Receptionist

Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) réceptionniste et adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à une entreprise bien établie dans les secteurs de l'immobilier et de la construction, située dans le quartier Côte-des-Neiges à Montréal.

Il s'agit d'une excellente opportunité pour une personne organisée, professionnelle et dynamique qui aime le contact avec les gens et souhaite jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités quotidiennes d'un bureau.

La personne idéale se distingue par son sens du service à la clientèle, sa polyvalence, sa rigueur et sa capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement stimulant.

Principales responsabilités

Réception et accueil

• Accueillir chaleureusement et professionnellement les visiteurs, clients, locataires, entrepreneurs et fournisseurs.
• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et acheminer les communications aux personnes concernées.
• Gérer les courriels généraux et assurer le suivi des demandes.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.
• Assurer la propreté et la bonne organisation de la réception et des espaces communs.
• Coordonner les rendez-vous, les réunions et les réservations de salles.
• Répondre aux demandes de renseignements et orienter les visiteurs vers les bonnes ressources.

Soutien administratif

• Offrir un soutien administratif quotidien aux équipes de direction, d'immobilier et de construction.
• Rédiger, mettre en forme et classer divers documents, lettres, rapports et correspondances.
• Assurer la mise à jour et l'organisation des dossiers physiques et électroniques.
• Effectuer la saisie de données et maintenir les informations administratives à jour.
• Communiquer avec les locataires, gestionnaires immobiliers, fournisseurs, entrepreneurs et autres intervenants.
• Participer à la coordination des rendez-vous, des visites de propriétés et des rencontres.
• Assister dans le traitement et le suivi des factures, bons de commande et documents administratifs.
• Effectuer le suivi des fournitures de bureau et procéder aux commandes nécessaires.
• Soutenir les équipes dans diverses tâches administratives liées à la gestion immobilière et aux projets de construction.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe selon les besoins.

Profil recherché

• Expérience pertinente dans un poste de réceptionniste, d'adjoint(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire.
• Expérience dans les secteurs de l'immobilier, de la gestion immobilière ou de la construction, un atout.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
• Sens développé du service à la clientèle et présentation professionnelle.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
• Rigueur, souci du détail et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Autonomie, débrouillardise et esprit d'équipe.
• Bonne maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Connaissance de l'anglais, un atout pour communiquer avec certains clients et partenaires.
• Disponibilité pour travailler 40 heures par semaine, en présentiel, dans le secteur Côte-des-Neiges à Montréal.

Pourquoi vous joindre à cette entreprise?

• Un poste stable et permanent à temps plein.
• Un environnement de travail professionnel, dynamique et collaboratif.
• Des responsabilités variées permettant de développer vos compétences administratives.
• L'occasion de travailler dans deux secteurs stimulants : l'immobilier et la construction.
• Une équipe accueillante et un rôle essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise.

Intéressé(e)?

Vous êtes une personne organisée, accueillante et polyvalente, à la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle dans le secteur Côte-des-Neiges à Montréal?

Nous aimerions faire votre connaissance! Faites-nous parvenir votre candidature dès aujourd'hui.

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We are currently seeking a professional, organized, and personable Receptionist & Administrative Assistant to join a well-established company operating in the real estate and construction sectors, located in the Côte-des-Neiges area of Montreal.

This is an excellent opportunity for a detail-oriented individual who enjoys being the first point of contact, providing exceptional customer service, and supporting the day-to-day administrative operations of a busy office.

The ideal candidate is proactive, resourceful, and comfortable managing multiple priorities in a dynamic work environment.

Key Responsibilities

Reception & Front Desk

• Greet visitors, clients, tenants, contractors, and suppliers in a professional and welcoming manner.
• Answer, screen, and direct incoming phone calls and emails.
• Manage incoming and outgoing mail, packages, and deliveries.
• Maintain a clean, organized, and professional reception and office environment.
• Coordinate appointments, meetings, and conference room bookings.
• Respond to general inquiries and direct requests to the appropriate team members.

Administrative Support

• Provide daily administrative assistance to the management, real estate, and construction teams.
• Prepare, format, and organize correspondence, reports, contracts, and other documents.
• Maintain accurate electronic and physical filing systems.
• Assist with data entry, document management, and record keeping.
• Coordinate with tenants, property managers, suppliers, contractors, and other stakeholders.
• Assist with scheduling appointments, property visits, and meetings.
• Support the preparation and follow-up of purchase orders, invoices, and expense documentation.
• Track office supplies and coordinate orders as needed.
• Assist with administrative tasks related to real estate properties and construction projects.
• Perform other general administrative duties as required.

Qualifications & Requirements

• Previous experience in a receptionist, administrative assistant, or office support role.
• Experience in the real estate, property management, or construction industry is considered an asset.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Strong organizational skills and ability to multitask effectively.
• Professional, friendly, and customer-service-oriented attitude.
• Proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, and Outlook.
• Strong attention to detail and ability to maintain confidentiality.
• Ability to work independently while collaborating with different departments.
• Bilingualism in French and English is an asset.
• Availability to work 40 hours per week, on-site in Côte-des-Neiges, Montreal.

What We Offer

• A stable, full-time position within an established real estate and construction company.
• A collaborative and supportive team environment.
• A varied role with exposure to both real estate and construction operations.
• The opportunity to develop your administrative skills and grow professionally.

Interested in Joining the Team?

If you are a motivated and organized professional who enjoys working with people and keeping an office running smoothly, we would love to hear from you!

Apply today to learn more about this opportunity!