Agente principale, agent principal, Fonctionnement et développement académique (infoService)

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille D’emplois

Administration des études

Nombre De Postes à Pourvoir

2

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, InfoService, Service à la clientèle I, Registraire

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/22

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/02

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68,149.00 - $86,083.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

• Raison d’être du poste :
  
  

Agir comme premier point de contact auprès des étudiants en recevant, en accusant réception, en anticipant et en répondant à diverses demandes étudiantes, tout en offrant un service à la clientèle de qualité supérieure afin d'attirer, de maintenir et de favoriser la rétention de la population étudiante dans l'ensemble des programmes d'études.

Effectuer diverses tâches administratives, notamment l'évaluation des demandes, la formulation de recommandations, l'approbation de certaines requêtes ainsi que le suivi auprès des étudiants, des collègues et des autres facultés.

À titre d'ambassadeur ou d'ambassadrice de l'Université et de la Faculté, participer aux cérémonies de remise des diplômes et à divers événements afin de promouvoir l'Université d'Ottawa ainsi que les services offerts par la Faculté.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Évaluer les besoins des étudiants : Évaluer les besoins des étudiants en les analysant, en les identifiant, en les interprétant et en les traduisant afin de déterminer quelles politiques et procédures doivent être appliquées.
• Planifier les interventions : Soutenir le processus de planification des interventions auprès des étudiants en fournissant un diagnostic et des recommandations pour résoudre les problématiques étudiantes.
• Mettre en œuvre les interventions : Contribuer à la mise en œuvre des interventions en fournissant l'information pertinente pour orienter l'approche de chaque intervention.
• Effectuer des suivis : Assurer le suivi des dossiers étudiants afin de faciliter le respect des échéances administratives et académiques.
• Orienter les étudiants vers l'autorité compétente : Rediriger les étudiants vers les services appropriés afin qu'ils reçoivent l'accompagnement nécessaire à la poursuite de leurs études.
• Admissions : Analyser les dossiers des étudiants admis sous condition et/ou bénéficiant d'équivalences afin que le spécialiste du développement académique et de la rétention étudiante puisse effectuer les suivis requis. Assurer la surveillance de ces dossiers afin que les échéances administratives et académiques soient respectées.
• Modification du programme d'études : Agir comme premier point de contact pour les étudiants en recevant, accusant réception et traitant les demandes de modification de programme d'études.
• Choix de cours et inscription : Agir comme premier point de contact pour les étudiants en recevant et en accusant réception des demandes liées au choix de cours et à l'inscription.
• Déterminer l'admissibilité des demandes : Évaluer l'admissibilité des demandes et, lorsque requis, approuver le choix de cours des étudiants de première année et des étudiants spéciaux, puis effectuer les démarches nécessaires pour finaliser les demandes.
• Rendement scolaire : Évaluer les dossiers relatifs au rendement scolaire et prendre toutes les mesures nécessaires pour mettre à jour les systèmes pertinents.
• Rétention étudiante : Identifier les étudiants en difficulté ou à risque de difficultés académiques en analysant leur rendement scolaire et d'autres données pertinentes (p. ex. taux d'absentéisme). Communiquer ces informations aux collègues afin de favoriser des interventions précoces.
• Mobilité étudiante : Agir comme premier point de contact pour les demandes liées à la mobilité étudiante (p. ex. lettres d'autorisation, ententes, etc.). Déterminer l'admissibilité des étudiants et coordonner le choix de cours afin de faciliter leur transition vers d'autres programmes ou établissements.
• Obtention du diplôme : Effectuer une évaluation préliminaire des dossiers conformément aux politiques et processus établis afin d'identifier et de préparer les dossiers admissibles à la diplomation. Participer à la cérémonie de remise des diplômes à titre d'ambassadeur ou d'ambassadrice de l'Université.
• Autres programmes et associations : Déterminer l'admissibilité des étudiants aux programmes et services. Collaborer étroitement avec d'autres associations, comme COOP et Immersion, afin d'assurer la qualité et la pertinence des services offerts.
• Offre de cours : Coordonner le processus de choix de cours, notamment en maintenant les séquences de cours, en veillant à ce que l'horaire soit disponible dans le SIS et en conciliant les limites d'inscription (p. ex. capacité des salles de classe versus inscriptions et demande). Assurer les suivis requis dans les délais prescrits afin d'améliorer l'expérience étudiante. Établir et maintenir la liste des cours accessibles aux étudiants ayant des besoins particuliers et la distribuer aux bureaux et personnes concernés.
• Gestion des examens : Participer à la coordination des examens en veillant à la confidentialité du contenu conformément aux politiques établies et en organisant l'horaire des surveillants d'examen.
• Gestion des examens différés et de reprise : Déterminer l'admissibilité des demandes et les approuver conformément aux politiques établies. Effectuer les suivis nécessaires auprès des étudiants et des unités concernées afin d'obtenir ou de fournir la documentation officielle.
• Activités de recrutement : Agir comme ambassadeur ou ambassadrice de l'Université en faisant la promotion de l'Université d'Ottawa ainsi que de ses programmes et services lors de salons et d'activités de recrutement.
• Relations publiques : Représenter la faculté et l'Université d'Ottawa lors d'événements et de réceptions en établissant des liens avec les étudiants et les participants
  
  

Ce Que Vous Apportez

• Connaissance de l'administration, habituellement acquise grâce à des études postsecondaires et à plusieurs années d'expérience dans un rôle similaire.
• Connaissance des programmes d'études aux niveaux secondaire, collégial, de premier cycle et des cycles supérieurs.
• Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.
• Connaissance et expérience dans l'interprétation, la communication et l'application de procédures, de politiques et de méthodes.
• Expérience en recherche et en analyse de données ainsi qu'en préparation de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience en résolution de problèmes et en prise de décisions.
• Expérience en service à la clientèle.
• Expérience dans la mise en œuvre de stratégies et de plans d'activités destinés aux étudiants.
• Expérience avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), les logiciels de traitement de texte, l'environnement Windows et Internet.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter des échéances strictes dans un environnement à rythme rapide.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et souci du détail.
• Excellentes compétences en écoute et solide éthique de travail.
  
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.