Coordonnateur(trice) des ressources humaines et de l’administration

Relevant du Chef des opérations (COO), le Coordonnateur(trice) des ressources humaines et de l’administration soutient les pratiques en matière de ressources humaines, les processus de gouvernance et les opérations administratives quotidiennes de la Fondation. Ce poste contribue à maintenir l’exactitude et l’actualité des politiques RH, des ressources destinées aux employés ainsi que de la documentation du conseil d’administration et des comités, tout en contribuant à la culture organisationnelle, à l’expérience des employés, à l’accréditation et aux initiatives liées au milieu de travail.

Il s’agit d’une occasion idéale pour un professionnel organisé, collaboratif et soucieux du détail qui aime coordonner des processus axés sur les personnes et des projets administratifs à l’appui des soins de santé, de la recherche et de la prise en charge des patients.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Ressources humaines

• Maintenir à jour, suivre et organiser les politiques en matière de ressources humaines;

• Soutenir l’élaboration et la révision de nouvelles politiques;

• Mettre à jour le manuel des employés, les modèles de contrats et les descriptions de poste de l’équipe;

• Réviser et améliorer les processus d’accueil et de départ des employés, ainsi que le processus d’intégration des membres du conseil d’administration;

• Veiller à l’exactitude et à la bonne organisation des dossiers de ressources humaines;

• Contribuer à la préparation de la prochaine ré-accréditation d’Imagine Canada de la Fondation, notamment en coordonnant la documentation et les éléments de preuve liés à ses 72 normes;

• Contribuer à des études comparatives en matière de ressources humaines et de culture organisationnelle, et soutenir les demandes de reconnaissance à l’échelle nationale ainsi que d’autres démarches d’accréditation;

• Participer à des groupes de travail et à des comités internes et externes pertinents;

Contribuer à l’analyse des résultats des sondages sur la culture organisationnelle et à l’élaboration de plans d’action proposés;

• Soutenir diverses initiatives liées au milieu de travail, notamment l’amélioration des espaces de bureau et les activités liées à la cybersécurité.

Administration et gouvernance

• Assurer le suivi et la mise à jour des mandats du conseil d’administration et de ses comités, notamment les dates de révision, les mises à jour, les modifications et les renouvellements;

• Assurer le suivi et la mise à jour de la documentation des membres du conseil d’administration, notamment la matrice de compétences, les résultats de sondages, les déclarations de conflits d’intérêts et les lettres d’engagement;

• Participer à la coordination des réunions du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des rencontres, la préparation des ordres du jour, la compilation des documents de réunion et le suivi des mesures à prendre;

• Soutenir la préparation des présentations, rapports, notes d’information et autres documents destinés au conseil d’administration et à ses comités;

• Maintenir des dossiers de gouvernance exacts et à jour, notamment les listes des membres du conseil d’administration et des comités, les mandats, les calendriers de réunions et les autres documents corporatifs;

• Assurer le suivi des principales échéances en matière de gouvernance et contribuer à la révision et à la mise à jour, en temps opportun, des politiques, procédures et documents de gouvernance;

• Participer à la coordination de l’accueil et de l’orientation des membres du conseil d’administration, notamment en préparant et en distribuant la documentation pertinente;

• Maintenir des systèmes de classement électronique organisés pour les dossiers de gouvernance et d’administration, tout en assurant leur confidentialité et leur accessibilité;

• Assurer le suivi des mesures à prendre et effectuer les suivis nécessaires auprès des parties prenantes afin de favoriser la réalisation en temps opportun des activités liées à la gouvernance;

• Préparer et traiter les rapports de dépenses, les factures et autres documents administratifs, au besoin;

• Fournir un soutien administratif et organisationnel général, notamment pour la planification de réunions, la coordination logistique, la préparation de correspondance et la tenue des dossiers;

• Participer à des projets spéciaux ainsi qu’à d’autres initiatives administratives ou liées à la gouvernance, selon les besoins.

