Service Coordinator/ Coordonnateur(trice) De Service

InVision est une firme de recrutement professionnel spécialisée dans les domaines de l’ingénierie, des métiers industriels et spécialisés, des technologies de l’information et des services professionnels au Canada et aux États-Unis. Nous avons fait nos preuves dans la réalisation de mandats de recrutement de petite et de grande envergure partout en Amérique du Nord.

Notre client est en affaires depuis plus de 50 ans et offre des technologies de pointe en matière de vide et de surpression à l’échelle mondiale. Il est actuellement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de service pour se joindre à son équipe en pleine croissance.

La personne retenue sera responsable de coordonner les activités ainsi que l’ensemble de la documentation liée aux opérations de service en atelier et sur le terrain.

Responsabilités :

• Planifier et coordonner toutes les opérations de service afin d’assurer l’exécution efficace et dans les délais des travaux.
• Assigner les techniciens aux travaux appropriés en atelier et sur le terrain pour la région de l’Ontario, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité.
• Agir comme principal point de contact auprès des clients, planifier les rendez-vous, fournir des mises à jour sur les interventions et résoudre les plaintes.
• Assurer la liaison entre les clients, les techniciens de service et les autres départements afin de garantir le bon déroulement des opérations.
• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et produire des rapports sur le rendement du service, tout en identifiant les possibilités d’amélioration.
• Veiller à ce que tous les travaux respectent les normes de l’entreprise et que l’environnement de l’atelier soit sécuritaire et conforme aux exigences applicables.
• Proposer et mettre en œuvre des changements visant à optimiser les opérations et à améliorer la prestation des services.
• Préparer les soumissions pour les appels de service et les réparations internes, saisir les renseignements fournis par les techniciens afin de compléter les bons de travail, ainsi qu’ouvrir et fermer les bons de travail.
• Effectuer le suivi des pièces nécessaires à l’exécution des réparations internes et des appels de service (demandes de pièces, transferts d’inventaire, etc.).
• Maintenir des dossiers précis et classer toute la documentation liée au département de service : bons de travail, soumissions, calculs de coûts, communications avec les clients, etc.
• Rédiger et transmettre certaines communications et certains rapports du département.
• Favoriser et encourager une attitude positive au sein de toute l’équipe.
• Communiquer avec les clients afin d’organiser l’expédition des équipements et/ou d'obtenir les bons de commande.
• Assurer le suivi des pompes de location : procédures d’expédition et de réception, ajustements d’inventaire, suivis auprès des clients et facturation.
• Obtenir et classer les renseignements relatifs à la sécurité des équipements des clients retournés pour réparation.
• Participer à la gestion des installations, préparer les demandes d’achat et communiquer avec les entrepreneurs.
• Assister le superviseur lors des réunions quotidiennes avec les techniciens de service.
• Effectuer toute autre tâche ou assumer toute autre responsabilité pouvant être confiée à l’occasion par le superviseur immédiat.

Qualifications :

• De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou en service à la clientèle.
• De 3 à 5 ans d’expérience en coordination d’une équipe de service ou d’une équipe technique.
• Minimum de 3 ans d’expérience en coordination d’une équipe de service ou technique.
• Expérience avec un système CRM.
• Connaissance de SAP.
• Bonne maîtrise de Microsoft Excel.

Avantages :

• Poste permanent avec avantages sociaux et congés payés.
• Assurance maladie, dentaire et vision.
• Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER).
• Programme de santé et de mieux-être.
• Programme d’incitatifs et d’initiatives volontaires.
• Organisation internationale offrant des possibilités d’avancement professionnel.

Processus de candidature :

Seuls les candidats répondant aux qualifications recherchées seront contactés.

InVision est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et interdit toute forme de discrimination et de harcèlement :

InVision s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi et à offrir à tous ses employés un environnement de travail exempt de toute forme de discrimination et de harcèlement.

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InVision is a Professional Recruitment Firm involved in Engineering, Industrial/Skilled Trades, Information Technology and Professional Services within Canada and the U.S. We have a successful track record working on both small and large recruitment projects, across North America.

Our client has been in business for over 50 years providing leading edge vacuum and over pressure technology worldwide. They are actively seeking to hire a Service Coordinator to join their growing team. The individual will be responsible for the coordination of activities and all documentation related to the workshop and field service.

Responsibilities:

• Schedule and coordinate all service operations, ensuring timely and efficient completion of tasks.
• Assign technicians to appropriate inhouse and field service jobs for Ontario region based on their skills and availability.
• Serve as the primary point of contact for customers, scheduling appointments, providing service updates, and resolving complaints.
• Act as a link between customers, service technicians, and other departments to ensure smooth operations.
• Track key performance indicators (KPIs) and report on service performance, identifying areas for improvement.
• Ensure that all work meets company standards and that the workshop environment is safe and compliant.
• Propose and implement changes to streamline operations and enhance service delivery.
• Prepare submissions for service calls and internal repairs, enter data provided by technicians to complete work orders and open and close work orders.
• Follow up on parts (requisition, inventory transfers) for the execution of internal repairs and service calls.
• Maintain accurate records and file all documents related to the service department: work orders, submissions, cost calculations, customer interactions etc.
• Write/transmit selected departmental communications and reports.
• Promote and encourage a positive attitude for all team members.
• Contact customers to organize shipment of equipment and/or collect purchase orders.
• Looks over rental pumps: shipping and receiving procedure, inventory adjustments, customer follow-ups, invoicing.
• Obtains and files safety information on customer equipment returning for repair.
• Assist in building management, complete requisitions, and communicate with contractors.
• Assist the supervisor in the stand-up meetings with service technicians.
• Carry out any other tasks and take on any other responsibilities that the immediate supervisor may assign on occasion.

Qualifications:

• 3 to 5 years experience in a similar position or in customer service.
• 3 to 5 years experience coordinating a service or technical team.
• Coordinating a service or technical team min of 3 years
• CRM
• SAP
• Microsoft Excel

Employment Rewards:

• Permanent opportunity with benefits and paid time off
• Health, dental, and vision insurance
• Group retirement savings plan (RRSP)
• Health and wellness program
• Incentive and voluntary initiatives program
• International organization with room for growth

Application Process:

All Qualified candidates will be contacted.

InVision is an Equal Opportunity Employer and Prohibits Discrimination and Harassment of Any Kind:

It is committed to the principle of equal employment opportunity for all employees and to providing employees with a work environment free of discrimination and harassment.