Commis comptable / Accounting Clerk

*English to follow*

À propos de Systemex

Systemex est une organisation mondiale en pleine croissance qui réunit des expertises complémentaires en automatisation industrielle et en services-conseils industriels. Nous accompagnons nos clients dans leur croissance en améliorant leur satisfaction, leur performance financière et leur efficacité opérationnelle grâce à l'automatisation, à l'optimisation de la productivité, à la fiabilité des actifs et à la réalisation réussie de projets industriels complexes.

Notre organisation est composée de deux divisions :

• Systemex Automation (SA) – Nous concevons et livrons des solutions innovantes en automatisation, robotique, systèmes de contrôle, fabrication numérique et automatisation d'entrepôts, soutenues par un service à la clientèle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Systemex Industries Conseils (SIC) – Nous offrons des services couvrant l'ensemble du cycle de vie des actifs industriels, notamment en préparation opérationnelle, mise en service, gestion des actifs, maintenance et fiabilité, solutions de main-d'œuvre et excellence opérationnelle.

Cette opportunité fait partie de Systemex Industries Conseils (SIC)

À propos de l'opportunité

Systemex est à la recherche d'une personne organisée, rigoureuse et proactive pour se joindre à son équipe des finances à titre de commis comptable, sous la supervision du contrôleur financier.

Vous participerez aux opérations comptables quotidiennes, notamment à la gestion des comptes fournisseurs et clients, à la facturation de projets, au suivi des feuilles de temps et au soutien à la paie.

Nous recherchons une personne à l'aise avec la technologie, qui aime optimiser les processus et trouver des façons plus efficaces de travailler. Chez Systemex, nous utilisons Maestro comme système ERP. Une expérience avec ce logiciel est un atout, mais votre capacité à exploiter les fonctionnalités des systèmes ERP et votre intérêt pour l'amélioration continue sont ce qui compte le plus.

Principales responsabilités

• Comptes fournisseurs : Examiner, vérifier et traiter les factures des fournisseurs, effectuer le rapprochement avec les bons de commande et les pièces justificatives, préparer les paiements et effectuer la conciliation des comptes fournisseurs.
• Comptes clients : Enregistrer les paiements des clients, maintenir des dossiers à jour, assurer le suivi des comptes en souffrance, effectuer les suivis de recouvrement et résoudre les écarts de paiement ainsi que les demandes des clients.
• Facturation de projets : Préparer et émettre les factures clients selon les heures travaillées, les dépenses et les exigences contractuelles, en assurant l'exactitude des données, le respect des délais et la mise à jour des dossiers dans Maestro.
• Gestion des feuilles de temps : Recueillir, vérifier et saisir les feuilles de temps du personnel, valider l'attribution des heures aux projets et effectuer les suivis auprès des membres du personnel et des gestionnaires de projets lorsque des informations sont manquantes ou incomplètes.
• ERP et amélioration des processus : Utiliser Maestro pour les transactions quotidiennes, explorer les fonctionnalités du système et proposer des améliorations visant à automatiser les processus, éliminer les saisies en double et réduire les tâches manuelles.
• Comptabilité et rapports financiers : Effectuer les conciliations de comptes, tenir à jour les dossiers et documents comptables, participer aux clôtures mensuelles et annuelles et soutenir la préparation des rapports financiers.
• Soutien à la paie : Participer à la préparation de la paie, à la vérification des feuilles de temps et des renseignements du personnel, aux conciliations et aux ajustements, et assurer un soutien de remplacement au traitement de la paie au besoin.
• Collaboration et amélioration continue : Travailler étroitement avec le contrôleur financier, les gestionnaires de projets et les équipes internes afin de résoudre les problèmes de facturation, d'offrir un soutien comptable et d'améliorer les processus financiers.

Qualifications recherchées

• Formation et expérience : Diplôme ou DEP en comptabilité, en finance, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, avec 3 à 5 ans d'expérience en comptabilité, en tenue de livres ou dans un poste similaire.
• Connaissances comptables : Bonne maîtrise des principes comptables, des comptes fournisseurs et clients, de la facturation, des transactions financières et des conciliations. Une expérience en facturation de projets et en gestion des feuilles de temps constitue un atout.
• Compétences techniques et ERP : Solide expérience avec les systèmes ERP et leurs modules comptables, bonne maîtrise de Microsoft Excel et des applications Microsoft Office, ainsi qu'une capacité à utiliser efficacement les outils technologiques. Une expérience avec Maestro constitue un atout, mais n'est pas obligatoire.
• Esprit d'amélioration continue : Intérêt marqué pour la technologie, l'automatisation et l'optimisation des processus, accompagné d'un bon sens de l'analyse, de solides aptitudes en résolution de problèmes, de curiosité et d'une approche proactive pour améliorer l'efficacité.
• Organisation et communication : Excellente attention aux détails, rigueur et sens de l'organisation, avec la capacité de travailler de façon autonome, de gérer les priorités et de respecter les échéances. La capacité de communiquer en français et en anglais est souhaitée.

