Assistante Administrative - Commis

Voyez-vous travailler pour une entreprise familiale qui se concentre sur le bien-être de ses employés? Si vous êtes à la recherche de nouveaux défis dans un environnement chaleureux et dynamique avec plusieurs bénéfices, WestGroupe est la place pour vous !
WestGroupe offre:
• Opportunités de développement professionnel
• Congés supplémentaires pendant les vacances de Noël
• des montures optiques et verres gratuites
• Bonis de référence
• Assurance maladie, dentaire, ILD et vie
• Plusieurs événements sociaux tout au long de l'année
• Jusqu'à 5 jours de maladie/personnel par année

Résumé du rôle

Le commis au développement de produits fournit un soutien administratif et clérical à l’équipe de développement de produits en assurant la saisie de données à volume élevé, la préparation des échantillons et l’organisation des produits. Ce poste est axé sur l’exécution de tâches routinières et minutieuses afin de soutenir l’efficacité et la précision des opérations liées aux produits.

Responsabilités clés
• Saisie et mise à jour des données produits

• Mettre à jour et maintenir les fiches descriptives des produits dans SharePoint
• Saisir et mettre à jour les informations produits dans les systèmes internes selon les directives
• Préparer et maintenir les fichiers mensuels d’informations produits pour le service à la clientèle et les comptes clés
• Compléter et mettre à jour des modèles récurrents tels que les soumissions Jobson Smart Submits

• Préparation des échantillons et expédition

• Préparer et coordonner l’envoi d’échantillons pour le marketing, la photographie et les partenaires externes
• Créer et traiter les factures pour les envois d’échantillons
• Assurer le suivi et l’organisation des expéditions d’échantillons afin de garantir une documentation adéquate

• Organisation de la salle de produits et des actifs

• Maintenir l’organisation de la salle de produits, incluant les échantillons, montures et matériaux
• Gérer et organiser la bibliothèque d’acétate afin d’en assurer l’accessibilité et l’exactitude
• Aider à organiser et ranger les échantillons produits entrants

• Soutien aux ventes et au marketing (exécution)

• Préparer des trousses produits, incluant les sacs pour comptes clés, pour les réunions de vente et les comptes stratégiques
• Sélectionner et assembler les échantillons et matériaux produits sur demande
• Soutenir la préparation des actifs liés aux produits pour usage interne et externe

• Vérification des images et des actifs (révision cléricale)

• Vérifier les images produits en les comparant aux échantillons physiques ou aux références fournies
• Identifier et signaler les écarts ou erreurs pour révision par l’équipe Produit

Qualifications

• 0 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, clérical ou de soutien
• Grande attention aux détails et précision
• Capacité à exécuter des tâches répétitives avec constance et rigueur
• Sens de l’organisation et capacité à suivre des processus structurés
• Connaissance de base de Microsoft 365 (Excel, Outlook, SharePoint)
• À l’aise avec la manipulation d’échantillons physiques et de matériaux produits

_________________________________________________________________________________________

Do you see yourself working for a family-operated business that focuses on the wellbeing of their employees? If you are looking for new challenges in a warm and dynamic environment with multiple benefits, then WestGroupe is the place for you!
WestGroupe offers:

• Professional development opportunities
• Extra time off during the Christmas holidays
• Free optical frames & lenses
• Referral bonuses
• Health, dental, LTD and life insurance
• Multiple social events throughout the year
• Up to 5 sick/personal days per year

Role Summary
The Product Development Clerk provides clerical and administrative support to the Product Development team by handling high-volume data entry, sample preparation, and product organization tasks. This role is focused on executing routine, detail-oriented work to support the efficiency and accuracy of product operations.

Key Responsibilities
• Product Data Entry & Maintenance

• Update and maintain product description sheets in SharePoint.
• Enter and update product information in internal systems as directed.
• Prepare and maintain monthly product information files for Customer Service and key accounts.
• Complete and update recurring templates such as Jobson Smart Submits.

• Sample Preparation & Shipping

• Prepare and coordinate shipment of product samples for Marketing, photography, and external partners.
• Create and process invoices for outgoing sample shipments.
• Track and organize outgoing samples to ensure proper documentation.

• Product Room & Asset Organization

• Maintain organization of the product room, including samples, frames, and materials.
• Manage and organize the acetate library, ensuring accessibility and accuracy.
• Assist with organizing and storing incoming product samples.

• Sales & Marketing Support (Execution)

• Prepare product kits, including Key account bags, for sales meetings and key accounts.
• Pull and assemble product samples and materials as requested.
• Support preparation of product-related assets for internal and external use.

• Image & Asset Verification (Clerical Review)

• Cross-check product images against physical samples or provided references.
• Identify and flag discrepancies or errors for review by the Product team.

Qualifications

• 0–2 years of experience in clerical, administrative, or support roles.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Ability to manage repetitive tasks with consistency and focus.
• Organized and able to follow structured processes.
• Basic proficiency in Microsoft 365 (Excel, Outlook, SharePoint).
• Comfortable working with physical samples and product materials.