Adjoint(e) administratif(ve) | Administrative Assistant

Description de l'organisation

CanmetÉNERGIE à Varennes est un centre de recherche de Ressources naturelles Canada, contribue à faire progresser les technologies énergétiques propres afin de soutenir la transition vers un avenir énergétique plus propre, plus efficace et carboneutre.

Ses activités de recherche et développement se concentrent principalement sur la décarbonation des bâtiments et de l’industrie, l’amélioration de l’efficacité énergétique et l’intégration des énergies renouvelables. Grâce à son expertise scientifique et technique, le centre développe des solutions novatrices, mène des projets de recherche appliquée et collabore avec des partenaires industriels, universitaires et gouvernementaux pour accélérer la transition énergétique au Canada.

Description du poste

Ce poste assure un soutien administratif complet au directeur et à son équipe en veillant à l’application des politiques et procédures ministérielles dans divers domaines, notamment les ressources humaines, les finances, les voyages, l’approvisionnement, la gestion du matériel et l’administration des documents. La personne titulaire coordonne l’agenda du directeur, organise les réunions, assure le suivi de la correspondance et des dossiers en cours, gère les systèmes de classement et veille à la conformité des activités administratives avec les directives du Ministère et du Conseil du Trésor.

Elle agit également comme personne-ressource pour les employés et les gestionnaires en fournissant des conseils sur les processus administratifs, les voyages, l’accueil, la formation et les achats. Elle contribue à l’intégration des nouveaux employés, au suivi des formations, à la gestion budgétaire du groupe, tout en assurant le traitement des demandes d’approvisionnement, la vérification des factures et le respect des exigences liées aux publications et aux déplacements. Au besoin, elle offre aussi du soutien au personnel administratif.

Objectifs de travail

• Formation ou expérience ou expérience récente et significative de la prestation de services administratif à un gestionnaire principal.
• Expérience dans la coordination de dispositions logistiques pour les réunions et les déplacements.
• Expérience dans le suivi et le formatage de la correspondance.
• Expérience dans la manutention et le cheminement de documents classifiés.
• Expérience récente des différentes applications de logiciels y compris Microsoft Office.

Qualifications

• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.
• Aptitudes en communication écrite et orale, et expérience ou intérêt pour la communication interne (rédaction de messages aux employés, infolettres, intranet).
• Expérience ou intérêt pour le soutien administratif et la coordination (organisation, tenue d’agenda, classement, suivi de dossiers, logistique d’événements, conférences événements spéciaux).
• Expérience dans l’organisation de voyages internationaux.
• Intérêt pour la science et l’ingénierie et pour leur vulgarisation auprès du grand public.

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Organization Description

CanmetENERGY in Varennes is a research centre within Natural Resources Canada that contributes to advancing clean energy technologies to support the transition toward a cleaner, more efficient and net-zero energy future.

Its research and development activities focus primarily on decarbonizing buildings and industry, improving energy efficiency, and integrating renewable energy. Drawing on its scientific and technical expertise, the Centre develops innovative solutions, conducts applied research projects, and collaborates with industry, academic and government partners to accelerate Canada's energy transition.

Position Description

This position provides comprehensive administrative support to the Director and their team, ensuring that departmental policies and procedures are followed in various areas, including human resources, finance, travel, procurement, materiel management and records administration. The incumbent coordinates the Director's calendar, organizes meetings, tracks correspondence and ongoing files, manages filing systems, and ensures that administrative activities comply with departmental and Treasury Board directives.

The incumbent also serves as a resource person for employees and managers by providing guidance on administrative processes, travel, hospitality, training and procurement. They contribute to the onboarding of new employees, training tracking and the group's budget management, while processing procurement requests, verifying invoices and ensuring compliance with requirements related to publications and travel. When needed, they also provide support to administrative staff.

Work Objectives

• Education, experience or recent and significant experience providing administrative services to a senior manager.
• Experience coordinating logistical arrangements for meetings and travel.
• Experience tracking and formatting correspondence.
• Experience handling and routing classified documents.
• Recent experience using various software applications, including Microsoft Office.

Qualifications

• Bilingualism (French and English), both spoken and written.
• Strong written and oral communication skills, as well as experience or an interest in internal communications (drafting employee communications, newsletters and intranet content).
• Experience or an interest in administrative support and coordination (organization, calendar management, filing, file tracking, event logistics, conferences and special events).
• Experience organizing international travel.
• Interest in science and engineering and in communicating scientific concepts to the general public.