Program Assistant

Titre du poste : Assistant(e) de programme

Supérieur immédiat : coordonnateur(trice)

Résumé du poste :
L’assistant(e) de programme soutient le(la) coordonnateur(trice) dans la planification, la mise en œuvre et le suivi des programmes et activités du centre communautaire. Il(elle) contribue au bon fonctionnement quotidien des programmes, assure la communication avec les participants et veille à la bonne organisation des ressources et du matériel nécessaires.

Tâches et responsabilités :

• Planifier et organiser les activités et les événements, puis soumettre les propositions au/à la coordonnateur(trice) pour validation.

• Préparer le matériel, les documents et les ressources nécessaires aux activités, sous la supervision du/de la coordonnateur(trice).

• Accueillir les participants, répondre à leurs questions et assurer un environnement accueillant et respectueux.

• Tenir à jour les listes de présence, les inscriptions et les suivis administratifs liés aux programmes.

• Soutenir les animateurs et enseignants pendant les activités, au besoin.

• Participer à la logistique (mise en place des salles, matériel, collations, etc.).

• Assurer la communication entre les participants, les bénévoles et l’équipe administrative.

• Aider à la collecte des évaluations, des commentaires et à la rédaction de rapports simples.

• Contribuer à la promotion des programmes (affiches, messages, rappels).

• Veiller au respect des politiques, règles de sécurité et procédures du centre.

• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la direction ou le(la) coordonnateur(trice).

Qualifications :

• Diplôme d’études secondaires (DEC ou formation postsecondaire en administration, animation ou domaine connexe est un atout).

• Expérience dans un rôle de soutien administratif, d’animation ou de coordination, préférablement en milieu communautaire.

• Bonnes compétences en communication orale et écrite en français (anglais est un atout).

• Excellente organisation, ponctualité et souci du détail.

• Esprit d’équipe, fiabilité et sens du service communautaire.

• Bonne connaissance de base des outils informatiques (Word, Excel, courriel).

• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et dynamique.

Conditions de travail :

• Poste à temps partiel.

• Horaire flexible, pouvant inclure des soirées ou des fins de semaine.

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Position Title: Program Assistant

Reports to: Program Coordinator

Position Summary

The Program Assistant supports the Program Coordinator in the planning, implementation, and follow-up of the programs and activities. The Program Assistant contributes to the smooth day-to-day operation of programs, communicates with participants, and ensures the proper organization of the resources and materials required.

Duties and Responsibilities

• Plan and organize activities and events, then submit proposals to the Program Coordinator for approval
• Prepare the materials, documents, and resources required for activities under the supervision of the Program Coordinator.
• Welcome participants, answer their questions, and help maintain a welcoming and respectful environment.
• Maintain up-to-date attendance lists, registrations, and administrative follow-ups related to programs.
• Support facilitators and instructors during activities, as needed.
• Assist with logistics, including room setup, equipment, materials, refreshments, and other related needs.
• Facilitate communication among participants, volunteers, and the administrative team.
• Assist with collecting evaluations and feedback and preparing basic reports.
• Contribute to the promotion of programs through posters, messages, reminders, and other communication materials.
• Ensure compliance with the program policies, safety rules, and procedures.
• Perform any other related duties assigned by management or the Program Coordinator.

Qualifications

• High school diploma (a college diploma or post-secondary education in administration, recreation, community services, or a related field is an asset).
• Experience in an administrative support, recreation, program support, or coordination role, preferably in a community setting.
• Good oral and written communication skills in Arabic, French; English is an asset.
• Excellent organizational skills, punctuality, and attention to detail.
• Team spirit, reliability, and a strong commitment to community service.
• Basic knowledge of computer applications, including Word, Excel, and email.
• Ability to work in a multicultural and dynamic environment.

Working Conditions

• Part-time position.
• Flexible schedule, which may include evenings and weekends.