Intake Specialist

Join a team where your passion meets purpose! We're not just colleagues - we're enthusiasts who genuinely love what we do and make work enjoyable for everyone.

About You:

You're someone who thrives in a busy environment and loves helping people. You're great at juggling multiple priorities, meeting deadlines, and providing excellent service whether it's over the phone, email, or fax. You enjoy learning new processes and collaborating with different teams to solve problems.

What You'll Do:

As an Intake Specialist, you'll be the friendly first voice our members hear when they need help – whether it's medical or general assistance. Before cases move to our Case Coordinators, you'll be the one making sure everyone gets the support they need.

Your day-to-day will include:

• Being the first point of contact for all calls, emails, and correspondence


• Helping traveling members with practical needs like booking taxis, ambulances, hotels, and medical appointments


• Connecting with service providers worldwide to gather reports and documentation


• Keeping clients updated on their members' assistance progress


• Supporting members who need help getting home safely


• Acting as the vital link between families, medical providers, and insurance companies


• Using our case management system to track details and next steps


• Reviewing benefit plans and confirming coverage details

What You'll Bring:

• Bachelor's degree or diploma in Business, Administration, Health Sciences, or related field


• At least 2 years of customer service experience


• Solid Microsoft Word and Excel skills


• Strong communication skills in both English and French


• Great time management and ability to work independently


• Problem-solving mindset with diplomatic communication style


• Comfort working in a fast-paced environment

What We Offer:

• Compensation: 40,000-45,000 CAD + Bonus


• Comprehensive health benefits


• Employee assistance program


• Wellness spending account


• RRSP matching


• Minimum 3 weeks' vacation (plus generous sick and flex days)


• Tuition reimbursement


• Real opportunities for growth and skill development


• Inclusive, diverse workplace culture


• Leadership that genuinely cares about your success and well-being


• Clear paths for both vertical and horizontal career growth

Don't check every box? Apply anyway! We believe diverse backgrounds and perspectives make us stronger. We're an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment where everyone can thrive. Need accommodations during the application process? Our HR team is here to help.

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Rejoignez une équipe où votre passion rencontre votre vocation ! Nous ne sommes pas seulement des collègues – nous sommes des passionnés qui aimons sincèrement ce que nous faisons et rendons le travail agréable pour tous.

À propos de vous:

Vous êtes quelqu'un qui s'épanouit dans un environnement animé et qui aime aider les gens. Vous excellez à jongler avec plusieurs priorités, à respecter les échéances et à fournir un excellent service, que ce soit par téléphone, courriel ou télécopieur. Vous aimez apprendre de nouveaux processus et collaborer avec différentes équipes pour résoudre des problèmes.

Ce que vous ferez : En tant que Spécialiste de l'accueil, vous serez la première voix amicale que nos membres entendront lorsqu'ils auront besoin d'aide – qu'il s'agisse d'assistance médicale ou générale. Avant que les dossiers ne passent à nos Coordinateurs de cas, vous serez celui qui s'assure que tout le monde reçoit le soutien dont il a besoin.

Votre quotidien comprendra :

• Être le premier point de contact pour tous les appels, courriels et correspondances


• Aider les membres en déplacement avec des besoins pratiques comme réserver des taxis, ambulances, hôtels et rendez-vous médicaux


• Établir des liens avec les fournisseurs de services du monde entier pour recueillir des rapports et de la documentation


• Tenir les clients informés des progrès de l'assistance à leurs membres


• Soutenir les membres qui ont besoin d'aide pour rentrer chez eux en sécurité


• Agir comme lien vital entre les familles, les fournisseurs médicaux et les compagnies d'assurance


• Utiliser notre système de gestion de cas pour suivre les détails et les prochaines étapes


• Examiner les régimes d'avantages sociaux et confirmer les détails de couverture

Ce que vous apporterez :

• Baccalauréat ou diplôme en affaires, administration, sciences de la santé ou domaine connexe


• Au moins 2 ans d'expérience en service à la clientèle


• Solides compétences en Microsoft Word et Excel


• Excellentes compétences de communication en français et en anglais


• Excellente gestion du temps et capacité de travailler de manière autonome


• Mentalité de résolution de problèmes avec un style de communication diplomatique


• Aisance à travailler dans un environnement au rythme rapide

Ce que nous offrons :

• Configuration de travail hybride flexible


• Avantages sociaux complets


• Programme d'aide aux employés


• Compte de dépenses de bien-être


• Cotisation équivalente au REER


• Minimum de 3 semaines de vacances (plus des jours de maladie et de flexibilité généreux)


• Remboursement des frais de scolarité


• Véritables opportunités de croissance et de développement des compétences


• Culture de travail inclusive et diversifiée


• Leadership qui se soucie sincèrement de votre succès et de votre bien-être


• Parcours clairs pour la croissance de carrière verticale et horizontale

Vous ne cochez pas toutes les cases ? Postulez quand même ! Nous croyons que des antécédents et des perspectives diversifiés nous rendent plus forts. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances, engagé à créer un environnement inclusif où chacun peut s'épanouir. Besoin d'accommodements pendant le processus de candidature ? Notre équipe RH est là pour vous aider.