Ottawa Event and Office Coordinator

Location: Ottawa, Ontario

Reports to: Director of Events, Cardus

Supervises: None

Who We Are

Cardus is a non-partisan think tank dedicated to clarifying and strengthening, through research and dialogue, the ways in which society’s institutions can work together for the common good.

Drawing on 2,000 years of Christian social thought, we bring credible public research to bear on concrete needs. We place particular emphasis on the role of civil society, which is composed of the mediating institutions that lie between the individual and the state, such as the family, the school, labour unions, and faith congregations.

Cardus is strongly team-oriented and entrepreneurial, with a culture that emphasizes hospitality, hopefulness, creativity, and constructive discussion. Our staff are skilled and knowledgeable people who love working together to further the Cardus mission.

Learn more at www.cardus.ca.

Who We Are Looking For

You are organized, resourceful, technologically capable, and passionate about creating excellent experiences for guests. You take ownership of details, anticipate needs, and follow through. You can serve as a warm and professional public face for Cardus while coordinating schedules, suppliers, technology, communications, and event logistics. You exercise sound judgment, are comfortable solving problems independently, and remain calm and effective under pressure. You are excited to help make our Ottawa office “Canada’s Living Room”: a welcoming, well-cared-for place for thoughtful conversation, connection, and hospitality.

Key Responsibilities

• Coordinate Ottawa events from planning through completion, including program and logistical planning, event scripts, registration, invitations, guest communications, set up, delivery, teardown, and follow-up.
• Serve as the on-site point person and public face for Cardus Ottawa and provide support for events at other locations as directed.
• Supervise event technology, audiovisual capture, photography, and IT needs; arrange specialist assistance as required, and train guest hosts on equipment.
• Maintain accurate event budgets, event portfolios, calendars, room bookings, registrant lists, and information across all systems.
• Coordinate vendors, external contractors, hospitality, room setup, food and beverage service, and applicable permits and purchases, for events.
• Communicate proactively with Cardus colleagues about event objectives, details, risks, and changes, troubleshooting issues as they arise.
• Oversee the daily readiness and smooth operation of the Ottawa office, including opening and closing, building liaison, supplies, deliveries, routine upkeep, inventories, and hospitality.
• Provide first-line troubleshooting for office and meeting technology, including printers, wireless presentation systems, video meetings, and streaming tools.
• Assist with reimbursements, tracking event and marketing materials, and other administrative duties as required.

Key Attributes

• Strong organization, time-management, and event-coordination skills, with exceptional attention to detail and the ability to manage competing priorities.
• Professional, hospitable interpersonal style and excellent written and verbal communication skills.
• Ability to work well under pressure, respond flexibly to changing circumstances, and solve problems calmly during live events.
• Strong technological skills, including comfort with event-management platforms, such as Eventbrite and HubSpot, office software, audiovisual equipment, video conferencing, and streaming technology; ability to learn new systems quickly.
• Demonstrated initiative, reliable follow-through, practical judgment, and an ability to collaborate across teams and with external partners.
• A valid Ontario G2 driver’s licence is required.
• Ability to perform sustained, moderate to intense physical activity during events, including prolonged standing, room setup and teardown, and handling heavy event supplies and equipment (accommodation available in accordance with applicable law).

Hours, Location, and Salary

This position is full-time (40 hours/week) and works at our beautiful office located downtown Ottawa. Some travel (approximately fifteen days) is required. Salary range: $55,000 - $70,000.

Language(s)

English essential. English-French bilingualism is a significant asset.

How to Apply

Please prepare a cover letter that describes your commitment to the mission of Cardus and how you meet the qualifications we are seeking. Combine your cover letter and resume/CV into one file and upload it here.

Cardus is committed to providing accommodation through the recruitment process for applicants with disabilities. Applicants who require accommodation are invited to advise us, and Cardus will consult with the applicant to provide or arrange suitable accommodation.

We will review applications as they are received, and the position will be posted until filled. We look forward to hearing from you.

Coordinateur(trice) des événements et des bureaux à Ottawa

Offre d'emploi | Temps plein

Emplacement: Ottawa, Ontario

Supérieur hiérarchique: Directeur des événements, L'Institut Cardus

Supervise: Aucun

Qui sommes-nous ?

L’Institut Cardus est un institut de recherche non partisan qui se consacre à clarifier et à renforcer, par la recherche et le dialogue, les moyens par lesquels les institutions sociales peuvent travailler ensemble pour le bien commun.

En nous appuyant sur 2 000 ans de pensée sociale chrétienne, nous mettons à profit des recherches publiques fiables pour répondre à des besoins concrets. Nous accordons une importance particulière au rôle de la société civile, composée des institutions intermédiaires qui se situent entre l’individu et l’État, telles que la famille, l’école, les syndicats et les communautés de foi.

