Legal Assistant (Bilingual)

Status: Full-time, permanent

Reports to: Legal Support Manager

Salary: $50,000-$70,000 depending on experience

Location: Hybrid within Ottawa, ON

Benefits: RRSP Matching, employer paid Group Health Benefits, generous vacation and sick leave, annual wellness allowance and professional development reimbursement.

As a boutique labour and employment law firm, Emond Harnden has represented the interests of management in both official languages for over 35 years. Originating in Ottawa, our roots have spread nationwide, proudly representing employers across every province and territory in Canada. Committed to elevating the quality of our clients' workplaces, we immerse ourselves in understanding their unique objectives and foster enduring partnerships. This dedication has established us as the go-to trusted advisor for some of Canada's largest private, public, and not-for-profit organizations. With over 50 lawyers exclusively focused on the specialized needs of organizations, Emond Harnden stands out as one of Canada's top management-side labour and employment law firms.

Job Summary

Reporting to the Legal Support Manager, the Legal Assistant (LA) will be responsible for providing administrative support to multiple lawyers in terms of scheduling, drafting, corresponding, and other general administrative tasks. The successful candidate will be a key player in client service delivery.

Duties and Responsibilities

Schedule Maintenance

• Organize the flow of work through the lawyer’s office and initiate follow-up action in a timely manner to meet multiple deadlines.
• Maintain and monitor calendars, including but not limited to scheduling appointments, hearings, travel, and conferences, as directed.
• Manage reminder systems on a daily basis to ensure important deadlines are met.

Drafting and Correspondence

• Liaise between lawyers, contacts, and clients.
• Review and proofread outgoing documents and correspondence, verifying text for accuracy and syntax.
• Maintain and update current client contact lists.
• Respond to routine correspondence by mail, email, and telephone calls.

General Administration

• Perform conflict searches, create, and maintain files, and close files as instructed.
• Open new client files and matters.
• Arrange and prepare courier services and pickups.
• Mail sorting and scanning.
• Support case preparation by assembling materials required for hearings.
• Maintain electronic copies of all documentation in Emond Harnden’s database to supplement available precedents.
• Input and validate lawyers’ time dockets; coordinate lawyers’ monthly/yearly docket totals as requested.
• Track lawyers’ Law Society of Ontario (LSO) Continuing Professional Development hours, and input into the LSO portal.
• Prepare cheque requisitions and trust deposit instructions.

Qualifications and Requirements

• Previous work experience in administration.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Bilingualism in French and English is required.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Ability to produce a high volume of high-quality work under tight deadlines while managing competing priorities.
• Ability to provide excellent customer service to lawyers and clients.
• Proficiency in MS Office & Adobe Pro.

Additional Information

• This posting is for a newly created role.
• Emond Harnden does not use artificial intelligence to screen, assess, or select applicants for this position.

We thank all applicants in advance for their interest; however, only those candidates selected for an interview will be contacted.

EH is committed to a diverse and inclusive environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, age, or veteran status. For individuals with disabilities who would like to request an accommodation, please contact [email protected].

Statut : Temps plein, permanent

Supérieur(e) immédiat(e) : Responsable du soutien juridique

Salaire : De 50 000 $ à 70 000 $, selon l’expérience

Lieu : Hybride à Ottawa (Ontario)

Avantages sociaux : Cotisations de contrepartie à un REER, cotisations au régime d’assurance-maladie collectif payées par l’employeur, congés annuels et congés de maladie généreux, allocation annuelle pour le bien-être et remboursement des frais de perfectionnement professionnel.

En tant que cabinet spécialisé en droit du travail et de l’emploi, Emond Harnden représente les intérêts des employeurs dans les deux langues officielles depuis plus de 35 ans. Originaires d’Ottawa, nous avons étendu nos racines partout au pays, représentant fièrement les employeurs de toutes les provinces et de tous les territoires du Canada. Déterminés à améliorer la qualité des milieux de travail de notre clientèle, nous cherchons à comprendre parfaitement ses objectifs uniques et favorisons des partenariats durables. Ce dévouement nous a permis de devenir le conseiller de confiance de certains des plus grands organismes et entreprises privés, publics et sans but lucratif du Canada. Avec plus de 50 avocates et avocats qui se concentrent exclusivement sur les besoins spécialisés des organismes et entreprises, Emond Harnden se démarque comme l’un des principaux cabinets spécialisés en droit du travail et de l’emploi axés sur les employeurs au Canada.

Sommaire du poste

Relevant de la personne responsable du soutien juridique, l’assistant ou l’assistante juridique (AJ) sera chargé(e) de fournir un soutien administratif à plusieurs avocat(e)s en ce qui a trait à la gestion des horaires, à la rédaction, à la correspondance et à d’autres tâches administratives générales. La personne retenue jouera un rôle clé dans la prestation de services à la clientèle.

Fonctions et responsabilités

Gestion des horaires

• Organiser le déroulement du travail au sein du cabinet et prendre des mesures de suivi en temps opportun afin de respecter de multiples échéances.
• Tenir à jour et surveiller les calendriers, notamment en planifiant les rendez-vous, les audiences, les déplacements et les conférences, selon les directives.
• Gérer quotidiennement les systèmes de rappel pour s’assurer que les échéances importantes sont respectées.

Rédaction et correspondance

• Assurer la liaison entre les avocats, les personnes-ressources et la clientèle.
• Examiner et corriger les documents et la correspondance envoyés, en vérifiant l’exactitude et la syntaxe du texte.
• Tenir et mettre à jour les listes de coordonnées de la clientèle actuelle.
• Répondre à la correspondance courante par la poste, par courriel et par téléphone.

Administration générale

• Effectuer des recherches de conflits, créer et tenir à jour des dossiers et fermer des dossiers selon les directives.
• Ouvrir de nouveaux dossiers et affaires de client(e)s.
• Organiser et préparer les services et les ramassages de messagerie.
• Trier et analyser le courrier.
• Appuyer la préparation des cas en réunissant les documents requis pour les audiences.
• Conserver des copies électroniques de tous les documents dans la base de données d’Emond Harnden pour compléter les précédents disponibles.
• Entrer et valider les registres de temps des avocat(e)s; coordonner les totaux mensuels et annuels des registres des avocat(e)s, au besoin.
• Faire le suivi des heures de perfectionnement professionnel continu des avocat(e)s du Barreau de l’Ontario (BO) et contribuer au portail de ce dernier.
• Préparer les demandes de chèques et les directives de dépôt en fiducie.

Qualifications et exigences

• Expérience de travail antérieure en administration.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Capacité de produire un volume élevé de travail de grande qualité dans des délais serrés tout en gérant des priorités concurrentes.
• Capacité d’offrir un excellent service à la clientèle aux avocats et aux clients.
• Maîtrise de MS Office et d’Adobe Pro.

Renseignements supplémentaires

• Il s'agit d'un poste nouvellement créé.
• Emond Harnden n'utilise pas l'intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats pour ce poste.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes candidates de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Emond Harnden s’engage à offrir un environnement diversifié et inclusif, et est fier d’être un employeur offrant l’égalité des chances. Toutes les personnes candidates qualifiées seront prises en considération pour un emploi sans égard à la race, à la couleur de la peau, à la religion, au sexe, à l’identité ou à l’expression de genre, à l’orientation sexuelle, à l’origine nationale, à la génétique, à l’incapacité, à l’âge ou au statut de vétéran. Pour les personnes avec un handicap qui souhaitent demander des mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec notre Service des ressources humaines à l’adresse [email protected].