sociaux est un atout.
• Aisance avec les outils informatiques (suite Microsoft Office, portails Web) et capacité d’apprendre rapidement un nouveau système comme SAFIR.
• Connaissance du milieu de la protection de la jeunesse, un atout.
• Excellent français, à l’oral comme à l’écrit, et aisance à rédiger des explications claires.

La personne recherchée est rigoureuse, organisée, patiente, pédagogue, dotée d’un excellent sens du service à la clientèle et capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle. Elle fait preuve de jugement, de discrétion et d’un grand respect de la confidentialité.

Conditions de travail

• Poste permanent
• Horaire de 37,5 heures par semaine (8 h 30 à 16 h 30), du lundi au vendredi, avec disponibilité ponctuelle en soirée lors d’événements
• Salaire horaire : 23 $ à 27 $ selon l’expérience
• Possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine
• Trois semaines de vacances dès l’entrée en poste
• Accès possible à un programme d’assurances collectives
• Accès à des installations sur place (piscine et centre d’entraînement)
• Bureaux au Humano District, à Sherbrooke
• Environnement de travail humain, stimulant et ancré dans une mission sociale
  

Pour postuler

Faites parvenir votre candidature (CV et courte lettre de motivation) par courriel à : [email protected]

Date limite : 20 novembre 2026. Les candidatures seront analysées au fur et à mesure. Entrée en fonction : dès que possible.

Nous remercions chaleureusement toutes les personnes candidates pour leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Une vérification des antécédents pourrait être demandée, en lien avec le milieu de la protection de la jeunesse, la nature du poste et l’accès à des renseignements confidentiels.