Responsable de l’administration et des opérations

Poste permanent à temps plein | 35h par semaine

Lieu : Montréal, Plateau-Mont-Royal

Entrée en fonction : 30 novembre 2026

Salaire : À partir de 25$/h, selon l’expérience

À propos du Livart

Le Livart est un centre d’art multidisciplinaire qui réunit expositions, résidences d’artistes, événements, activités éducatives et locations d’espaces. Notre petite équipe fait vivre de nombreux projets à la fois.

Nous cherchons une personne motivée et organisée, qui a le sens du service et qui aime mettre de l’ordre dans les chiffres, les dossiers et les suivis pour que tout avance.

Le rôle

Sous la supervision de la directrice générale, vous êtes son bras droit pour l’administration et les opérations. Votre rôle est polyvalent et touche à la comptabilité, à la paie, aux ressources humaines, à l’administration, à la coordination et aux communications.

Vous prenez en charge la tenue de livres et la paie, assurez les suivis administratifs et appuyez les responsables des différents volets.

Vous jouez également un rôle important dans la coordination des communications du Livart : rassemblement de l’information, suivi du calendrier, préparation ou mise à jour de certains contenus et coordination avec les personnes responsables des différents projets.

Selon les périodes, les communications peuvent représenter une part importante du poste.

La dimension humaine du poste compte tout autant : vous aimez prendre soin de l’équipe, accueillir les nouvelles personnes et contribuer à un milieu de travail attentionné et bienveillant.

Vos principales responsabilités

Comptabilité et finances

• Effectuer la tenue de livres dans QuickBooks : factures, transactions, conciliations bancaires et suivi des comptes clients et fournisseurs.
• Effectuer les paiements, suivre les différentes plateformes de vente et préparer les documents pour le comptable externe et les rapports de taxes.
• Compiler les données financières et administratives nécessaires aux suivis budgétaires et aux redditions de comptes.

Paie et administration du personnel

• Préparer la paie et vérifier les heures, vacances, congés et jours fériés.
• Tenir à jour les dossiers du personnel, administrer les assurances collectives et coordonner les étapes administratives du recrutement, de l’embauche et des départs.
• Appuyer la responsable du volet famille dans l’administration de l’équipe saisonnière, particulièrement pendant les camps d’été.

Communications et coordination

• Coordonner le calendrier de communication et assurer le suivi des échéanciers avec les différents membres de l’équipe.
• Recueillir et organiser les informations provenant des différents volets afin que les contenus soient préparés et diffusés au bon moment.
• Préparer, adapter ou mettre à jour certains contenus sur les différentes plateformes du Livart.
• Coordonner les besoins avec les personnes responsables du graphisme, de la programmation, des événements et des activités.
• Participer aux communications entourant certains projets, événements, campagnes ou lancements.

Administration et opérations

• Assurer le suivi des contrats, assurances, permis, fournisseurs et dossiers administratifs liés aux activités et au bâtiment.
• Gérer la boîte courriel générale et diriger les demandes vers les bonnes personnes.
• Appuyer la direction et les responsables des différents volets dans leurs suivis administratifs et la coordination de certains dossiers.
• Repérer les tâches répétitives et améliorer les procédures, les outils et les façons de faire afin de simplifier le travail de l’équipe.

Le profil recherché

• Au moins deux ans d’expérience pertinente en administration, comptabilité, coordination, communications ou dans un rôle similaire.
• Expérience concrète en tenue de livres et, idéalement, en paie.
• Connaissance de QuickBooks ou d’un logiciel comptable équivalent, ainsi que d’Excel et/ou de Google Sheets.
• Grand sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Facilité à établir les priorités, à faire les suivis et à mener plusieurs dossiers à terme.
• Excellente capacité à recueillir, organiser et transmettre de l’information entre plusieurs personnes.
• Aisance avec la coordination d’un calendrier de communication et les outils numériques.
• Bonnes aptitudes rédactionnelles et souci du détail.
• Excellent français écrit et parlé; anglais fonctionnel.
• Curiosité, débrouillardise et intérêt pour les nouvelles technologies, notamment l’intelligence artificielle, afin de trouver des façons de simplifier, d’automatiser ou d’améliorer certaines tâches.

Une expérience en OBNL, dans le milieu culturel ou en communications est un atout.

Intelligence artificielle et innovation

Le Livart souhaite intégrer davantage les nouvelles technologies et l’intelligence artificielle dans ses façons de travailler.

Nous cherchons une personne curieuse, qui aime découvrir de nouveaux outils, les tester et réfléchir à la manière de simplifier ou d’automatiser certaines tâches liées à l’administration, aux ressources humaines, aux suivis de projets ou aux communications.

Il n’est pas nécessaire d’être spécialiste en intelligence artificielle. Nous cherchons surtout quelqu’un qui aime apprendre, expérimenter et améliorer ses méthodes de travail.

Conditions et avantages

• Poste permanent de 35h par semaine, principalement du lundi au vendredi.
• Salaire à partir de 25$/h, selon l’expérience.
• Trois semaines de vacances dès la première année, puis quatre semaines à compter de la deuxième.
• Assurances collectives incluant une couverture santé.
• Une journée de télétravail par semaine, lorsque les besoins opérationnels le permettent.
• Flexibilité d’horaire et disponibilité ponctuelle lors de certains événements.

Pour postuler

Envoyez votre CV et une courte lettre de motivation à [email protected], avec l’objet « Candidature – Responsable de l’administration et des opérations ».

Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure de leur réception. Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Le Livart encourage les personnes issues de communautés sous-représentées à poser leur candidature.