About Systemex

Systemex is a growing global organization bringing together complementary expertise in industrial automation and industrial consulting. We help our clients grow and improve customer satisfaction and financial performance through automation, productivity, reliability, operational performance, and the successful delivery of complex projects.

Our organization is comprised of two divisions:

• Systemex Automation (SA) – Delivering innovative automation, robotics, control systems, digital manufacturing, and warehouse automation solutions with 24/7 customer support.
• Systemex Industrial Consulting (SIC) – Providing lifecycle services focused on operational readiness, commissioning, asset management, maintenance and reliability, workforce solutions, and operational excellence.

This role is part of Systemex Industrial Consulting (SIC)

About the Opportunity

Systemex is looking for an organized, detail-oriented, and proactive Accounting Clerk to join our Finance team, reporting directly to the Controller.

In this role, you'll support daily accounting operations, including accounts payable and receivable, project billing, timesheet administration, and payroll support.

We're looking for someone who is tech-savvy, enjoys improving processes, and is always looking for smarter ways to work. At Systemex, we use Maestro as our ERP system. Experience with Maestro is an asset, but what matters most is your ability to leverage ERP systems and your interest in continuous improvement.

Key Responsibilities

• Accounts Payable: Review, verify, and process supplier invoices, match purchase orders and supporting documents, prepare payments, and reconcile supplier accounts.
• Accounts Receivable: Record customer payments, maintain accurate records, monitor outstanding balances, follow up on collections, and resolve payment discrepancies and inquiries.
• Project Billing: Prepare and issue customer invoices based on project hours, expenses, and contractual requirements, ensuring accuracy, timely billing, and proper recordkeeping in Maestro.
• Timesheet Administration: Collect, review, and enter employee timesheets, verify project allocations, and follow up with employees and project managers on missing or incomplete information.
• ERP & Process Improvement: Use Maestro for daily transactions, explore system functionalities, and recommend improvements to automate workflows, eliminate duplicate entries, and reduce manual tasks.
• Accounting & Reporting: Perform account reconciliations, maintain financial records and documentation, assist with month-end and year-end closing, and support financial reporting.
• Payroll Support: Assist with payroll preparation, timesheet verification, employee information, reconciliations, adjustments, and backup payroll processing.
• Collaboration & Continuous Improvement: Work closely with the Controller, project managers, and internal teams to resolve billing issues, provide accounting support, and improve Finance processes.

Qualifications

• Education & Experience: Diploma or DEP in Accounting, Finance, Business Administration, or a related field, with 3–5 years of experience in accounting, bookkeeping, or a similar role.
• Accounting Knowledge: Solid understanding of accounting principles, accounts payable and receivable, invoicing, financial transactions, and reconciliations. Experience with project billing and timesheet administration is an asset.
• ERP & Technical Skills: Strong experience with ERP systems and accounting modules, proficiency in Microsoft Excel and Office applications, and the ability to leverage technology effectively. Experience with Maestro is an asset, not a requirement.
• Process Improvement Mindset: Genuine interest in technology, automation, and workflow optimization, with strong problem-solving skills, curiosity, and a proactive approach to improving efficiency.
• Organization & Communication: Excellent attention to detail, accuracy, and organizational skills, with the ability to work independently, prioritize tasks, and meet deadlines. French and English communication skills are preferred.

Pourquoi vous joindre à Systemex?

• Rémunération globale concurrentielle : salaire, avantages sociaux et REER
• Mode de travail hybride flexible et horaire d’été
• Développement professionnel continu
• Projets industriels stratégiques dans une culture collaborative
• Activités organisées par l’entreprise tout au long de l’année.

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Why Join Systemex?

• Competitive total compensation: salary, benefits, RRSP, Health Spending Account
• Flexible hybrid work model and summer schedule
• Ongoing professional development and tuition reimbursement program
• Strategic industrial projects within a collaborative culture
• Company-organized activities throughout the year
• Beautiful new office, endless coffee and snacks!