L'Institut Cardus est une organisation fortement axée sur le travail d’équipe et l’esprit d’entreprise, avec une culture qui met l’accent sur l’hospitalité, l’optimisme, la créativité et les discussions constructives. Notre personnel est composé de personnes compétentes et expérimentées qui aiment travailler ensemble pour faire avancer la mission de l'Institut Cardus.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.cardus.ca.

Le profil recherché

Vous êtes organisé(e), débrouillard(e), à l’aise avec les technologies et passionné(e) par la création d’expériences exceptionnelles pour nos invités. Vous avez le souci du détail, anticipez les besoins et menez les projets à bien. Vous incarnez l’image chaleureuse et professionnelle de L'Institut Cardus tout en coordonnant la planification, les fournisseurs, les outils technologiques, la communication et la logistique des événements. Vous faites preuve de débrouillardise, êtes à l’aise pour résoudre des problèmes de manière autonome et restez calme et efficace même sous pression. Vous avez hâte de contribuer à faire de notre bureau d’Ottawa le « salon du Canada » : un lieu accueillant et soigné, propice aux conversations enrichissantes, aux échanges et à l’hospitalité.

Responsabilités principales

• Coordonner les événements à Ottawa de la planification à la réalisation, y compris la planification du programme et de la logistique, les scénarios d’événements, les inscriptions, les invitations, la communication avec les invités, l’installation, le déroulement, le démontage et le suivi.
• Agir en tant que personne de référence sur place, être visage public de L'Institut Cardus Ottawa, et apporter votre soutien aux événements organisés dans d’autres lieux, selon les instructions.
• Superviser les besoins en matière de technologie événementielle, d’enregistrement audiovisuel, de photographie et d’informatique ; organiser l’intervention de spécialistes si nécessaire et former les animateurs à l’utilisation du matériel.
• Tenir à jour avec précision les budgets des événements, les portefeuilles d’événements, les calendriers, les réservations de salles, les listes d’inscrits et les informations dans l’ensemble des systèmes.
• Coordonner les prestataires, les sous-traitants externes, l’accueil, l’aménagement des salles, le service de restauration, ainsi que les autorisations et achats nécessaires aux événements.
• Communiquer de manière proactive avec les collègues de L'Institut Cardus au sujet des objectifs, des détails, des risques et des changements liés aux événements, et résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent.
• Superviser le bon fonctionnement quotidien du bureau d’Ottawa, y compris l’ouverture et la fermeture des locaux, la liaison avec la direction de l’immeuble, les fournitures, les livraisons, l’entretien courant, les inventaires et l’accueil.
• Assurer le dépannage de première ligne pour les équipements technologiques du bureau et des salles de réunion, notamment les imprimantes, les systèmes de présentation sans fil, les visioconférences et les outils de diffusion en continu.
• Participer au traitement des remboursements, au suivi du matériel événementiel et marketing, ainsi qu’à d’autres tâches administratives selon les besoins.

Qualifications

• Solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et de coordination d’événements, avec un sens exceptionnel du détail et la capacité de gérer des priorités concurrentes.
• Attitude professionnelle et accueillante, ainsi que d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à bien travailler sous pression, à s’adapter avec souplesse à des circonstances changeantes et à résoudre les problèmes avec calme lors d’événements en direct.
• Solides compétences techniques, notamment une bonne maîtrise des plateformes de gestion d’événements telles qu’Eventbrite et HubSpot, des logiciels bureautiques, du matériel audiovisuel, de la visioconférence et des technologies de streaming ; capacité à assimiler rapidement de nouveaux systèmes.
• Esprit d’initiative avéré, suivi rigoureux, sens pratique et capacité à collaborer entre équipes et avec des partenaires externes.
• Un permis de conduire G2 valide de l’Ontario est requis ou l'équivalent.
• Capacité à effectuer une activité physique soutenue, modérée à intense, pendant les événements, notamment rester debout pendant de longues périodes, monter et démonter des salles, et manipuler du matériel et des équipements lourds (aménagements raisonnables disponibles conformément à la législation en vigueur).

Horaires, lieu de travail et salaire

Il s’agit d’un poste à temps plein (40 heures par semaine) basé dans nos magnifiques locaux situés au centre-ville d’Ottawa. Quelques déplacements (environ quinze jours) sont à prévoir. Fourchette salariale : 55 000 $ - 70 000 $.

Langue(s)

L'anglais est indispensable. Le bilinguisme anglais-français constitue un atout majeur.

Comment postuler

Veuillez rédiger une lettre de motivation décrivant votre engagement envers la mission de L'Institut Cardus et expliquant en quoi vous répondez aux critères de recrutement recherchés. Regroupez votre lettre de motivation et votre CV dans un seul fichier et téléchargez-le ici.

L'Institut Cardus s'engage à mettre en place des aménagements tout au long du processus de recrutement pour les candidats en situation de handicap. Les candidats ayant besoin d'aménagements sont invités à nous en informer ; L'Institut Cardus se concertera avec eux afin de leur fournir ou d'organiser les aménagements adaptés.

Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur réception, et l'offre d'emploi restera en ligne jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.