Gestionnaire d’événements principal(e) / Senior Event Manager

Planned est la plateforme d’intelligence événementielle propulsée par l’IA. Les grandes entreprises utilisent Planned pour trouver, gérer et payer leurs réunions et événements, alors que l’IA accomplit le travail qui nécessitait autrefois des équipes et des agences entières. Notre mission : transformer une industrie de plus de 500 milliards de dollars. Pour y arriver, nous voulons travailler avec des esprits brillants et des leaders naturels qui ont envie de penser plus loin, de mieux planifier et de surpasser la concurrence. Nous abordons chaque décision d’affaires avec enthousiasme et nous aimons ce que nous faisons!

À titre de prochain ou prochaine gestionnaire d’événements principal(e), vous prendrez en charge de bout en bout la réalisation d’événements d’entreprise complexes pour nos plus grands clients (parmi les marques les plus reconnues au monde). Ce rôle s’adresse à une personne qui a déjà organisé des événements d’entreprise à grande échelle et qui peut travailler avec un minimum de supervision. Vous établirez la norme pour la réalisation des événements chez Planned, et votre jugement façonnera l’expérience de nos clients avec la plateforme.

Ce que vous ferez

• Prendre en charge un volume élevé d’événements clients, de la réception de la demande jusqu’au rapprochement post-événement, en tant que référence chevronnée de l’industrie
• Transformer des demandes ambiguës ou incomplètes en portées claires, en budgets réalistes et en recommandations de lieux et de fournisseurs bien justifiées
• Trouver et négocier avec les lieux et les fournisseurs (blocs de chambres, minimums de nourriture et boissons, clauses d’attrition et d’annulation, audiovisuel et BEO) en protégeant à la fois le budget du client et la marge de Planned
• Anticiper et résoudre les risques avant qu’ils n’atteignent le client : désistement de fournisseurs, changements de dates, variations du nombre de participants, permis et enjeux de conformité
• Faire le pont entre l’expérience client et le produit : signaler les points de friction récurrents aux équipes Produit et Ingénierie, et aider à améliorer les guides et les gabarits utilisés par toute l’équipe

Ce que nous recherchons

• 5 ans ou plus d’expérience en gestion complète d’événements d’entreprise, idéalement incluant des programmes de plus de 100 participants et des budgets à six chiffres
• Une expérience démontrée en négociation avec des lieux et des fournisseurs : vous avez révisé des contrats, contesté des conditions et savez où se trouve le levier
• Un solide jugement commercial : vous savez équilibrer l’expérience client, le budget et la marge, et vous pouvez expliquer vos arbitrages
• Un grand sens de l’organisation, même sous une forte charge de travail : vous gérez un volume élevé d’événements complexes sans perdre de détails et vous vous épanouissez dans un environnement au rythme rapide
• De l’aisance dans un environnement axé sur la technologie et la capacité à adopter rapidement de nouveaux outils : vous utilisez déjà l’IA pour éliminer le travail manuel de votre quotidien
• La disponibilité pour couvrir les heures de la côte Ouest (environ de 12 h à 20 h) afin de servir notre plus grand client basé à San Francisco

Ce que nous offrons

• Une culture de haute performance, une forte densité de talents et de la collaboration en personne
• Congés payés illimités
• Salaire de base concurrentiel
• Tous les outils et l’équipement nécessaires pour réussir (Macbook, écrans, souris, clavier, ChatGPT, etc.)
• Assurances santé, dentaire et soins de la vue
• Subvention pour le transport en commun ou stationnement intérieur
• Collations à volonté et dîners au bureau deux fois par semaine
• Bureau qui accueille les chiens
• Soutien à la réinstallation, au besoin

Vous ne remplissez pas toutes les exigences du poste, mais Planned vous passionne et vous avez envie de contribuer à bâtir un produit exceptionnel? Postulez dès aujourd’hui et dites-nous pourquoi vous seriez un excellent choix!

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Planned is the AI Event Intelligence Platform. Enterprises use Planned to source, manage, and pay for their meetings and events, with AI doing the work that used to take entire teams and agencies.

We're on a mission to disrupt a $500+ billion industry. To achieve that, we want to work with brilliant minds and natural leaders who are driven to out-think, out-plan, and outperform the competition. We tackle every business decision with enthusiasm, and we love the work that we do!

As our next Senior Event Manager, you'll own the end-to-end delivery of complex corporate events for our largest enterprise clients (some of the most recognizable global logos). This is a role for someone who has already run corporate events at scale and can operate with minimal oversight. You'll set the standard for how events are delivered at Planned, and your judgment will shape how our clients experience the platform.

What You'll Do

• Own a high volume of client events from intake through post-event reconciliation, serving as a senior industry expert
• Translate ambiguous or incomplete briefs into clear scopes, realistic budgets, and defensible venue and vendor recommendations
• Source and negotiate with venues and suppliers - room blocks, F&B minimums, attrition and cancellation clauses, AV, and BEOs - protecting both client budget and Planned's margin
• Anticipate and resolve risk before it reaches the client: supplier fall-through, date changes, headcount swings, permitting and compliance issues
• Serve as the bridge between client experience and product - surface friction patterns to Product and Engineering, and help improve the playbooks and templates the wider team runs on

What We're Looking For

• 5+ years managing corporate or enterprise events end to end, ideally including programs of 100+ attendees and budgets in the six figures
• Demonstrated venue and vendor negotiation experience - you've reviewed contracts, pushed back on terms, and know where the leverage is
• Sound commercial judgment: you weigh client experience against budget and margin, and you can explain the tradeoff
• Organized under a heavy load - you can manage a high volume of complex events without dropping details, and you thrive in fast-paced environments
• Comfortable operating in a tech-forward environment and adopting new tools quickly - you're already using AI to remove the manual work from your day-to-day
• Ability to cover our west coast hours (~12pm-8pm) in order to serve our biggest SF-based client

What We Offer

• Culture of high performance, strong talent density and in-person collaboration
• Unlimited PTO
• Competitive base pay
• All the tools and gear you need to be successful (Macbook, screens, mouse, keyboard, ChatGPT, etc.)
• Health, dental, vision insurance
• Bus pass subsidy or indoor parking
• Stocked up snacks & lunches in office 2x per week
• Dog-friendly office
• Relocation support, if needed

Not sure you meet all the role requirements, but have a passion for Planned and are eager to help build a great product? Apply today and let us know how you would be a great fit!