Adjoint(e) administratif(ve) à la direction générale

Notre client, une organisation reconnue et solidement établie à Montréal, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à la direction générale afin de soutenir les activités administratives et organisationnelles de la direction ainsi que les relations avec différents partenaires externes.

Relevant de la direction générale, la personne retenue jouera un rôle central dans la gestion de l’agenda, la coordination des rencontres, les communications avec les partenaires et les intervenants externes, ainsi que dans le soutien administratif quotidien. Cette opportunité s’adresse à une personne proactive, organisée et capable de faire preuve d’initiative dans un environnement dynamique.

Vous aimez coordonner plusieurs dossiers simultanément, communiquer avec une clientèle diversifiée et évoluer dans un environnement où l’autonomie est valorisée ? Ce poste est pour vous !

Les tâches

• Assurer la gestion proactive de l’agenda de la direction générale.
• Coordonner les rendez-vous, les réunions et les événements.
• Maintenir les communications avec les donateur(trice)s et effectuer les suivis requis.
• Rédiger et assurer le suivi des courriels et de diverses correspondances.
• Préparer les rencontres et effectuer la prise de notes.
• Assurer la coordination administrative des différents dossiers en cours.
• Collaborer avec les intervenant(e)s internes et externes afin de faciliter le bon déroulement des activités.
• Participer à l’organisation d’événements spéciaux et assurer les suivis administratifs qui y sont associés.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Avantages

• Salaire concurrentiel selon l’expérience.
• Possibilité d’embauche permanente après la période de probation.
• Programme complet d’avantages sociaux lors de l’obtention du statut permanent.
• Opportunité d’évoluer au sein d’un organisme culturel reconnu.
• Milieu de travail stimulant où les idées et l’initiative sont valorisées.
• Possibilité de participer à des événements spéciaux et à des projets diversifiés.

Exigences du poste

• Posséder une expérience pertinente dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve), de coordination ou de soutien à la direction.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
• Capacité à faire preuve d’autonomie, de jugement et d’initiative.
• Excellentes compétences en rédaction professionnelle.
• Maîtrise de l’environnement Google Workspace (Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, etc.).
• Excellent service à la clientèle et grand professionnalisme.
• Bilinguisme français-anglais obligatoire (à l’oral et à l’écrit), puisqu'environ 50 % des communications et des interactions s’effectuent auprès d’une clientèle et de partenaires anglophones.
• Capacité à travailler dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.

Profil recherché

• Excellentes habiletés relationnelles.
• Rigueur et souci du détail.
• Sens de l’organisation et gestion efficace des priorités.
• Discrétion et professionnalisme.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec différentes équipes.
• Attitude positive et approche proactive.