Coordonnateur.trice Événements

À propos de l’Opéra de Montréal

L’Opéra de Montréal est un acteur majeur de la scène culturelle québécoise, qui inspire et émeut les foules depuis des décennies grâce à des productions artistiques d’exception. Derrière chaque spectacle, une équipe dévouée et passionnée œuvre en coulisses pour en assurer le succès. Nous croyons en la force d’une équipe soudée, où chaque personne joue un rôle essentiel dans la réalisation de notre mission.

Pourquoi rejoindre notre équipe?

• Vacances bien méritées : 3 semaines de vacances annuelles en plus de congés pendant la période des Fêtes.
• Sécurité financière : Régime de retraite avec une contribution de l’employeur de 5% et une assurance collective entièrement couverte par l’employeur.
• Milieu de travail inspirant : Un environnement de travail où l’art et la culture sont au cœur de chaque action, dans une ambiance collaborative et respectueuse.

Votre rôle

Sous la supervision de la Responsable, événements et au sein du département de la philanthropie, vous contribuerez à la planification et à la réalisation d’une variété d’événements réunissant donateurs, abonnés et grand public autour de l’univers de l’Opéra. Des galas aux cocktails privés, en passant par les activités familiales et les événements artistiques, vous veillerez à leur bon déroulement et à la qualité de l’expérience offerte, tout en soutenant, au besoin, d’autres événements organisationnels.

Vos principales responsabilités

Logistique événementielle

• Définir, en collaboration avec la Responsable, événements et les parties prenantes internes, les besoins logistiques de chaque événement; rechercher des fournisseurs (traiteurs, lieux, etc.), recueillir des soumissions, suivre l’avancement, planifier les livraisons et les montages et soutenir les activités nécessaires à une exécution irréprochable
• Préparer et diffuser, au besoin, les déroulés et les fiches d’information sur les événements
• Soutenir des processus événementiels et une gestion de projet efficace, dans un souci d’efficience, de collégialité et de service à la clientèle
• Coordonner les bénévoles et communiquer avec eux, en veillant à la clarté des tâches et à une expérience positive

Communications événementielles

• Agir comme personne-ressource auprès de la coordination du marketing pour la préparation des invitations et des outils de communication événementiels, incluant la réservation de photographes, l’embauche de graphistes et les tâches connexes
• Centraliser les listes d’invités et les confirmations de présence (RSVP) aux événements philanthropiques, et coordonner la présence des donateurs aux activités de l’Opéra
• Assurer la gestion et le suivi de l’information dans le CRM philanthropique de l’Opéra (Prodon)
• Servir de principal point de contact avec la billetterie pour les demandes du département de la philanthropie (billets de courtoisie, demandes spéciales, etc.)

Collaboration stratégique

• Établir, en collaboration avec la Responsable, événements, de solides canaux de communication avec les différentes équipes internes comprendre leurs besoins et soutenir une stratégie événementielle harmonisée.

Suivi administratif

• Participer aux bilans avant et après chaque événement philanthropique, prendre des notes lors des réunions d’équipe et assurer les suivis opérationnels.

Qualifications

• Expérience minimale de 3 ans en organisation d’événements, en accueil et hospitalité ou dans un domaine connexe
• Maîtrise impeccable du français parlé et écrit, avec une bonne connaissance de l’anglais parlé
• Maîtrise de la suite Office.
• Expérience avec des outils de gestion de projet et des CRM (un atout)
• Réseau existant de fournisseurs et de partenaires événementiels (un atout)
• Expérience dans un organisme sans but lucratif ou en collecte de fonds (un atout)
• Expérience ou intérêt dans le milieu des arts et de la culture (un atout)

Compétences recherchées

• Grand souci du détail et sens exceptionnel de l’organisation
• Esprit de service à la clientèle
• Souplesse, créativité et capacité d’adaptation
• Sens des priorités et capacité à travailler sous pression
• Aisance dans un environnement dynamique, axé sur les résultats et soumis à des échéances serrées
• Rigueur et souci de la qualité
• Esprit de collaboration et aptitude à établir des relations avec les équipes internes et les partenaires externes

Conditions de travail

• Poste à temps plein
• Disponibilité en soirée et les fins de semaine lors d’événements
• Mode de travail hybride : Bureaux de l’Opéra de Montréal, lieux d’événements et télétravail possible