Assistant(e) administratif(ve) sénior(e), Ventes & marketing | Senior, Administrative Assistant, Marketing & Sales Services

Job Description

Position

Relevant du directeur, pratiques commerciales et responsable de la protection de la vie privée, l'adjointe administrative sénior sera responsable du soutien administratif quotidien à l'équipe des ventes et du marketing des biosimilaires et produits biologiques au Canada. Plus précisément, cette personne sera le point de contact pour certaines tâches spécifiques aux ventes et au marketing, ainsi que fournira un soutien administratif général à l'unité commerciale, y compris des projets spéciaux occasionnels, si/quand nécessaire.

Ce rôle nécessite une interface avec plusieurs parties prenantes internes à tous les niveaux de l'organisation ainsi qu'avec des parties prenantes externes à certains moments. Le candidat travaillera en partenariat avec d'autres membres du personnel administratif dans le cadre d'une approche axée sur l'équipe, notamment en assurant une couverture de secours (back-up), le cas échéant.

Soutenant un groupe large et diversifié de parties prenantes, le titulaire doit être positif, collaboratif, capable de respecter plusieurs engagements, prendre des initiatives, faire preuve d'une approche flexible et être débrouillard et doué pour la résolution de problèmes.

Ce rôle est basé au Québec et requiert une présence régulière au bureau dans le cadre d’un mode de travail hybride.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif démontrant un service à la clientèle d'une qualité et d'un professionnalisme exceptionnels.
• Gérer les bons de commande, le traitement des factures (système SAP), les charges à payer et les activités liées au budget.
• Gérer les cartes de crédit d'entreprise pour le département et les rapports de dépenses connexes.
• Aider à modifier les documents et à les faire circuler pour approbation au besoin (par exemple : Adobe Sign).
• Fournir un soutien administratif pour la gestion du matériel promotionnel, y compris l'impression, la coordination avec les agences, le suivi des stocks et la destruction du matériel désuet.
• Tenir des registres d'inventaire exacts et assurer l'entreposage adéquat du matériel marketing.
• Soutenir les activités terrain et les événements en coordonnant l'expédition du matériel marketing, des bannières et d'autres articles promotionnels.
• Aider les chefs de marque dans l'organisation, la planification et la logistique des réunions de consultation avec les professionnels de la santé (PS).
• Assurer le suivi des formulaires de demande d'échantillons et gérer les flux d'approbation afin d'assurer un traitement rapide et conforme.
• Aider avec la logistique relative à l’embauche et au départ des employés et met à jour les listes de distribution.
• Être l’administratrice désignée pour divers sites partagés, de systèmes et de processus de conformité.
• Supporter les projets spéciaux et autres tâches assignées par le département selon les besoins.
• Aider à la planification et à la coordination des réunions et organiser les déplacements si/quand nécessaire.
• Coordonner les communications, les traductions et les vacances du service.
• L'adjoint administratif principal effectuera toutes les tâches d'une manière conforme aux valeurs, politiques et procédures de notre entreprise, dans le respect des normes de l'industrie et du code de conduite, ainsi que de toutes les lois et réglementations

Éducation, Expérience et Compétences Requises

Compétences :

• Être engagé à fournir un service de haute qualité aux clients externes et internes
• Posséder un haut niveau de professionnalisme, extrême discrétion, intégrité et tact
• Avoir un excellent jugement et de solides compétences en résolution de problèmes
• Capacité à traiter de manière appropriée des informations sensibles/confidentielles
• Soutenir et collaborer avec les autres pour améliorer les performances d’équipe
• Contribuer à une atmosphère de travail positive
• Faire preuve d’ouverture face à l'apprentissage de nouveaux outils et à l'adaptation des méthodes de travail
• Capacité à bien travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Démontrer des compétences d’organisation élevées et une capacité à prioriser plusieurs tâches
• Excellentes compétences en communication (verbale et écrite)
• Très bonne maîtrise d'Outlook, Word, Excel, PowerPoint
• Connaissance de Teams, Veeva et SAP considérée comme un atout
• Diversité : Engagé à assurer et à favoriser, au sein de notre effectif, un environnement dans lequel la diversité est valorisée et respectée

Exigences :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Au moins 5 ans d'expérience pertinente (expérience dans l'industrie pharmaceutique un atout)
• Bilingue (français et anglais) afin de soutenir une équipe de ventes et marketing a travers le Canada ainsi que coordonner et travailler avec des équipes mondiales de façon régulière.

