Responsable de l'administration (remplacement congé maternité - 10 mois)

Responsable de l’administration

(Remplacement de congé de maternité Décembre 2026 à octobre 2027)

L’organisation

Et si le gaspillage alimentaire n’était pas une fatalité?

À La Transformerie, depuis 2017, notre objectif est simple : que le gaspillage alimentaire n’existe plus.

À travers nos différents programmes, nous accompagnons, sensibilisons et coconstruisons des solutions concrètes pour prévenir le gaspillage alimentaire et contribuer à transformer durablement nos systèmes alimentaires.

• Perte Zéro accompagne les organisations dans la prévention du gaspillage alimentaire en les aidant à mieux comprendre leurs pertes, à transformer leurs pratiques et à mettre en œuvre des solutions concrètes.
• Rescapés sensibilise et mobilise autour de cet enjeu en créant des expériences concrètes et engageantes.
• Le Lab systèmes alimentaires rassemble les acteur·rice·s des systèmes alimentaires afin de faire émerger, expérimenter et partager des solutions porteuses.

Pour nous accompagner dans cette période, nous recherchons une personne expérimentée pour se joindre à notre équipe à titre de responsable de l’administration, dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité de décembre 2026 à octobre 2027.

Le rôle

Relevant du directeur général, la personne responsable de l’administration travaille en étroite collaboration avec la direction et agit comme personne-ressource auprès de l’équipe pour les questions relevant de son champ de responsabilité. Au croisement de la gestion financière, de l’administration organisationnelle, de la gouvernance et des ressources humaines, elle assure la coordination et le suivi des fonctions administratives de La Transformerie. Elle contribue à la saine gestion de l’organisation, à sa conformité et à l’amélioration continue de ses pratiques, tout en soutenant les équipes dans la réalisation de leurs projets.

Son défi? Assurer une gestion administrative et financière rigoureuse, efficace et proactive qui permet à toute l’équipe de se concentrer sur l’essentiel : faire avancer notre mission et contribuer à enrayer le gaspillage alimentaire.

Les responsabilités principales

Assurer une gestion financière rigoureuse et conforme

• Assurer le suivi de la comptabilité et coordonner les processus de reddition de comptes;
• Coordonner la préparation des informations financières avec les partenaires externes (comptable, vérificateurs, institutions financières);
• Contribuer à l’élaboration du budget annuel et en assurer le suivi rigoureux;
• Veiller à la conformité administrative et financière des projets ainsi qu’au respect des exigences des bailleurs de fonds;
• Assurer la gestion des fournisseurs et des ressources matérielles dans une perspective d’efficacité et d’optimisation.

Assurer le bon fonctionnement des processus de gouvernance et des fonctions administratives afin de soutenir la prise de décision

• Coordonner les processus administratifs liés à la gouvernance, notamment la préparation, la tenue et le suivi des rencontres du conseil d’administration, de l’assemblée générale, des audits et du rapport annuel;
• Assurer la préparation, la production et le suivi des dossiers, analyses et documents stratégiques destinés aux instances décisionnelles et à la direction;
• Encadrer la gestion et le suivi des contrats, ententes de partenariat et de financement, ainsi que des autres engagements de l’organisation, en veillant au respect des obligations, des échéances et des conditions convenues;
• Veiller au respect des exigences administratives, contractuelles et réglementaires relevant de son secteur ainsi qu’à la gestion des risques organisationnels associés;
• Agir comme personne-ressource pour les questions administratives;
• Assurer la coordination administrative et organisationnelle des activités, notamment la logistique des projets, événements et déplacements;
• Maintenir une vue d’ensemble des échéanciers, des livrables et des obligations organisationnelles afin d’en assurer le suivi.

Assurer une gestion efficace des systèmes, des données et des processus afin d'accroître la performance organisationnelle

• Piloter l’administration, l’évolution et l’optimisation des systèmes et outils organisationnels (Microsoft 365, QuickBooks, CRM, etc.);
• Assurer la gouvernance de l’information en veillant à l’intégrité des données, à la gestion documentaire et à l’archivage des informations organisationnelles;
• Formaliser, documenter et améliorer les processus administratifs, puis soutenir leur appropriation par les équipes.

