Conseillère principale, Conseiller principal, Soutien aux programmes et aux apprenantes et apprenants (EMPD)

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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

24

Famille D’emplois

Administration des études

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Programme d’études médicales postdoctorales

Campus

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/22

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/02

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 11

Échelle Salariale

$95,594.00 - $120,750.00

Au sujet de la Faculté de médecine

Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison D’être Du Poste

Superviser et administrer des dossiers très complexes et à risque élevé concernant des stagiaires éprouvant des difficultés. Gérer les courriels, les lettres et les documents relatifs aux remédiations, aux mesures d’adaptation, aux probations, aux suspensions, aux renvois, aux appels, aux ententes de comportement et aux préoccupations en matière de professionnalisme. Coordonner les avis des divers bureaux internes et externes et des instances de gouvernance qui contribuent aux activités des études médicales postdoctorales (EMPD), et assumer la responsabilité principale de veiller à ce que les décisions complexes concernant les études et l’administration soient justifiables et conformes aux exigences de l’établissement ainsi qu’aux exigences juridiques et d’agrément. Pendant les périodes de pointe, effectuer l’inscription des résidentes et résidents aux programmes, en voyant au respect des exigences de l’Université et de ses partenaires cliniques.

Responsabilités particulières

• Gestion des stagiaires en difficulté
  
  

Gérer un portefeuille de dossiers très complexes et à risque élevé concernant des stagiaires aux prises avec d’importantes difficultés, notamment en assurant le suivi des plans de remédiation et de probation, des réévaluations, des prolongations, des réintégrations, des ententes de comportement, des jalons liés au rendement et des échéances critiques, afin d’obtenir des résultats justifiables et conformes aux règlements en temps utile. Déterminer, à titre de décisionnaire clé, quand réunir les membres de l’équipe concernés afin de ratifier les décisions en fonction de la complexité et de l’urgence du dossier, des risques et des délais prescrits, et appliquer et interpréter les règlements et les méthodes pour orienter le processus. Veiller à communiquer clairement et à mettre en œuvre, au besoin, les décisions lourdes de conséquences, notamment celles qui concernent les suspensions, les renvois, les directives relatives à la rémunération, les privilèges hospitaliers et le retrait des horaires de garde. Améliorer les tâches et les processus administratifs qui interviennent dans chacun de ces dossiers, notamment en mettant au point et en révisant, au besoin, des règlements, des méthodes, des lignes directrices et des mandats.

Assurer la liaison avec les conseillères et conseillers juridiques internes et externes afin de déterminer les approches appropriées pour gérer les risques associés à des dossiers particuliers susceptibles de créer un précédent. Rédiger des communications claires, précises et juridiquement défendables à l’intention des stagiaires, des programmes ou de l’équipe des services juridiques, notamment des avis officiels concernant le rendement, le professionnalisme, la remédiation et les résultats, et veiller à leur conformité aux règlements de l’Université et à ses obligations légales.

Gérer les dossiers complexes liés au mieux-être des stagiaires et collaborer avec les spécialistes du mieux-être, des mesures d’adaptation et de la rémunération pour voir à l’exactitude de l’inscription et de la documentation ainsi qu’à la continuité du parcours de formation. Travailler en étroite collaboration avec les spécialistes des mesures d’adaptation pour veiller à ce que les exigences soient adéquatement intégrées aux plans d’apprentissage, mises en œuvre et communiquées aux hôpitaux, aux directions de programme et à la direction du soutien scolaire. Travailler en coordination avec le programme d’aide aux médecins de l’Ontario Medical Association (OMAPHP) afin de déterminer les évaluations et les interventions appropriées, au besoin.

Agir comme principal point de liaison stratégique et comme personne-conseil de confiance auprès de partenaires internes et externes, notamment l’Ordre des médecins et chirurgiens de l’Ontario (OMCO), la Professional Association of Residents of Ontario (PARO), les Affaires professorales, les Affaires professionnelles, les directions de programme, le Service de la paie, les Services de mieux-être, les spécialistes des mesures d’adaptation et l’équipe responsable des inscriptions; communiquer clairement les règlements, les conséquences et les décisions, et favoriser l’uniformité de la prise de décisions et de l’application des règlements dans l’ensemble des programmes.

Gérer les dossiers délicats liés au professionnalisme qui peuvent avoir des conséquences importantes, et coordonner les avis et les décisions de la direction des EMPD, des conseillères et conseillers juridiques et des directions de programme. Faire la synthèse de renseignements complexes et sensibles et concilier des considérations divergentes d’ordre juridique, liées aux études et opérationnelles afin de favoriser la prise de décisions justifiables en temps utile, et veiller à ce que les décisions soient communiquées et mises en œuvre efficacement.

• Gestion de l’inscription des stagiaires
  
  

Effectuer au besoin des tâches relatives à l’inscription pendant les périodes de pointe, notamment en lien avec l’inscription et la conformité, la gestion des dossiers, les conseils et la certification, l’évaluation des études, la coordination avec les parties prenantes et l’admission.

Connaissances, Expérience Et Compétences

Qualités essentielles :

• Grade universitaire en éducation, en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins quatre années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Connaissance de la structure générale des études médicales postdoctorales au Canada et des exigences d’octroi de permis en Ontario.
  
  

Autres Qualités

• Connaissance générale des principes de gestion de projet, ainsi que de l’administration, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience de travail.
• Expérience de la rédaction, de l’interprétation, de l’explication et de la mise en application de règlements, de règles et de méthodes.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et relationnelles.
• Capacité à communiquer efficacement avec des parties prenantes internes et externes à tous les niveaux, y compris des équipes œuvrant dans le domaine juridique, les affaires professionnelles et les organismes de réglementation professionnelle.
• Grande précision et minutie.
• Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et des lois sur la protection de la vie privée.
• Grande capacité à mener plusieurs tâches de front, excellent sens de l’organisation et souplesse face aux priorités changeantes.
• Excellente capacité à travailler et à résoudre des problèmes sous pression.
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer sa charge de travail et à établir des priorités pour respecter les échéances dans un milieu fort occupé.
• Expérience dans un cadre de travail médical, scientifique ou universitaire.
• Connaissance des systèmes de santé de l’Ontario et du Canada.
• Connaissance et expérience approfondies de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme les systèmes de gestion étudiante et documentaire (uoCampus, Brightspace, Elentra, One45, XTender), les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de vidéoconférence (MS Teams et Zoom), les bases de données et les applications Web.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
  
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.