Coordonnateur ou coordonnatrice, Service à la clientèle/soutien technique

Vue d’ensemble du poste

Le ou la titulaire du poste est responsable de fournir un soutien administratif et technique au sein du bureau de Montréal. Ce poste consiste à assurer la bonne coordination et la mise à disposition des espaces destinés aux clients et aux équipes internes, notamment les salles de réunion et les installations, tout en faisant preuve d’un haut niveau d’organisation, de réactivité et de prestation de services.

Responsabilités principals

Services à la clientèle et aux installations

• Assurer la préparation quotidienne des salles de conférence ainsi que des événements internes et externes périodiques, y compris l’installation et le démontage, et fournir un soutien technique.
• Configurer (placer) le mobilier modulaire des salles de conférence selon les besoins des réunions.
• S’assurer que les avocats en visite disposent des fournitures de bureau nécessaires avant leur arrivée (p. ex., stylos, surligneurs et papier) et remplacer les claviers ou l’équipement, au besoin.
• En collaboration avec la chef des services administratifs, veiller à ce que les locaux soient en bon état, notamment en les examinant régulièrement pour repérer les problèmes, et agir comme personne-ressource pour la gestion des installations, notamment en coordonnant l’accès des fournisseurs et des entrepreneurs, en signalant les problèmes et en assurant le suivi des problèmes liés aux installations.
• Soumettre des demandes de service à la direction de l’immeuble (par exemple, entretien, nettoyage, réparations) et en assurer le suivi par le biais de leur plateforme personnalisée.
• Contribuer au soutien opérationnel quotidien des locaux, notamment en participant aux déménagements de mobilier et aux réaménagements des espaces de travail, en installant des œuvres d’art et en effectuant d’autres tâches d’aménagement et d’entretien liées aux bureaux, selon les besoins.

Soutien technique

• Assurer la liaison avec les clients internes et externes afin de coordonner les besoins en services techniques pour les réunions et événements virtuels et en personne, notamment la planification préalable, la gestion opérationnelle et la prise en charge des équipements audiovisuels des salles de réunion.
• Agir comme personne-ressource en matière de soutien technique audiovisuel, notamment en effectuant des tests et en procédant au dépannage des équipements audiovisuels. Consigner et signaler les problèmes techniques, et transmettre les problèmes complexes au service de soutien technique audiovisuel, au directeur - Technologie audiovisuelle et services de bureau, ainsi qu’aux fournisseurs externes si nécessaire.
• Assurer le soutien technique et la maintenance de l’ensemble des équipements informatiques (matériel et logiciels) du bureau de Montréal pour permettre au personnel et aux avocats de travailler efficacement.
• Cela comprend notamment :
  • Résoudre les problèmes techniques et fournir un soutien général aux utilisateurs.
  • Coordonner les mises à jour et la maintenance.
  • Créer une image système de l’ordinateur portable des nouveaux employés et passer en revue la liste de vérification pour s’assurer que tout est prêt pour accueillir les nouveaux membres du cabinet.
  • Veiller à ce que les bureaux et les postes de travail soient équipés d’écrans, de souris, de claviers, etc. en bon état de fonctionnement.
  • Aider les utilisateurs à configurer les systèmes Torys sur leurs appareils mobiles.
  • Assurer la remise en état et la maintenance des équipements informatiques dans l’ensemble du bureau.
  • Assurer la maintenance des imprimantes, notamment en remplaçant les cartouches d’encre, en effectuant la maintenance préventive, en diagnostiquant les problèmes et en procédant aux réparations ou en transmettant les problèmes à notre fournisseur de service de gestion d’impression.
  • Commander le matériel nécessaire, planifier les interventions techniques, etc.
• Saisir les demandes de service, les incidents et les solutions et en faire le suivi selon les procédures des Services informatiques.
• Collaborer avec le Service d’assistance pour fournir un soutien sur place aux utilisateurs finaux en cas de problèmes liés aux applications et au matériel, notamment pour le dépannage, la mise en œuvre de solutions et le signalement approprié des incidents. Consigner et signaler les problèmes techniques à l’aide de l’outil de gestion des services informatiques et transmettre les problèmes complexes ou liés aux services informatiques au directeur - Gestion des services informatiques.

Soutien administratif

• Répondre rapidement et avec courtoisie aux demandes des avocats, des clients et des visiteurs.
• Veiller à ce que les avocats en visite à Montréal disposent de tout le matériel de bureau et des équipements techniques nécessaires avant leur arrivée.
• Commander et réapprovisionner les fournitures électroniques du bureau (gestion des stocks).
• Assurer une relève adéquate au sein de l’équipe pendant les congés, les pauses, les heures de dîner et autres absences grâce à une collaboration efficace.
• Participer au rapprochement mensuel des factures et à la comptabilisation des dépenses liées aux services de gestion de l’immeuble.

Qualifications et experience

Qualifications

• Diplôme ou formation postsecondaire en technologie, ou expérience équivalente.
• Une ou deux années d’expérience connexe, de préférence dans un cabinet d’avocats ou un environnement de services professionnels.
• Compétences techniques nécessaires pour utiliser divers équipements et résoudre les problèmes techniques liés à ceux-ci, notamment les équipements de présentation, les salles Microsoft Teams, les salles Zoom, les espaces de réunion où les participants apportent leur propre appareil, les ordinateurs portables, les imprimantes, les appareils mobiles et les photocopieurs.
• Bonne connaissance pratique des logiciels Microsoft Office.
• Expérience de travail dans un système électronique de gestion de documents, un atout.

Compétences principales

• Attitude axée sur le service à la clientèle et capacité de répondre aux besoins de plusieurs clients simultanément.
• Excellentes aptitudes pour la communication (orale et écrite) et entregent pour interagir efficacement avec des personnes à tous les échelons de l’organisation.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de travailler efficacement de façon autonome ou en collaboration dans un contexte d’équipe.
• Excellent sens de l’organisation et bonnes compétences en gestion du temps afin d’établir les priorités, de respecter les échéances et de travailler avec un minimum de supervision.
• Capacité avérée de travailler dans un milieu professionnel caractérisé par des échéances courtes, où les activités se déroulent à un rythme rapide et où la précision et le souci du détail sont nécessaires.
• Approche de travail axée sur la flexibilité, la motivation et l’esprit d’initiative tout en faisant preuve de bon sens, notamment en ce qui concerne le traitement des informations confidentielles en toute discrétion.
• Disposition à effectuer des heures supplémentaires, y compris le soir et la fin de semaine au besoin.
• Capacité de déplacer (pousser et tirer) du mobilier de salle de conférence (p. ex., tables à dessus rabattable et cloisons amovibles) et de soulever de 50 à 75 livres.

Renseignements supplémentaires

Il s’agit d’un poste entièrement en présentiel.

Cette offre d’emploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences, de l’expérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Nous utilisons donc des outils alimentés par l’IA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications, l’expérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie, l’équipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse [email protected].

Chez Torys, nous prônons la diversité dans le cadre de nos pratiques de recrutement, de fidélisation et d’avancement. Nous croyons que la diversité des parcours, des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures d’adaptation aux candidats en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus de recrutement, veuillez communiquer avec Jenny Tavares, directrice générale - Ressources humaines à l’adresse [email protected].

Toute offre d'emploi est conditionnelle à la vérification des antécédents. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire, la vérification des médias sociaux, ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes.