Assistant Vice President - Company Secretarial / Vice-président adjoint, Secrétariat d’entreprise

Position: Assistant Vice President – Company Secretarial

Location: Montreal

About Us

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations.

Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

What’s it like to work here?

We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.

The Opportunity

We are looking for an accomplished Assistant Vice President to join our Company Secretarial team as part of our financial services business in Montreal.

As part of our team you will:

• proactive and attentive relationship management;
• attending to a broad range and high volume of daily client requests;
• overseeing daily operations with a view to maintaining workflow and applying high corporate governance standards in all areas;
• will be responsible for corporate secretarial duties which will include, but are not limited to, organising, attending and leading weekly, monthly, ad-hoc and tri-annual board meetings; preparing minutes to a meticulous standard and ensuring all matters arising from such meetings are actioned and completed appropriately;
• will be required to deliver a high level of client service while ensuring compliance with internal policies and procedures;
• will be required to be able to understand and review corporate requests, review documentation, assist with KYC compliance and maintain dialogue with legal counsel, the investment manager and directors of the client companies

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

• must be able to work independently, thrive at multi-tasking and have strong problem solving, quantitative and analytical skills;
• will have a law degree from a reputable institution and/or have received a Chartered Secretary qualification or otherwise, have at least 5 years’ experience specifically as a corporate secretarial professional;
• previous minute taking experience is essential and knowledge of the alternative investment industry will be an advantage;
• If an otherwise suitable candidate does not meet the above requirements then a commitment to undertake a course to gain such a Chartered Secretary qualification may be required. The interview process may include a test to assess writing skills.

Benefits & Rewards

The most enduring professional relationships are reciprocal relationships. The Maples Group prioritises employee health and wellbeing. Depending on your location, we offer a range of benefits, including:

• Comprehensive health coverage (medical, dental and optical)

• Competitive vacation packages

• Educational assistance and professional development programmes

• Savings or pension plan

• Life insurance

• Travel insurance

• Global mental wellness programme

• Sports clubs and social events

You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.

“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.”

Poste : Vice-président adjoint, Secrétariat d’entreprise

Emplacement : Montréal

À propos de nous

Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde.

Milieu de travail

Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.

L’occasion

Nous recherchons un vice-président adjoint accompli pour se joindre à notre équipe Secrétariat d’entreprise dans le cadre de notre activité de services financiers à Montréal.

En tant que membre de notre équipe, vous devrez :

• exercer une gestion proactive et attentive des relations;
• répondre à un large éventail et à un volume élevé de demandes quotidiennes de clients;
• superviser les opérations quotidiennes en vue de maintenir le flux de travail et d’appliquer des normes élevées de gouvernance d’entreprise dans tous les domaines;
• être responsable des tâches de secrétariat d’entreprise, qui comprendront, entre autres : l’organisation, la participation et la direction des réunions hebdomadaires, mensuelles, ponctuelles et triennales du conseil d’administration; la préparation des procès-verbaux selon une norme méticuleuse et la garantie que toutes les questions découlant de ces réunions sont traitées et achevées de façon appropriée;
• offrir un service à la clientèle de haut niveau, tout en assurant le respect des politiques et des procédures internes;
• être en mesure de comprendre et d’examiner les demandes des entreprises, d’examiner la documentation, d’aider à la conformité des mesures de connaissance de la clientèle et de maintenir le dialogue avec le conseiller juridique, le gestionnaire de placements et les directeurs des entreprises clientes.

Votre contribution

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :

• doit être en mesure de travailler de manière autonome, de s’épanouir dans l’accomplissement de tâches multiples et d’avoir de solides compétences quantitatives et analytiques en matière de résolution de problèmes;
• aura un diplôme en droit d’une institution réputée ou aura reçu une qualification de secrétaire agréé ou autre et comptera au moins cinq ans d’expérience spécifiquement en tant que professionnel du secrétariat d’entreprise;
• une expérience préalable de tenue des procès-verbaux est essentielle et une connaissance du secteur des placements non traditionnels sera un atout;
• Si un candidat qui a autrement toutes les qualifications requises ne satisfait pas aux exigences ci-dessus, un engagement à suivre un cours pour obtenir une telle qualification de secrétaire agréé peut être requis. Le processus d’entrevue peut comprendre un test pour évaluer les compétences de rédaction.

Avantages sociaux et récompenses

Les relations professionnelles les plus durables sont celles qui reposent sur la réciprocité. Le Groupe Maples accorde une grande importance à la santé et au bien-être de ses employés. Selon votre lieu de travail, nous offrons une gamme d'avantages, notamment :

• une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue);

• des offres de vacances compétitives;

• des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel;

• un régime de retraite ou d’épargne;

• une assurance vie;

• une assurance voyage;

• un programme global de bien-être mental;

• des clubs sportifs et des activités sociales.

Vous pouvez en savoir plus sur le Groupe Maples sur notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn.

Clause de non-responsabilité : tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels.

"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste à effectuer diverses vérifications des antécédents de tous les candidats à qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. À l'exception des postes basés en République d'Irlande, les vérifications des antécédents comprendront une vérification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retirée. Le Groupe Maples prendra toutes les décisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passée. Vous aurez la possibilité de discuter avec nous avant qu'une décision ne soit prise. De plus amples détails vous seront fournis au moment où une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."