Office Coordinator (Part-time) / Coordonnateur de bureau (à temps partiel)

*This is a fully bilingual French/English position*

The Organization

LGM is a national leader in providing warranty, finance and insurance services to the Canadian automotive industry. Since 1998, LGM has been successfully supplying quality products and leading training solutions to Canadian automotive dealerships. Dealer partnerships are complimented with the strong backing and support of their automotive manufacturing brands, which include BMW/MINI, Kia, Mazda, Volvo, Jaguar, Land Rover/Range Rover and Mitsubishi Motors.

The Job

The Office Coordinator provides hands-on administrative and operational support to ensure the office is welcoming, organized and running smoothly. The role focuses on day-to-day office operations, kitchen and supply management, mail and couriers, meeting support and employee events. This is an on-site role given the nature of the responsibilities.

Key Responsibilities

Office & Kitchen Operations

• Maintain kitchen and common areas throughout the day, including loading and unloading dishwashers and keeping counters and shared spaces tidy.
• Ensure coffee machines are stocked, clean and operational, and coordinate servicing when required.
• Monitor and replenish coffee, milk, beverages, kitchen supplies and other consumables.
• Monitor office supply inventory and place orders as required.
• Help maintain a professional, organized and welcoming office environment.

Mail, Couriers & Vendors

• Receive, sort and distribute incoming mail and packages.
• Coordinate outgoing mail and courier shipments.
• Liaise with office suppliers, couriers, building management and service providers.
• Coordinate minor office maintenance and service requests as required.

Meetings & Events

• Support the organization and coordination of employee events, meetings and office activities.
• Arrange catering and refreshments when required.
• Prepare meeting rooms and common spaces before events and ensure clean-up afterward.
• Support employee engagement and social activities occurring in the office.

General Office Support

• Welcome visitors and provide basic reception support as required.
• Support workspace preparation for new employees.
• Assist with office access, building coordination and related administrative requirements.
• Provide other administrative and office support within the scope of the role.

Core Competencies

• Strong organizational skills and attention to detail.
• Reliable and comfortable working independently.
• Service-oriented and willing to take a hands-on approach.
• Strong communication and interpersonal skills.

Required Skills

• Fully fluent in French and English, written and spoken
• Comfortable coordinating with employees, suppliers and external vendors.
• Basic proficiency with Microsoft Outlook, Word and Teams.
• For Laval, French-English bilingual capability is required

Experience

· Previous experience in an office administration, office coordination, reception, hospitality or similar role.

Recommended Schedule

20 hours over five days, approximately 4 hours per day, to provide consistent daily coverage for kitchens, coffee, mail, couriers and office readiness.

What We Offer

• The base compensation range for this position is $23,000 - 27,500 (based on part-time hours)
• A competitive compensation package, including a comprehensive health benefits plan, Group RRSP, performance bonus, health and wellness benefits, and education sponsorship.
• Two paid days annually to "give back" to the community, along with your birthday off.
• A vehicle rebate program of up to $200 per month.

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À propos de LGM

LGM Financial Services est un leader national en matière de garanties et d’assurances automobiles. Depuis 1998, nous collaborons avec des marques reconnues telles que BMW, Mazda, Kia, Volvo et Mitsubishi Motors.

Plusieurs membres de notre équipe proviennent directement de concessions — nous comprenons votre réalité, car nous avons déjà recruté des profils comme le vôtre.

Le poste

Le/La coordonnateur(trice) de bureau fournit un soutien administratif et opérationnel concret afin d'assurer un environnement de travail accueillant, organisé et sans accroc. Ses responsabilités comprennent la gestion quotidienne du bureau, la gestion de la cuisine et des fournitures, le traitement du courrier et des colis, l'organisation de réunions et d'événements pour les employés. Ce poste nécessite une présence sur le site.

Principales responsabilités

• Gestion du bureau et de la cuisine
• Assurer la propreté de la cuisine et des espaces communs tout au long de la journée, notamment en chargeant et déchargeant les lave-vaisselle et en veillant à la propreté des comptoirs et des espaces partagés.
• S'assurer que les machines à café sont approvisionnées, propres et fonctionnelles, et coordonner leur entretien si nécessaire.
• Gérer les stocks de café, de lait, de boissons, de fournitures de cuisine et autres produits consommables.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
• Contribuer au maintien d'un environnement de travail professionnel, organisé et accueillant.
• Courrier, colis et fournisseurs
• Recevoir, trier et distribuer le courrier et les colis entrants.
• Coordonner l'expédition du courrier et des colis sortants.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de bureau, les transporteurs, la direction de l'immeuble et les fournisseurs de services. Coordonner les petites interventions d'entretien et les demandes de service au bureau, selon les besoins.
• Réunions et événements
• Fournir du soutien à l'organisation et à la coordination des événements, des réunions et des activités de bureau pour les employés.
• Organiser les services de traiteur et les rafraîchissements, le cas échéant.
• Préparer les salles de réunion et les espaces communs avant les événements et s'assurer de leur nettoyage après.
• Favoriser l'engagement des employés et les activités sociales au bureau.
• Soutien administratif général
• Accueillir les visiteurs et assurer un soutien de base à la réception, selon les besoins.
• Aider à la préparation des espaces de travail pour les nouveaux employés.
• Aider dans les démarches d'accès aux bureaux, la coordination des bâtiments et les démarches administratives connexes.
• Fournir tout autre soutien administratif et de bureau relevant du poste.

Compétences clés

• Parfait bilingue en français et en anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Fiabilité et autonomie.
• Sens du service et proactivité.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

Compétences requises

• Capacité à coordonner les relations avec les employés, les fournisseurs et les fournisseurs externes.
• Maîtrise de base de Microsoft Outlook, Word et Teams. Pour Laval, la maîtrise du français et de l'anglais est requise.

Expérience

• Expérience préalable en administration de bureau, coordination de bureau, réception, hôtellerie ou poste similaire.

Horaire recommandé

20 heures réparties sur cinq jours, soit environ 4 heures par jour, afin d'assurer une couverture quotidienne constante pour la cuisine, le café, le courrier, les livraisons et la préparation des bureaux.

Ce que nous offrons

• La rémunération de base pour ce poste est de $23,000 - 27,500 (basé sur des heures à temps partiel)
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime d'assurance maladie complet, un REER collectif, une prime de rendement, des avantages sociaux et une bourse d'études.
• Deux jours de congé payés par année pour faire du bénévolat, en plus de votre anniversaire.
• Un programme de rabais sur l'achat d'un véhicule pouvant atteindre $200 par mois.