Assurer la gestion administrative des ressources humaines et soutenir les gestionnaires dans l'application et l'évolution des pratiques RH

• Coordonner les processus administratifs liés au recrutement, à l’embauche, à l’accueil et à l’intégration des employé·e·s, notamment la préparation des offres d’emploi, des contrats et des documents requis;
• Assurer le suivi administratif des dossiers des employé·e·s (vacances, congés, feuilles de temps, assurances, formations, etc.);
• Contribuer à l’application, à la mise à jour et à l’amélioration des politiques et pratiques en ressources humaines;
• Soutenir les gestionnaires dans l’application des processus et pratiques RH, notamment en matière d’évaluation et de gestion administrative des employé·e·s;
• Assurer le suivi des échéanciers liés aux processus RH, notamment les périodes de probation, évaluations, renouvellements et autres étapes administratives.

Le profil recherché

Nous cherchons une personne qui a…

• D’excellentes capacités d’organisation, de planification, de priorisation et de suivi.
• Une grande rigueur et souci du détail.
• Une bonne capacité d’analyse et de jugement professionnel.
• La capacité à structurer, documenter et améliorer des processus.
• Une bonne compréhension des principes de gestion financière et capacité à assurer un suivi budgétaire.
• D’excellentes capacités de communication orale et écrite en français.
• Une très bonne maîtrise des outils numériques et des systèmes de gestion (Microsoft 365, QuickBooks, CRM, etc.).

Vous pourriez être cette personne si vous avez…

• De l’autonomie et le sens de l’initiative.
• Le sens des responsabilités et êtes fiable
• Un excellent jugement et la capacité à prendre du recul.
• Un esprit collaboratif, du jugement et la capacité à adapter votre approche aux réalités d'une petite organisation.
• De la souplesse, de la curiosité et une capacité d’adaptation.
• Un DEC en administration des affaires, comptabilité ou dans un domaine connexe.
• 5 à 8 ans d'expérience pertinente en gestion administrative et/ou de coordination, idéalement dans un rôle comportant des responsabilités financières, organisationnelles et/ou RH.
• Une expérience dans un OBNL (un atout!)

Ce que l’on offre

Un mandat flexible de 10 mois

• Un remplacement de congé de maternité, de décembre 2026 à octobre 2027;
• Un horaire de 21 heures par semaine;
• La possibilité d’occuper le poste à titre de salarié·e ou de travailleur·euse autonome, selon votre préférence;
• Une rémunération établie selon votre expérience.

Un milieu de travail inspirant et collaboratif

• Nos bureaux sont situés à la Maison de la santé durable, à Montréal, dans le Mile-End, un lieu collaboratif unique qui rassemble des organisations engagées en santé, environnement et impact social.
• Un lieu idéal pour collaborer et échanger!

En tant que membre de l’équipe, vous bénéficierez notamment :

• Des activités du comité d’entreprise de la Maison de la santé durable (cours de yoga, déjeuners-réseautage mensuels);
• D’un bureau nominatif;
• De café gratuit, d’une cuisine, d’un stationnement intérieur sécurisé pour vélo, d’un casier et de douches.

Une réelle flexibilité

• Un horaire flexible où la conciliation travail-famille et vie personnelle est réellement valorisée;
• Le droit à la déconnexion;
• Une présence au bureau en mode hybride, à raison de 2 jours par semaine.

Des avantages supplémentaires pour le poste salarié

• 6 % de vacances annuelles;
• 5 jours de congés payés durant le temps des Fêtes;
• 3 jours de congés sociaux.
• La possibilité de vous équiper à la maison pour rendre le télétravail confortable;
• Une allocation cellulaire mensuelle de 50 $;
• Une politique écoresponsable comprenant notamment le remboursement de modes de déplacement écoresponsables et l’accès au compte Communauto de La Transformerie.

Vous êtes intéressé·e?

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 20 novembre 2026 à 23 h 59, à l’adresse suivante : [email protected]

Le processus de recrutement débutera la semaine du 23 novembre 2026, pour une entrée en poste souhaitée début décembre 2026.