Assistante administrative | département habillages de fenêtres sur mesure

Description de l'entreprise

Assistante administrative | département habillages de fenêtres sur mesure

Nous sommes un département spécialisé en habillages de fenêtres sur mesure, offrant un service complet pour accompagner nos clients de la conception à l’installation. En collaboration avec les équipes internes, les designers, les installateurs et les fournisseurs tels que Hunter Douglas et Alta Window Fashions, nous assurons une expérience client fluide, professionnelle et rigoureuse.

L’assistante administrative occupe un rôle central dans le bon fonctionnement du département. Elle doit être capable d’utiliser son raisonnement pour comprendre et analyser des documents, communiquer clairement en français et en anglais, apprendre rapidement de nouveaux systèmes et maintenir un haut niveau d’organisation dans un environnement dynamique.

Description du poste

L’assistante administrative sera responsable d’un ensemble de tâches essentielles au bon déroulement des opérations :

Administration et gestion des commandes

• Ouvrir les commandes dans le système informatique et mettre à jour les dossiers.
• Traiter les dépôts, effectuer les balancements de caisse et assurer la précision des transactions.
• Gérer les remboursements, crédits, cartes-cadeaux et cartes de fidélité.
• Effectuer la gestion des paiements, appliquer les suivis appropriés et maintenir l’exactitude de la facturation client.
• Produire la facturation d’installation et vérifier les factures des fournisseurs.
• Utiliser son jugement pour analyser et comprendre les factures, identifier les incohérences et effectuer les suivis nécessaires.

Service client et communication

• Répondre au téléphone pour le service d’accueil et offrir un soutien professionnel et efficace aux clients.
• Communiquer en français et en anglais, autant oralement qu’à l’écrit.
• Supporter l’équipe dans toutes tâches administratives connexes et assurer la continuité du service.

Organisation et efficacité opérationnelle

• Maintenir un classement et une organisation impeccable des dossiers et documents.
• Gérer les priorités et travailler efficacement sous pression.
• Trouver des moyens logiques et structurés pour optimiser les processus et améliorer la productivité.
• Apprendre rapidement à utiliser différents logiciels et systèmes informatiques.

Qualifications

Essentielles

• Expérience en administration, en service à la clientèle ou en gestion de transactions.
• Excellente organisation, souci du détail et capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à analyser des documents, comprendre des factures et faire des suivis précis.
• Compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Aisance avec les systèmes informatiques, Microsoft Office, plateformes internes et logiciels de gestion.
• Capacité à performer dans un environnement à rythme rapide.

Atouts

• Expérience avec une caisse, un système de point de vente ou le traitement de transactions.
• Expérience en service client, coordination administrative ou gestion des commandes.
• Connaissance du domaine des habillages de fenêtres, du design ou de la décoration intérieure.

Profil recherché

• Attitude professionnelle, positive et orientée vers les solutions.
• Sens de l’organisation très développé et excellente gestion des priorités.
• Capacité à apprendre rapidement et à appliquer de nouvelles procédures.
• Rigueur, efficacité et autonomie dans l’exécution des tâches.
• Esprit d’équipe et collaboration.

Informations complémentaires

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* Le générique masculin inclut le féminin et est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.