Secondary Job Description

The Position

Reporting to the Director, Business Practices and Privacy Officer, the Senior Administrative Assistant will be responsible for day-to-day administrative support to the Biosimilar & Biologics Sales and Marketing team in Canada. More specifically, this person will be the key contact for some specific Sales and Marketing tasks, as well as providing general administrative support to the business unit, including occasional special projects, if/when required.

This role requires interfacing with multiple internal stakeholders at all levels of the organization as well as external stakeholders at times. The candidate will partner with other administrative staff members in a team-oriented approach including providing backup coverage as appropriate.

Supporting a broad and diverse group of stakeholders, the incumbent must be positive, collaborative, able to deliver on multiple commitments, take initiatives, demonstrate a flexible approach, be resourceful and good at problem solving.

This position is based in Quebec and requires regular in-office presence as part of a hybrid work arrangement.

Responsibilities

• Provides administrative support through the delivery of exceptional customer service, quality, and professionalism.
• Manages purchase orders, invoice processing (SAP system), accruals, and budget related activities. Manages the corporate credit cards for the department and related expense reports.
• Helps edit documents and circulate for approval as needed (e.g.: Adobe Sign).
• Provide administrative support for promotional material management, including printing, agency coordination, inventory tracking, and destruction of obsolete materials.
• Maintain accurate inventory records and ensure proper storage of marketing materials.

• Support field and event activities by coordinating the shipment of marketing materials, banners, and other promotional assets.

• Assist Brand Managers with the organization, scheduling, and logistics of healthcare professional (HCP) consultation meetings.

• Track sample request forms and maintain approval workflows to ensure timely processing and compliance.

• Assists with logistical onboarding and offboarding for employees and updates the distribution lists.
• Serves as the designated administrator for various systems shared sites and compliance processes.
• Assists with special projects and other duties as assigned by the department as needed.
• Supports with the planning and coordination of meetings and makes travel arrangements if/when needed.
• Coordinates departmental communications, translations, and vacation.
• The Senior Administrative Assistant will complete all tasks in a manner consistent with our company Values, Policies, Procedures, respectful of the industry standards & Code of Conduct, as well as all laws and regulations.

Required Education, Experience and Skills

• Committed to delivering high-quality service to both external and internal clients.
• High level of professionalism, utmost discretion, integrity and tact.
• Excellent judgment and strong problem-solving skills.
• Ability to appropriately handle sensitive/confidential information.
• Support and collaborate with others to enhance team performance.
• Contributes to a positive working atmosphere.
• An openness to learning new tools and adapting ways of working.
• Ability to work well independently and take initiatives.
• Demonstrates high organizational skills and ability to prioritize multiple responsibilities.
• Excellent communication skills (verbal and written).
• Highly proficient in Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.
• Knowledge of Teams, Veeva and SAP considered an asset.
• Diversity: Committed to ensuring and fostering, throughout our workforce, an environment in which diversity is valued and respected.

Education minimum requirements:

• High School diploma or equivalent
• At least 5 years of relevant experience (pharmaceutical industry experience an asset).
• Bilingual (French & English) as the incumbent will support the Sales and Marketing team across Canada and will regularly interact with our global teams.

Who We Are:

Organon delivers ingenious health solutions that enable people to live their best lives. We are a $6.5 billion global healthcare company focused on making a world of difference for women, their families and the communities they care for. We have an important portfolio and are growing it by investing in the unmet needs of Women’s Health, expanding access to leading biosimilars and touching lives with a diverse and trusted portfolio of health solutions. Our Vision is clear: A better and healthier every day for every woman.

As an equal opportunity employer, we welcome applications from candidates with a diverse background. We are committed to creating an inclusive environment for all our applicants.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Organon LLC, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Annualized Salary Range

Annualized Salary Range (Global)

Annualized Salary Range (Canada)

Please Note: Pay ranges are specific to local market and therefore vary from country to country.

Employee Status:

Regular

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

Travel Requirements: Organon employees must be able to satisfy all applicable travel and credentialing requirements, including associated vaccination prerequisites

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Number of Openings:

1