QUALIFICATIONS

Exigences

• Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail, avec la capacité d’assurer un suivi rigoureux des documents, des échéances et des éléments nécessitant un suivi;

• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale, notamment la capacité de préparer et d’organiser des documents et des présentations professionnels;

• Maîtrise des outils bureautiques courants, notamment les logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation;

• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme;

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités selon des échéances concurrentes et à collaborer efficacement avec les collègues et les comités.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à la Fondation du CUSM. Toutes les candidatures reçues seront examinées; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur CV et leur lettre de motivation à Naomie Long à l’adresse [email protected], OU soumettre leur candidature par l’entremise d’Indeed : Coordonnateur(trice) des ressources humaines et de l’administration/Human Resources and Administrati - Montréal, QC H4A 3T2 - Indeed.com

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Reporting to the Chief Operating Officer (COO), the Human Resources and Administrative Coordinator supports the Foundation’s human resources practices, governance processes, and day-to-day administrative operations. This role helps maintain accurate and up-to-date HR policies, employee resources, as well as Board and committee documentation, while contributing to organizational culture, employee experience, accreditation, and workplace initiatives.

This is an opportunity for an organized, collaborative, and detail-oriented professional who enjoys coordinating people-focused processes and administrative projects in support of health care, research, and patient care.

KEY AREAS OF RESPONSIBILITY

Human Resources

• Maintain, date, track, and organize HR policies;

• Support the development and review of new policies;

• Update the employee manual, contract templates, and team job descriptions;

• Review and improve employee onboarding and offboarding processes, as well as onboarding processes for Board members;

• Support the accuracy and organization of HR records;

• Help prepare for the Foundation’s next Imagine Canada re-accreditation, coordinating documentation and evidence related to its 72 standards.

• Contribute to HR and culture benchmarking studies and support applications for national recognition awards and other accreditations;

• Participate in relevant internal and external working groups and committees;

• Help analyze corporate culture survey results and contribute to proposed action plans;

• Support workplace initiatives, including office-space improvements and cybersecurity-related activities.

Administration and Governance

• Track and maintain Board and Board committee terms of reference, including review dates, updates, amendments, and renewals.
• Track and maintain Board members documentation, including skills matrix, survery results, conflict of interest forms and Engagement letters
• Assist in coordinating Board and Board committee meetings, including scheduling, preparing agendas, compiling meeting materials, and following up on action items.
• Support the preparation of Board and Board committee presentations, reports, briefing notes, and related documentation.
• Maintain accurate and up-to-date governance records, including Board and committee membership lists, terms of office, meeting calendars, and other corporate records.
• Monitor key governance deadlines and assist in ensuring the timely review and updating of corporate policies, procedures, and governance documents.
• Assist with the coordination of Board member onboarding and orientation, including the preparation and distribution of relevant documentation.
• Maintain organized electronic filing systems for governance and administrative records, ensuring confidentiality and accessibility.
• Track outstanding action items and follow up with relevant stakeholders to support the timely completion of governance-related activities.
• Prepare and process expense reports, invoices, and other administrative documentation as required.
• Provide general administrative and organizational support, including scheduling meetings, coordinating logistics, preparing correspondence, and maintaining records.
• Assist with special projects and other administrative or governance-related initiatives, as assigned.

QUALIFICATIONS

Required

• Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to track documents, deadlines, and follow-up items accurately.

• Clear written and verbal communication skills, including the ability to prepare and organize professional documents and presentations.

• Proficiency with common office productivity tools, including word processing, spreadsheets, and presentation software.

• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism.

• Ability to manage multiple tasks, prioritize competing deadlines, and work collaboratively with colleagues and committees.

Candidates must submit their CV and cover letter to Naomie Long at [email protected] OR candidates must submit applications through Indeed: Coordonnateur(trice) des ressources humaines et de l’administration/Human Resources and Administrati - Montréal, QC H4A 3T2 - Indeed.com