Secrétaire d'école et de bibliothèque - Suppléance occasionnelle - 2026-2027

(Selon les modalités de la convention collective entre le Conseil et la FEESO)

Nature du poste : Suppléance occasionnelle (sur appel)

Endroit : Région de Hearst

Taux horaire : 27,30 $ - 33,13 $

Langue de communication : Français

FONCTIONS :

Sous la supervision de la direction de l’école, la personne assure un soutien administratif général à l’école ainsi que de la gestion de la bibliothèque ou du centre de ressources de l’école. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations scolaires et à l’appui des élèves, du personnel enseignant et de la direction.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

1. Soutien administratif général

• Accueillir les visiteurs, vérifier les cartes des fournisseurs de service et assurer l’identification des visiteurs.
• Vérifier l’assiduité des élèves et produire les rapports d’assiduité. Appuyer la direction d’école avec les absences du personnel dans les systèmes prévus à cet effet (ex. : SISA) et les suppléances de l’école.
• Appuyer la direction dans diverses tâches administratives : rédaction de lettres, préparation de rapports, organisation de réunions courriels, réservations, documents internes, affichage numérique, rapports simples. Assurer le traitement et la mise à jour des dossiers administratifs des élèves, notamment les inscriptions, transferts, suspensions, modifications d'information, NISO, transport, etc.).
• Préparer les rapports ministériels, les rapports d’accident OSBIE pour les élèves et les invités et la CSPAAT pour le personnel.
• Participer à la gestion et à la mise à jour des ressources de l’école et du centre de ressources : documents numériques, outils de travail collaboratif, site web interne du centre. Assurer la tenue de livres : gestion bancaire, TPS (taxes sur les produits et services), dépôts, réquisitions, administration du budget de l’école et de la bibliothèque/du centre de ressources.
• Appuyer avec la gestion du bulletin scolaire et de l’imprimerie. Commander les fournitures, réceptionner la marchandise et gérer les inventaires.
• Assurer le classement central des documents, la gestion des registres et de l’archivage.
• Gérer les locations d’installations scolaires et les directives liées aux intempéries.
• Participer à la logistique d’activités scolaires (ex. : sorties, événements, journées thématiques, incluant la gestion du transport scolaire).
• Maintenir le plan d’évacuation à jour et effectuer la surveillance en cas d’urgence.
• Assurer l’administration des premiers soins et des médicaments aux élèves, au besoin selon les directives administratives en vigueur.
• Maintenir l’équipement de bureau et effectuer le dépannage de base.
• Collaborer et appuyer avec le bureau d’orientation, de l’éducation coopérative et du centre de ressources au palier secondaire.
• Appuyer l’école avec les projets spéciaux (ateliers, campagnes de sensibilisation, événements numériques, portes ouvertes, soirée de reconnaissance et de bulletin etc.).
• Gérer certaines communications : infolettres, affichage numérique, annonces etc.
• Mettre à jour les ressources numériques de l’école (intranet, documents collaboratifs).
• Toutes autres tâches connexes assignées par la direction.

1. Gestion de la bibliothèque et du centre de ressources peuvent inclure:

• Collaborer avec le personnel enseignant dans la gestion de la bibliothèque ou du centre de ressources.
• Gérer la circulation des livres notamment, les prêts, les retours, les réservations, les retards et le rangement.
• Classifier les livres selon le système de classification du Conseil et saisir les données dans le système, selon l’outil ciblé par le Conseil.
• Placer les commandes de livres et en assurer le maintien. Effectuer l’inventaire annuel du centre de ressources.
• Effectuer les achats de nouveaux livres et assurer la vente de livres, notamment les foires.
• Participer à la gestion et à la mise à jour des ressources du centre : documents numériques, outils de travail collaboratif, site web interne du centre.
• Réparer, au besoin, les livres abîmés afin d’assurer leur conservation et leur circulation.

Palier secondaire ayant un centre de ressources peuvent inclure :

En plus des responsabilités liées à la gestion du centre de ressources décrites ci-dessus, la secrétaire assume également les tâches suivantes :

• Accueillir et orienter les élèves au centre de ressources
• Assurer une surveillance fonctionnelle des élèves au centre de ressources.
• Gérer la réservation de salle dans le centre de ressources, le cas échéant.
• Offrir du dépannage de base (mots de passe, accès aux plateformes, imprimantes, connexions, erreurs courantes).
• Participer à la gestion des appareils technologiques de l’école (prêts, inventaire, entretien de base, configuration initiale).
• Jouer un rôle d’intermédiaire avec les techniciens informatiques pour les problèmes récurrents ou mineurs.
• Aider les élèves à utiliser les outils numériques : ordinateurs, Office 365, plateformes scolaires (ex : EAV, CAVLFO) et les outils collaboratifs (ex. : TEAMS).

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES

• Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent d’un minimum de deux ans: administration, bureautique, gestion documentaire, soutien technologique, éducation spécialisée ou autre domaine connexe jugé pertinent est un atout.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

• Excellentes habiletés en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion (Suite Microsoft Office).
• Connaissances de base en gestion documentaire ou en bibliothéconomie (un atout).
• Habiletés interpersonnelles, discrétion et professionnalisme.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement scolaire dynamique.
• Connaissance des politiques scolaires, des procédures administratives et des exigences liées à la sécurité (un atout).
• Esprit d’équipe, d’initiative, autonomie, rigueur, capacité d’adaptation et le souci du détail.
• Capacité d’apprendre des nouveaux logiciels.
• Aptitude à vulgariser l'information et à créer un lien de confiance.
• Excellente capacité d’accompagnement et de communication avec les jeunes.
• Intérêt marqué pour les technologies, la recherche et l’intelligence artificielle.
• Sens de l’éthique dans l’usage du numérique.

EXPÉRIENCES OU CONNAISSANCES SUPPLÉMENTAIRES :

• Expérience en milieu scolaire ou en service à la clientèle (un atout important).
• Expérience en milieu scolaire ou en accompagnement d’élève est souhaitée.
• Connaissances de base en dépannage informatique (niveau utilisateur avancé) est souhaitée.
• Expérience pertinente en soutien administratif ou en gestion de bibliothèque scolaire est un atout.
• Une formation complémentaire ou une attestation en technologie éducative, médiation numérique est un atout.
• Connaissance de plateformes scolaires (EAV, CAVLFO) et outils d’IA est un atout.
• Connaissance de SAP, Aspen, et SISA est un atout.

En vertu du règlement 521-01, toute personne employée auprès du CSCDGR doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avec vérification auprès du secteur vulnérable émis six (6) mois avant d’entrer en fonction. Il s’agit d’une condition essentielle d’emploi.

En vertu du paragraphe 24 (1) du code des droits de la personne en Ontario, le CSCDGR préfère, en matière d’emploi, des candidates et candidats de foi catholique romaine et d’expression de langue française.

Dans le respect de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le CSCDGR rend disponibles des mesures d’adaptation durant son processus de sélection.

Pour être admissible, votre candidature doit comprendre un curriculum vitæ et une lettre de motivation rédigés en français.

Les candidatures retenues seront versées à une banque de candidats. La tenue d’entrevues se fera en fonction des besoins organisationnels du Conseil et à sa discrétion. Par conséquent, aucune entrevue ne peut être garantie et il est possible qu’aucune entrevue ne soit tenue à court ou moyen terme.

« Nous souscrivons à l’équité en matière d’embauche »