Coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers / Senior Real Estate Services Coordinator

Company Description

Pourquoi choisir CBRE?

En vous joignant à CBRE, vous intégrez le chef de file mondial des services immobiliers commerciaux et de l’investissement qui aide les entreprises et les personnes à prospérer. Nous sommes des professionnelles et professionnels dynamiques, axés sur la résolution de problèmes et tournés vers l’avenir, qui génèrent un impact significatif. Notre culture collaborative repose sur des valeurs fondamentales : respect, intégrité, service et excellence. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives, des parcours et des compétences de chacun et chacune. À CBRE, vous avez la possibilité de tracer votre propre voie et de réaliser votre potentiel. Nous accueillons tous les candidats.

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

Job Description

À propos du poste:

À titre de coordonnateur(trice) principal(e) des services immobiliers, vous jouerez un rôle clé dans le succès de nos activités de gestion immobilière en fournissant un soutien administratif, financier et opérationnel de haut niveau à l’ensemble d’un portefeuille immobilier commercial. Dans ce poste, vous agirez comme personne-ressource importante auprès des locataires, fournisseurs, entrepreneurs et équipes internes, contribuant à assurer une gestion efficace des immeubles et une expérience locataire exceptionnelle.

Vous coordonnerez diverses activités administratives et liées à la gestion immobilière, notamment les communications avec les locataires, la gestion des fournisseurs, la coordination des travaux d’entretien, le traitement des factures, le soutien aux comptes clients, l’organisation d’événements ainsi que la gestion de la documentation liée à la conformité. En collaboration étroite avec les gestionnaires immobiliers et les équipes des opérations des immeubles, vous contribuerez au bon déroulement des activités quotidiennes tout en identifiant et en résolvant de façon proactive les enjeux afin de soutenir les objectifs d’affaires et d’améliorer l’expérience des locataires.

Vos responsabilités:

• Assister la direction dans diverses tâches administratives. Cela comprend notamment répondre aux appels téléphoniques, communiquer avec les locataires, les fournisseurs et les entrepreneurs, préparer des rapports de dépenses, planifier des réunions, ainsi que classer et photocopier des documents.
• Organiser et gérer les événements sur site. Cela comprend la réservation des espaces, l’installation et le démontage des salles, ainsi que la livraison et la gestion des fournitures nécessaires.
• Maintenir à jour les dossiers, y compris les certificats d’assurance et les baux. S’assurer qu’ils sont conformes aux politiques de l’entreprise et à jour.
• Collaborer avec les techniciens en bâtiment et les fournisseurs afin de dresser une liste des travaux d’entretien requis. Ouvrir, coordonner et assurer le suivi des travaux confiés aux fournisseurs.
• Préparer les factures destinées aux locataires et les transmettre après approbation.
• Soumettre les factures pour paiement et les bons de commande en les saisissant dans le système comptable.
• Reconnaître et résoudre les problèmes courants et moins courants pouvant survenir dans son secteur de travail, sans approbation préalable du superviseur.
• Évaluer les options disponibles et choisir les solutions appropriées selon les procédures établies.
• Contribuer à la performance de l’équipe grâce à la qualité des services ou de l’information fournis.
• Suivre les procédures et pratiques normalisées et recevoir un niveau régulier, mais modéré, de supervision et d’encadrement.
• Soutenir diverses autres tâches administratives contribuant au succès de l’équipe de gestion immobilière.
• Effectuer le codage des factures et participer aux activités de recouvrement des comptes clients.

About the Role:

As a Senior Real Estate Services Coordinator, you will be a key contributor to the success of our property management operations, providing high-level administrative, financial, and operational support across a commercial real estate portfolio. In this role, you'll serve as an important liaison between tenants, vendors, contractors, and internal teams, helping to ensure properties are managed efficiently and tenants receive exceptional service.

You'll coordinate a variety of administrative and property-related activities, including tenant communications, vendor management, maintenance coordination, invoice processing, accounts receivable support, event planning, and compliance documentation. Working closely with Property Managers and Building Operations teams, you'll help drive seamless day-to-day operations while proactively identifying and resolving issues that support business objectives and enhance the tenant experience.

