Réceptionniste et administrateur(trice) de bureau / Reception & Office Administrator

Poste : réceptionniste et administrateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal – sur place
Salaire : 50 000 $ à 60 000 $ (selon l’expérience)
Avantages sociaux : assurance collective complète, programme d’aide aux employés (PAE), REER, vacances et jours de congé pour raisons personnelles

Une entreprise bien établie dans le secteur de l’immobilier et de la gestion immobilière recrute un(e) réceptionniste et administrateur(trice) de bureau pour être le visage accueillant de l’un de ses immeubles à Montréal.

Vous serez le premier point de contact pour les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, tout en fournissant un soutien administratif à la haute direction et en contribuant au fonctionnement quotidien du bureau.

Responsabilités principales :

- Accueillir et aider les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, en agissant à titre de premier point de contact du bureau.
- Répondre aux demandes des locataires et aux questions relatives à la location, y compris celles concernant les emménagements, les déménagements et l’entretien, et assurer la coordination avec les équipes internes concernées.
- Fournir un soutien administratif à la haute direction, notamment en ce qui concerne les rapports de dépenses, la coordination des réunions, la gestion des documents et, à l’occasion, la gestion de l’agenda.
- Gérer l’administration quotidienne du bureau, notamment le courrier, les services de messagerie, les fournitures de bureau, les fournisseurs et la documentation générale.
- Participer à des projets spéciaux et à des initiatives ponctuelles telles que des journées portes ouvertes, des événements et d’autres activités de l’entreprise.
- Maintenir un environnement de réception professionnel, organisé et accueillant.

Ce que nous recherchons :

- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en administration, en réception, en coordination de bureau ou dans un domaine connexe
- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- Solides compétences en communication, en professionnalisme, en organisation et en gestion du temps
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de façon autonome
- Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel
- Des études postsecondaires en administration, en commerce ou dans un domaine connexe constituent un atout
- Une expérience dans l’immobilier ou la gestion immobilière est considérée comme un atout

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de maîtrise requis : avancé
- Raisons de l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, service à la clientèle
- Fréquence d’utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Veuillez faire parvenir votre CV à Cristina Bilbao à l’adresse [email protected].

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: Reception & Office Administrator
Location : Downtown Montreal - On-Site
Salary: $50,000-$60,000 (based on experience)
Benefits: Comprehensive group insurance, Employee Assistance Program (EAP), RRSP, vacations and personal days

A well-established company in the real estate and property management sector, is hiring for a Reception & Office Administrator to be the welcoming face of one its Montreal properties.

Be the first point of contact for tenants, prospective tenants, visitors and couriers, while also providing administrative support to senior leadership and helping with the day-to-day operations of the office.

Key Responsibilities:

- Welcome and assist tenants, prospective tenants, visitors and couriers, serving as the first point of contact for the office.
- Respond to tenant and leasing inquiries, including questions related to move-ins, move-outs and maintenance, and coordinate with the appropriate internal teams.
- Provide administrative support to senior management, including expense reports, meeting coordination, documents and occasional calendar support.
- Manage day-to-day office administration, including mail, couriers, office supplies, vendors and general documentation.
- Assist with special projects and occasional initiatives such as open houses, events and other company activities.
- Maintain a professional, organized and welcoming front-office environment.

What We're Looking For:

- Minimum 2- 3+ years of administrative, reception, office coordination or related experience
- Fluency in French both written and spoken
- Strong communication, professional, organization and time-management skills
- Ability to manage multiple priorities and work independently
- Proficiency with Microsoft Outlook, Word and Excel
- Post-secondary education in administration, business or a related field is an asset
- Experience in real estate, property management, is considered an asset

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, support operations in another region, Customer support
- Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Please forward your resume to Cristina Bilbao at [email protected].

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157

All applications are reviewed by our recruitment team, and hiring decisions are made by people. We may also use AI-enabled tools to support parts of the application review process.

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