Réceptionniste / Coordonnateur(trice) au soutien administratif

Vous souhaitez mettre votre expérience administrative à profit au sein d’une grande entreprise reconnue? Notre client, une organisation d’envergure située à Longueuil, est à la recherche d’une personne polyvalente, organisée et expérimentée pour se joindre à son équipe dans le cadre d’un contrat de 6 mois avec possibilité de permanence. Vous occuperez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau, avec des responsabilités variées allant de la réception au soutien administratif auprès de la direction

Les tâches

• Accueillir les visiteurs et assurer la gestion des appels téléphoniques;
• Gérer le courrier, les envois et différents documents administratifs;
• Veiller au bon fonctionnement du bureau : fournitures, espaces communs, demandes de service, stationnements et relations avec les fournisseurs;
• Préparer les espaces et le matériel nécessaires pour l’arrivée des nouveaux employés;
• Effectuer les réservations de voyages pour les membres de la direction et assurer les suivis nécessaires;
• Préparer et effectuer le suivi des comptes de dépenses;
• Coordonner la logistique des réunions de direction : réservation de salles, repas et autres besoins;
• Offrir du soutien aux employés concernant les cartes de crédit d’entreprise et les comptes de dépenses;
• Créer et mettre à jour certains profils utilisateurs sur les différentes plateformes administratives;
• Participer à la gestion des plateformes de voyages et effectuer certaines réservations d’hébergement et de transport;
• Mettre à jour différentes procédures et différents documents administratifs;
• Collaborer avec l’adjointe de direction sur différents dossiers et activités internes;
• Effectuer toute autre tâche connexe permettant d’assurer le bon déroulement des activités du bureau.

Avantages

• Salaire compétitif, établi selon l’expérience.
• Possibilité de permanence.
• Un poste polyvalent offrant une expérience diversifiée, bien au-delà de la réception traditionnelle.
• Emplacement facilement accessible, à quelques pas de la station de métro Longueuil.
• Bureaux modernes et environnement de travail agréable.

Exigences du poste

• DEC en administration, en bureautique ou expérience de travail équivalente;
• Environ 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif auprès de plusieurs intervenants internes;
• À l’aise dans un environnement dynamique comportant des interruptions fréquentes;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Bilinguisme français et anglais intermédiaire requis, puisque la personne devra communiquer régulièrement avec des équipes et des fournisseurs à l’international (environ 20% du temps en anglais).
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer plusieurs dossiers en parallèle;
• Flexibilité, rapidité d’exécution et facilité d’apprentissage.