What You’ll Do:

• Assist management with various administrative tasks. This includes, but is not limited to, answering phones, communicating with tenants, vendors and contractors, preparing expense reports, scheduling meetings, filing and copying.
• Organize and manage on-site events. This includes securing event space, set up and tear down of the room, and delivery of supplies.
• Maintain files, including insurance certificates and leases. Verify all are up to date and in compliance with company policies.
• Works with Building Technicians and vendors to compile a list of maintenance items. Open, coordinate, and monitor the status of work assigned to vendors.
• Prepare tenant bills and submit upon approval.
• Submit invoices for payment and purchase orders by inputting them into the accounting system.
• Recognize and solve typical and atypical problems that can occur in own work area without supervisory approval.
• Evaluate and select solutions from established options.
• Impact team through the quality of the services or information provided.
• Follow standardized procedures and practices and receives regular but moderate supervision and guidance.
• Support other administrative assignments that contribute to the success of the property management team.
• Process invoice coding and assist with accounts receivable collections.

Qualifications

Nos exigences:

• Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) et deux à trois ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Compréhension approfondie des routines et des normes de travail et de l’application des compétences et des connaissances à une série de processus, de procédures et de systèmes requise.
• Compétences intermédiaires en matière de résolution de problèmes, avec la capacité d’examiner et de sélectionner des solutions parmi les options disponibles sans l’approbation d’un supérieur hiérarchique.
• Capacité à expliquer de manière claire et concise des informations détaillées et complexes au sein de l’équipe.
• Connaissance approfondie des produits Microsoft Office. Par exemple, Word, Excel, Outlook, etc.
• Compétences organisationnelles avancées et esprit de curiosité.
• Bonnes aptitudes en mathématiques. Capacité à effectuer des calculs tels que des pourcentages, des rabais et des majorations.

Pourquoi choisir CBRE?

En vous joignant à CBRE, vous intégrez le chef de file mondial des services immobiliers commerciaux et de l’investissement qui aide les entreprises et les personnes à prospérer. Nous sommes des professionnelles et professionnels dynamiques, axés sur la résolution de problèmes et tournés vers l’avenir, qui génèrent un impact significatif. Notre culture collaborative repose sur des valeurs fondamentales : respect, intégrité, service et excellence. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives, des parcours et des compétences de chacun et chacune. À CBRE, vous avez la possibilité de tracer votre propre voie et de réaliser votre potentiel. Nous accueillons tous les candidats.

Nos valeurs en matière de recrutement:

À CBRE, nous nous engageons à favoriser un environnement où chaque personne se sent accueillie et valorisée. Nous valorisons pleinement la diversité des points de vue et des expériences, et nous encourageons toutes les candidatures qualifiées.

Avis de non-responsabilité:

Les candidates et candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans devoir être parrainés par un visa, que ce soit à présent ou à l’avenir.

Divulgation relative à l’utilisation de l’IA par le candidat:

Nous accordons une grande importance aux interactions humaines afin de comprendre l’expérience, les compétences et les aspirations propres à chaque candidat. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle (IA) pour prendre nos décisions d’embauche, et nous demandons aux candidats de signaler toute utilisation de l’IA dans le cadre du processus de candidature et d’entretien.

What You’ll Need:

• High School Diploma or GED with 2-3 years of job-related experience.
• An established understanding of work routines and standards and applying skills and knowledge in a range of processes, procedures, and systems are required.
• Requires intermediate problem-solving skills with the capacity to review and select solutions from available options without supervisory approval.
• Ability to explain detailed and complicated information within the team in a clear and concise manner.
• Advanced knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.
• Strong organizational skills with a robust inquisitive mindset.
• General math skills. Ability to calculate advanced figures such as percentages, discounts, and markups or complicated information within the team.

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

Our Values in Hiring:

At CBRE, we are committed to fostering a culture where everyone feels they belong. We value diverse perspectives and experiences, and we welcome all applications.

Disclaimers:

Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future.

This position involves technologies regulated by the Canadian government’s Controlled Goods Program and the Contract Security Program. In order to obtain the required security clearance, candidates must be Canadian citizens or permanent residents of Canada, have resided in Canada for a minimum of five consecutive years, and meet all other program requirements. Job offers will be conditional upon candidates undergoing a successful security screening per the Controlled Goods Regulations and the Contract Security Program.

Applicant AI Use Disclosure:

We value human interaction to understand each candidate's unique experience, skills, and aspirations. We do not use artificial intelligence (AI) tools to make hiring decisions, and we ask that candidates disclose any use of AI in the application and interview process.

Additional Information

Si vous avez besoin d’un accommodement ou de soutien dans le cadre de votre candidature ou du processus de recrutement, veuillez communiquer avec [email protected]. Nous nous engageons à faire en sorte que toutes les personnes candidates puissent participer pleinement au processus.

If you require any adjustments or support in connection with your application or the recruitment process, please contact [email protected]. We are committed to ensuring that all candidates can participate fully in the process.