Coordonnatrice exécutive

Vous recherchez un rôle à fort impact auprès de la direction générale en tant que professionnel(le) de l'administration polyvalent(e), adaptable et hautement organisé(e)? Êtes-vous une personne autonome, débrouillarde et à l'aise avec la technologie, qui aime prendre en charge des dossiers variés dans un environnement dynamique?

Relevant directement de la présidence, vous jouerez un rôle de pilier opérationnel central en assurant le suivi des dossiers administratifs clés, en effectuant les tâches financières et comptables courantes, en veillant à la gestion des contrats commerciaux, en soutenant les initiatives marketing et en exploitant Microsoft 365 ainsi que les outils d'intelligence artificielle pour optimiser les processus.

Vous souhaitez contribuer à l'efficacité opérationnelle et mener des projets de A à Z à titre de coordonnateur(trice) exécutif(ve)? Si oui, cette opportunité est faite pour vous!

Avantages
-Poste permanent à temps plein (40 h / semaine)
-Rémunération compétitive : 60 000 $à 75 000$ CAD par année, selon l'expérience
-Couverture d'assurance maladie offerte après 3 mois d'emploi continu
-2 semaines de vacances payées
-Environnement dynamique et entrepreneurial avec une structure plate et peu hiérarchisée
-Code vestimentaire professionnel décontracté
-Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Responsabilités
-Soutenir directement la présidence en agissant comme contact opérationnel clé et en gérant les priorités administratives ainsi que les flux de travail quotidiens
-Assurer un suivi rigoureux des échéances clés, des initiatives en cours, des engagements et des actions à réaliser afin de faciliter la prise de décision
-Effectuer la tenue de livres courante et le suivi financier, incluant le traitement des comptes fournisseurs et clients, les rapprochements bancaires, la facturation et la tenue à jour des tableaux de suivi
-Préparer et organiser la documentation financière requise pour les comptables externes, les vérificateurs et la direction
-Analyser et synthétiser les baux commerciaux, contrats et ententes juridiques en identifiant les clauses clés, les renouvellements, les préavis et les obligations
-Préparer et coordonner les dossiers destinés aux avocats et conseillers juridiques externes, et assurer le suivi de leurs recommandations
-Soutenir les initiatives de marketing et de communication en coordonnant les fournisseurs externes, en révisant le matériel et en assurant le suivi des échéanciers de projets
-Exploiter les outils de la suite Microsoft 365 (Excel, Word, Teams, SharePoint, OneDrive) pour organiser les documents, créer des tableaux de suivi et garantir un accès simple à l'information
-Intégrer les outils d'intelligence artificielle et les solutions d'automatisation afin d'optimiser les processus administratifs et d'améliorer continuellement les méthodes de travail
-Rédiger et préparer les correspondances, présentations, documents de travail et communications de la direction
-Agir à titre de liaison administrative centrale auprès des employés, franchisés, fournisseurs, professionnels externes et partenaires d'affaires
-Prendre en charge des projets administratifs ponctuels de A à Z avec un haut niveau d'autonomie, de débrouillardise et de discrétion

Qualifications
-Excellentes capacités d'organisation et de suivi, avec l'aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique
-Expérience pertinente dans un rôle administratif senior, de coordination ou de tenue de livres au sein d'une PME (une expérience dans une entreprise multi-entités, un réseau de franchises, l'immobilier commercial ou les services professionnels est un atout important)
-Excellentes capacités de communication écrite et orale en français, avec une bonne maîtrise de l'anglais -Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) et grande capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils numériques
-Intérêt marqué et familiarité avec les outils d'intelligence artificielle et les solutions d'automatisation des processus
-Bonnes connaissances pratiques en comptabilité et tenue de livres (une expérience avec QuickBooks ou un logiciel comptable similaire est un atout)
-Haut niveau de discrétion, de jugement et de confidentialité lors du traitement d'informations corporatives sensibles
-Grande autonomie et débrouillardise, avec une tendance naturelle à prendre possession des dossiers et à résoudre les problèmes de A à Z avec un minimum de supervision
-Grande capacité à analyser et synthétiser des documents administratifs complexes, notamment les baux commerciaux et les contrats
-Esprit pragmatique et orienté vers les solutions, capable de distinguer ce qui relève de son autonomie de ce qui doit être porté à l'attention de la direction ou d'un professionnel externe

Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
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Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

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Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [email protected] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.